Förordningen anger inget fast antal dagar eller veckor inom vilket en återkallelse måste avslutas. Det som GPSR däremot fastslår är att en tillverkare, importör eller distributör som är medveten om en produkt hos konsumenter som kan utgöra en risk måste agera omedelbar: bedöma risken, informera den behörig övervakande myndigheten och där det är nödvändigt vidta korrigerande åtgärder, inklusive en återkallelse. Hur mycket tid det tar i praktiken beror på hur snabbt produkten kan spåras, hur många led i försörjningskedjan som är involverade och hur kommunikationen till köpare fortskrider.
I praktiken varierar genomloppstiden från några dagar till några veckor. Företag som redan har ett återkallelsebeslut utarbetat, med kontaktuppgifter för köpare, fastställda ansvarsområden och en mall för kundkommunikation, kan agera betydligt snabbare än företag som måste ta reda på detta när första signalen kommer in. Frågan är alltså mindre "hur mycket tid föreskrivs i lagen" och mer "hur mycket tid behöver du själv för att få allt i ordning som lagen kräver".
Vad förordningen fastslår och vad den inte gör
Den term som ständigt återkommer i detta sammanhang är omedelbar åtgärd, utan onödig försening. Det är en kvalitativ norm, ingen räknare för dagar eller timmar. Tillsynsmyndigheter granskar vad en försiktig aktör på marknaden i samma situation hade kunnat göra: var risken känd, genomfördes utredningen utan dröjsmål, gjordes anmälan i tid. En del av denna process sker via Safety Business Gateway, rapportpunkten genom vilken aktörer på marknaden rapporterar en produktsäkerhetsvisk till tillsynsmyndigheterna. Vem exakt som måste rapportera när och vilken roll det innebär skiljer sig åt beroende på position i försörjningskedjan; det är något du bäst utreder från fall till fall, till exempel med rollkontroll som kartlägger din position i försörjningskedjan.
Faserna i en återkallelse
En återkallelse består vanligtvis av ett antal på varandra följande steg. Först kommer signalen in, via ett klagomål, en egen kontroll eller ett meddelande från en leverantör. Därefter följer risikobedömningen: finns det verkligen anledning att anta att produkten utgör en risk, och för vem. På grundval av detta fattas ett beslut om vilken typ av åtgärd, vilket kan vara en återkallelse men även en varning eller en anpassning utan att produkten tas tillbaka. Därefter informeras tillsynsmyndigheten, köpare och eventuella marknadsplatser nås, och uppföljningen dokumenteras: vem har svarat, vilka produkter som har återkommit, vad som har gjorts med dem. Varje fas tar tid, och försening i en fas slår igenom på resten av processen.
Var klockan i praktiken fastnar
Förseningarna uppstår oftast inte vid själva beslutet utan vid genomförandet av det. Ett vanligt problem är att kontaktuppgifter för köpare saknas, särskilt när försäljningen gick via marknadsplatser och webbutiken själv inte har direktkontakt med slutkunden. Ett andra problem är lager som är spritt över flera försäljningskanaler eller lagerlokaler, vilket gör att överblicken över vad som finns var inte är fullständig. Ett tredje problem är språk: varningar och instruktioner måste vara begripliga för köpare i varje land där produkten såldes, och dessa översättningar finns ofta inte redan. Slutligen fastnar det ofta på dokumentation som måste kompletteras innan en anmälan är fullständig, såsom risikobedömningen eller den tekniska dokumentationen som hör till produkten. Den som redan har detta dossier per artikel strukturerat behöver inte rekonstruera detta under tidspress; kunskapsdatabasen beskriver per ämne vad som krävs för det.
Vad Safety Gate visar efter en anmälan
Anmälningar som kommer in via officiella kanaler kan hamna i Safety Gate, Europeiska kommissionens offentliga databas med farliga icke-livsmedelsvaror. Den publikationen handlar om produkten och åtgärden som vidtagits, inte om ett omdöme från gpsria.eu om en produkts säkerhet: vi ger aldrig det omdömet, och det ligger heller inte inom ramen för en plattform som denna. Veckovis övervakning av Safety Gate-publikationer inom den egna produktkategorin kan dock hjälpa till att tidigt se om jämförbara produkter redan har uppmärksammats på annat håll.
Vad du kan förbereda i förväg
Den faktor som påverkar genomloppstiden mest är förberedelser i förväg. Ett klagomålsregister där signaler dokumenteras redan från första anmälan, ett återkallningsprotokoll där roller och steg förhandlats innan, och ett dossier per artikel som inte först sammanställs vid en incident, sparar mest tid i praktiken. Vad som exakt ingår i ett abonnemang och vad som förblir gratis framgår tydligt på sidan med systemets uppbyggnad.
Vill du veta var du står i kedjan och vad det innebär för din egen situation, gör då den kostnadsfria rollkontrollationen eller läs de andra ämnena i de vanliga frågorna om GPSR. För din egen situation, och särskilt vid en pågående incident, är samråd med en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten det lämpliga förfaringssättet.