La normativa non stabilisce un numero fisso di giorni o settimane entro cui un richiamo deve essere completato. Ciò che la GPSR prevede è che un fabbricante, importatore o distributore a conoscenza di un prodotto presso i consumatori che potrebbe rappresentare un rischio agisca senza indugio: valutare il rischio, informare l'autorità di vigilanza competente e, se necessario, adottare misure correttive, compreso un richiamo di prodotto. Il tempo impiegato in pratica dipende dalla velocità con cui il prodotto è tracciabile, da quanti attori della catena sono coinvolti e da come procede la comunicazione con gli acquirenti.
In pratica, i tempi variano da alcuni giorni a diverse settimane. Le aziende che già dispongono di un piano di richiamo, con i dati di contatto degli acquirenti, responsabilità definite e un modello per la comunicazione ai clienti, possono agire considerevolmente più velocemente rispetto alle aziende che devono ancora affrontare questi aspetti al primo segnale di problema. La domanda non è quindi "quanto tempo prevede la legge" ma piuttosto "quanto tempo ti serve per mettere in ordine tutto quello che la legge richiede".
Ciò che la normativa prevede e ciò che non prevede
Il termine che ricorre costantemente in questo contesto è l'agire senza indugio, senza ritardi ingiustificati. Si tratta di uno standard qualitativo, non di un numero di giorni o ore. Le autorità di vigilanza valutano cosa un operatore ragionevole nella medesima situazione avrebbe potuto fare: il rischio era prevedibile, l'indagine è stata effettuata senza ritardi, la notifica è stata tempestiva. Parte di questo processo avviene tramite il Safety Business Gateway, il sistema di notifica attraverso il quale gli operatori comunicano i rischi di sicurezza dei prodotti alle autorità di vigilanza. Chi deve notificare esattamente e quando, e quale ruolo ciò comporta, varia a seconda della posizione nella catena; è una questione che è meglio chiarire caso per caso, ad esempio con il controllo dei ruoli che mappa la tua posizione nella catena di approvvigionamento.
Le fasi di un richiamo di prodotto
Un richiamo di prodotto consiste generalmente in una serie di passaggi successivi. Per prima cosa arriva il segnale, tramite un reclamo, un controllo interno o una notifica da un fornitore. Segue la valutazione del rischio: c'è davvero motivo di ritenere che il prodotto rappresenti un rischio e per chi. Sulla base di ciò si decide il tipo di misura, che può essere un richiamo ma anche un avviso o una modifica senza restituzione del prodotto. Successivamente l'autorità di vigilanza viene informata, vengono contattati gli acquirenti e gli eventuali marketplace, e il follow-up viene documentato: chi ha risposto, quali prodotti sono stati restituiti, cosa ne è stato fatto. Ogni fase richiede tempo e i ritardi in una fase si ripercuotono sul resto del processo.
Dove il calendario si blocca in pratica
La maggior parte dei ritardi non derivano dalla decisione stessa, ma dalla sua attuazione. Un collo di bottiglia frequente è la mancanza di dati di contatto degli acquirenti, soprattutto quando la vendita è avvenuta tramite marketplace e il negozio online non ha contatto diretto con il cliente finale. Un secondo collo di bottiglia è l'inventario distribuito su più canali di vendita o magazzini, il che rende l'inventario incompleto. Un terzo collo di bottiglia è la lingua: avvisi e istruzioni devono essere comprensibili agli acquirenti in ogni paese in cui il prodotto è stato venduto, e spesso queste traduzioni non sono già disponibili. Infine spesso ci si blocca sulla documentazione che deve essere completata prima che una notifica sia completa, come l'analisi dei rischi o la documentazione tecnica che accompagna il prodotto. Chi ha già strutturato questo fascicolo per articolo non deve ricrearlo sotto pressione di tempo; la knowledge base descrive per ogni tema cosa è necessario.
Ciò che Safety Gate mostra dopo una notifica
Le segnalazioni che arrivano attraverso i canali ufficiali possono finire in Safety Gate, il database pubblico della Commissione europea con i prodotti non alimentari pericolosi. Quella pubblicazione riguarda il prodotto e le misure adottate, non un giudizio di gpsria.eu sulla sicurezza di un prodotto: non emettiamo mai quel giudizio, e non rientra nemmeno nelle competenze di una piattaforma come questa. Il monitoraggio settimanale delle pubblicazioni di Safety Gate nella propria categoria di prodotto può comunque aiutare a individuare tempestivamente se prodotti simili sono già stati notati altrove.
Cosa potete preparare in anticipo
Il fattore che influenza di più la durata del processo è la preparazione preventiva. Un registro dei reclami in cui i segnali vengono registrati fin dalla prima segnalazione, un piano di ritiro dal mercato in cui i ruoli e i passaggi sono concordati in anticipo, e un fascicolo per ogni articolo che non viene assemblato solo al momento di un incidente, sono ciò che consente il maggior risparmio di tempo nella pratica. Cosa rientra esattamente in un abbonamento e cosa rimane gratuito è indicato chiaramente nella pagina sulla struttura del sistema.
Se volete sapere dove vi posizionate nella filiera e cosa ne consegue per la vostra situazione, fate il controllo gratuito dei ruoli oppure leggete gli altri argomenti nelle domande frequenti sulla GPSR. Per la vostra situazione specifica, e soprattutto in caso di incidente in corso, la consultazione con un legale o con l'autorità di vigilanza competente rimane il percorso più appropriato.