Rozporządzenie nie określa stałej liczby dni lub tygodni, w ciągu których wycofanie produktu z rynku musi być ukończone. To, co GPSR rzeczywiście określa, to że producent, importer lub dystrybutor, który wie o produkcie u konsumentów, który może stanowić zagrożenie, musi działać niezwłocznie: ocenić zagrożenie, poinformować właściwą władzę nadzorującą i w razie potrzeby podjąć działania naprawcze, w tym wycofanie produktu z rynku. Czas, jaki to zajmuje w praktyce, zależy od tego, jak szybko można śledzić produkt, ile podmiotów zaangażowanych jest w łańcuch dostaw oraz jak przebiega komunikacja z nabywcami.
W praktyce czas realizacji waha się od kilku dni do kilku tygodni. Przedsiębiorstwa, które mają już przygotowany plan wycofania produktu z rynku, zawierający dane kontaktowe nabywców, ustalone odpowiedzialności i szablon komunikacji z klientami, mogą działać znacznie szybciej niż przedsiębiorstwa, które muszą to wszystko ustalić przy pierwszym sygnale. Pytanie nie brzmi zatem "ile czasu określa prawo", ale raczej "ile czasu zajmie wam uporządkowanie wszystkiego, co wymaga prawo".
Co rozporządzenie rzeczywiście określa, a co nie
Termin, który w tym kontekście się pojawia, to działanie niezwłocznie, bez niepotrzebnych opóźnień. Jest to norma jakościowa, a nie licznik dni lub godzin. Władze nadzorujące sprawdzają, co mógłby zrobić rozsądny uczestnik rynku w tej samej sytuacji: czy zagrożenie było znane, czy badania przeprowadzono bez opóźnień, czy poinformowano na czas. Część tego procesu przebiega poprzez Safety Business Gateway, punkt zgłaszania, poprzez który uczestnicy rynku przekazują władzom nadzorującym zagrożenia związane z bezpieczeństwem produktów. Dokładnie kto i kiedy musi zgłaszać oraz jaka jest w tym rola, różni się w zależności od stanowiska w łańcuchu dostaw; to coś, co najlepiej rozjaśnić dla każdej konkretnej sytuacji, na przykład za pomocą kontroli ról określającej wasze stanowisko w łańcuchu dostaw.
Fazy wycofania produktu z rynku
Wycofanie produktu z rynku zwykle składa się z kilku kolejnych kroków. Najpierw pojawia się sygnał, poprzez reklamację, kontrolę własną lub zgłoszenie od dostawcy. Następnie następuje ocena zagrożenia: czy rzeczywiście istnieje powód sądzić, że produkt stanowi zagrożenie i dla kogo. Na tej podstawie podejmuje się decyzję o rodzaju działania, którym może być wycofanie produktu z rynku, ale także ostrzeżenie lub dostosowanie bez wycofania produktu. Następnie informuje się władzę nadzorującą, kontaktuje się nabywców i ewentualne platformy handlowe, a dalsze działania są dokumentowane: kto zareagował, jakie produkty wróciły, co się z nimi stało. Każda faza zajmuje czas, a opóźnienie w jednej fazie wpływa na resztę procesu.
Gdzie w praktyce proces się wydłuża
Większość opóźnień nie wynika z samej decyzji, ale z jej realizacji. Częstym problemem jest brak danych kontaktowych nabywców, szczególnie gdy sprzedaż odbywała się poprzez platformy handlowe, a sam sklep internetowy nie ma bezpośredniego kontaktu z klientem końcowym. Drugim problemem jest zapas rozproszczony w wielu kanałach sprzedaży lub magazynach, co uniemożliwia pełny przegląd tego, gdzie co się znajduje. Trzecim problemem jest język: ostrzeżenia i instrukcje muszą być zrozumiałe dla nabywców w każdym kraju, gdzie produkt był sprzedawany, a te tłumaczenia nie zawsze są już gotowe. Wreszcie, proces często się wydłuża z powodu dokumentacji, którą trzeba uzupełnić, zanim zgłoszenie będzie kompletne, takie jak analiza zagrożeń lub dokumentacja techniczna produktu. Firmy, które mają już tę dokumentację na artykuł ustrukturyzowaną, nie muszą jej rekonstruować pod presją czasu; baza wiedzy opisuje dla każdego tematu, co do tego jest potrzebne.
Co Safety Gate pokazuje po zgłoszeniu
Zgłoszenia przychodzące za pośrednictwem oficjalnych kanałów mogą trafić do Safety Gate, publicznej bazy danych Komisji Europejskiej dotyczącej niebezpiecznych produktów konsumenckich (poza artykułami spożywczymi). Ta publikacja dotyczy produktu i podjętych środków, a nie oceny gpsria.eu bezpieczeństwa produktu: nigdy takiej oceny nie wydajemy i nie należy to do zakresu platformy takiej jak ta. Cotygodniowe monitorowanie publikacji Safety Gate w ramach własnej kategorii produktów może pomóc w wczesnym zidentyfikowaniu, czy podobne produkty zostały już zgłoszone w innych krajach.
Co można przygotować z wyprzedzeniem
Czynnik, który najbardziej wpływa na czas realizacji, to przygotowanie z wyprzedzeniem. Rejestr skarg, w którym sygnały są rejestrowane już przy pierwszym zgłoszeniu, plan wycofania produktu, w którym role i kroki są ustalone z góry, oraz dossier dla każdego artykułu, które nie są przygotowywane dopiero w przypadku incydentu, w praktyce oszczędzają najwięcej czasu. To, co dokładnie wchodzi w skład subskrypcji i co pozostaje bezpłatne, jest jasno pokazane na stronie zawierającej opis struktury systemu.
Jeśli chcete wiedzieć, gdzie stojecie w łańcuchu dostaw i co wynika z tego dla waszej sytuacji, wykonajcie bezpłatną kontrolę roli lub przeczytajcie inne tematy w często zadawanych pytaniach dotyczących GPSR. W przypadku własnej sytuacji, a zwłaszcza w trakcie trwającego incydentu, konsultacja z prawnikiem lub właściwym organem nadzorczym pozostaje właściwym podejściem.