Asetus ei määritä kiinteää määrää päiviä tai viikkoja, joissa takaisinotto on saatettava loppuun. GPSR kuitenkin määrää, että valmistaja, maahantuoja tai jakeluyhtiö, joka tietää kuluttajilla olevan tuotteesta, joka voi muodostaa riskin, on ryhdyttävä toimiin ilman aiheetonta viivytystä: arvioitava riski, ilmoitettava asiaan kuuluvalle valvontaviranomaiselle ja ryhdyttävä tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin, joihin voi kuulua tuotteen takaisinotto. Se, kuinka kauan käytännössä kestää, riippuu siitä, kuinka nopeasti tuote on jäljitettävissä, kuinka monta ketjun lenkkiä on osallisena ja miten tiedonvälitys ostajille tapahtuu.
Käytännössä läpimenoaika vaihtelee muutamasta päivästä muutamaan viikkoon. Yritykset, joilla on jo valmiina takaisinottokäsikirja, jossa on ostajien yhteystiedot, määritellyt vastuut ja asiakaskommunikaation pohja, voivat reagoida huomattavasti nopeammin kuin yritykset, joiden on ratkaistava ne ensimmäisen signaalin kohdalla. Kysymys on siis vähemmän "kuinka monta päivää laissa määrätään" ja enemmän "kuinka kauan kuluu sinulla kaiken siihen järjestelyyn, jota laki vaatii".
Mitä asetus määrää ja mitä ei
Tässä yhteydessä jatkuvasti palautuvien käsite on ilman aiheetonta viivytystä toimiminen. Se on laadullinen normi, ei päivien tai tuntien laskuri. Valvontaviranomaiset tarkastelevat sitä, mitä kohtuullisesti toimiva ketjun osapuoli samassa tilanteessa olisi voinut tehdä: oliko riski tunnettavissa, tehdäänkö tutkimus ilman viivytystä, ilmoitetaanko ajoissa. Osa prosessista tapahtuu Safety Business Gatewayn kautta, joka on ilmoitusyksikkö, jonka kautta ketjun osapuolet ilmoittavat tuoteturvallisuusriskeistä valvontaviranomaisille. Se, kuka ja milloin on ilmoitettava, ja mikä rooli sillä on, vaihtelee ketjun aseman mukaan; se kannattaa tutkia parhaiten tapauskohtaisesti esimerkiksi roolintarkistuksella, joka kartoittaa asemasi ketjussa.
Takaisinottotoimenpiteen vaiheet
Takaisinottotoimenpide koostuu yleensä useista peräkkäisistä vaiheista. Ensin signaali tulee sisään reklamaation, oman tarkistuksen tai toimittajan ilmoituksen kautta. Sen jälkeen seuraa riskinarviointi: onko todella syytä olettaa, että tuote muodostaa riskin ja kenelle. Sen perusteella päätetään toimenpiteen tyypistä, joka voi olla takaisinotto, mutta myös varoitus tai muutos ilman tuotteen takaisinottoa. Seuraavaksi valvontaviranomainen ilmoitetaan, ostajiin ja mahdollisiin verkkokaupan markkinapaikkoihin otetaan yhteyttä ja seurannan dokumentointi tallennetaan: kuka reagoi, mitkä tuotteet palautuivat, mitä niille tapahtui. Jokainen vaihe kestää aikaa, ja viivästyminen yhdessä vaiheessa vaikuttaa läpi koko prosessin.
Missä kello käytännössä jumiutuu
Suurin osa viivästyksestä ei johdu itse päätöksestä, vaan sen toteutuksesta. Yleinen pullonkaula on se, että ostajien yhteystiedot puuttuvat, erityisesti kun myynti tapahtui verkkokaupan markkinapaikkojen kautta ja verkkokaupoilla ei ole suoraa yhteyttä loppuasiakkaaseen. Toinen pullonkaula on varastot, jotka on hajautettu useiden myyntikanavien tai varastojen kesken, joten tietoa siitä, mitä missä on, ei ole täydellinen. Kolmas pullonkaula on kieli: varoitukset ja ohjeet on oltava ymmärrettävissä ostoille kussakin maassa, jossa tuote on myyty, eikä näitä käännöksiä ole aina valmiina. Lopuksi prosessi jumiutuu usein dokumentaatioon, jota on täydennettävä ennen ilmoituksen valmistumista, kuten riskianalyysiin tai tuotteen tekniseen dokumentaatioon. Yritykset, joilla on jo artikkelikohtaisesti jäsennelty dossier valmiina, eivät tarvitse sitä rekonstruoida aikapaineen alaisena; tietovaranto kuvaa aiheittain, mitä siihen tarvitaan.
Mitä Safety Gate näyttää ilmoituksen jälkeen
Ilmoituksissa, jotka saapuvat virallisia kanavia pitkin, voidaan tallentaa Safety Gate -tietokantaan, joka on Euroopan komission julkinen tietokanta vaarallisista muista kuin elintarvike tuotteista. Tämä julkaisu koskee tuotetta ja toteutettuja toimenpiteitä, ei gpsria.eu:n arviota tuotteen turvallisuudesta: emme koskaan anna tällaista arviota, eikä se kuulu tällaisen alustan vastuulle. Safety Gate -julkaisujen säännöllinen seuranta omassa tuotekategoriassa voi auttaa tunnistamaan varhaisessa vaiheessa, ovatko vastaavat tuotteet herättäneet huomiota muualla.
Mitä voit valmistella etukäteen
Tekijä, joka eniten vaikuttaa läpimenoaikaan, on etukäteinen valmistelu. Valitusrekisteri, johon signaalit kirjataan jo ensimmäisestä ilmoituksesta alkaen, muistilista, jossa roolit ja vaiheet on sovittu etukäteen, ja dossier kutakin tuotetta kohti, jota ei kootaan vasta poikkeaman tapahtuessa, säästävät käytännössä eniten aikaa. Mitä tilaukseen kuuluu ja mitä jää ilmaiseksi, löytyy selkeästi järjestelmän rakenteen sivulta.
Jos haluat tietää, missä olet toimitusketjussa ja mitä se merkitsee omassa tilanteessasi, suorita ilmainen roolitarkistus tai lue muita aiheita GPSR:ään liittyvistä usein kysytyistä kysymyksistä. Omaan tilanteeseen ja erityisesti käynnissä olevassa poikkeamatilanteessa neuvottelu juristin tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen kanssa on aina suositeltava ratkaisu.