Какви документи трябват ви за докладване чрез Safety Business Gateway?
Ако се окаже, че продукт, който сте поставили на пазара, може да представлява риск, Регламентът предвижда задължение за докладване към органите по надзор. Това се случва чрез Safety Business Gateway, европейския докладен пункт за предприятия. За това докладване на практика имате нужда от три вида документи: документи, които еднозначно идентифицират продукта, документи, които описват риска, и документи, които показват какви действия вече сте предприели, за да ограничите проблема.
Детайлът, с който компаниите най-често се затрудняват при този въпрос, не е самото докладване, а идентификацията под него. Докладване без ясен номер на типа и партида е трудно да се съпостави с нужната партида продукти за органа по надзор, което точно затормозява процеса, който трябва да е бърз. Който предварително организира този детайл, не трябва да го възстановява под временен натиск.
Идентификация на продукта: документът, който най-често липсва
Докладването зависи от това дали органът по надзор може да различи съответния продукт от всички други продукти, които продавате. Това изисква номера на типа или модела, номера на партидата или серийния номер, ако е приложимо, марката, снимка на продукта и желателно баркода или EAN кода. Без тези данни докладването е всъщност сигнал без адрес: органът по надзор знае, че има проблем, но не знае точно при кои екземпляри.
Это е и причината, поради която е разумно типовете и номерата на партидите да не се поставят само на етикета, но също да се регистрират в собственост на компанията обзор по продукт. Този обзор е точно това, което предоставяте щом се окаже, че е необходимо докладване.
Описание на риска
Освен идентификацията, докладването изисква описание на проблема: какво използване или кое свойство на продукта може да представлява риск, при какви условия се появява, и дали вече са известни инциденти или оплаквания. Анализът на риска, който вече сте подготвили за вашия досие, е първия документ, към който се обръщате. Ако го няма, тогава това описание все още трябва да бъде подготвено на място и това отнема време, което в този момент предпочитате да не губите.
Какво трябва да имате подготвено преди да е необходимо
Повечето документи, които изисква докладването, са същите документи, които се подготвят и за обикновения досие на продукта: техническата документация, анализът на риска, обзор на броя продадени единици и в кои ЕС държави, и евентуална кореспонденция с доставчика или производителя относно проблема. Освен това се поставя въпрос какви мерки вече са предприети, например спиране на продажбите, модифициране на страница на продукта или информиране на клиентите. Регистър на оплаквания е един от източниците, който показва дали сигналът стои самостоятелно или е системен.
Контактни данни също са част от пълно докладване: не само на вашата компания, но и при внесени продукти на производителя или, където е приложимо, отговорния лицe в ЕС. Който няма тези данни под ръка, губи време, като ги търси в момента, когато скоростта е от съществено значение.
Защо това отива по-бързо, ако досието вече съществува
Нито един от тези документи не трябва да бъде съставен специално за уведомление; всички те трябва да са част от текущо досие по GPSR. Разликата между компания, която завършва уведомлението в един ден, и компания, която отнема дни, рядко се крие в самото уведомление, а в въпроса дали основните документи вече съществуват или трябва да бъдат подготвени. Това е и причината, поради която надзорните органи и браншевите организации многократно указват, че досието не е формалност, която организирате просто за вид, а материалът, от който имате нужда, щом се случи нещо.
Какво прави gpsria.eu в това отношение и какво не
Ние структурираме анализа на риска и досието на продукта, така че данните, които изисква уведомлението, да са на едно място, и еженеделно сигнализираме дали има публикации в Safety Gate в собствените ви категории продукти. При това не даваме преценка за безопасността на продукта и не попълваме уведомление от ваше име; за преценката на конкретен риск и за самото уведомление ви препращаме към специализирани партньори или към компетентния орган по надзор.
Дали за вашите продукти ще трябва да се справяте с това задължение за уведомление, зависи от ролята, която носите в веригата. в няколко въпроса вижте коя роля ви подхожда дава първо указание за това, без да имате нужда от профил. Ако искате да отидете по-дълбоко кои документи към кои задължения, ще намерите това разработено в базата от знания с теми по ситуация. Как точно системата структурира анализа на риска и досието, е обяснено на страницата за начина, по който информацията е организирана, а цената на абонамент за това видите на преглеца на абонаментите.
Ако се колебаете дали това е применимо за вашите продукти, направете първо безплатната проверка на роли или преглеждайте темите в базата от знания. И двете могат да се консултират без профил и дават незабавно първо насочване.