Jakie dokumenty potrzebne są do zgłoszenia za pośrednictwem Safety Business Gateway?
Jeśli produkt, który Państwo udostępnili na rynku, może stanowić zagrożenie, rozporządzenie przewiduje obowiązek zgłoszenia do organów nadzoru. Następuje to za pośrednictwem Safety Business Gateway, europejskiego punktu zgłoszeniowego dla przedsiębiorstw. W praktyce do tego zgłoszenia Państwu potrzebne są trzy rodzaje dokumentów: dokumenty jednoznacznie identyfikujące produkt, dokumenty opisujące zagrożenie oraz dokumenty wykazujące, jakie kroki Państwo już podjęli, aby ograniczyć problem.
Szczegółem, na który przedsiębiorstwa najczęściej napotykają przy tym zagadnieniu, nie jest samo zgłoszenie, lecz zawarta w nim identyfikacja. Zgłoszenie bez pełnej nazwy typu i numeru partii jest dla organu nadzoru trudne do powiązania z właściwą partią produktów, co opóźnia proces, który powinien być szybki. Kto z góry uporządkuje ten szczegół, nie będzie musiał go rekonstruować pod presją czasu.
Identyfikacja produktu: dokument, który najczęściej brakuje
Zgłoszenie stoi i pada na pytaniu, czy organ nadzoru może odróżnić przedmiotowy produkt od wszystkich innych produktów, które Państwo sprzedają. Wymaga to numeru typu lub modelu, numeru partii lub numeru seryjnego, o ile ma zastosowanie, nazwy marki, zdjęcia produktu oraz najlepiej kodu kreskowego lub kodu EAN. Bez tych danych zgłoszenie jest faktycznie sygnałem bez adresu: organ nadzoru wie, że coś się dzieje, ale nie wie dokładnie, którego egzemplarza dotyczy.
Jest to również powód, dla którego rozsądnie jest umieszczać numery typu i partii nie tylko na etykiecie, ale także zapisywać je w własnym zestawieniu dla każdego produktu. To zestawienie jest dokładnie tym, co Państwo dostarczą, gdy okaże się, że zgłoszenie jest konieczne.
Opis ryzyka
Oprócz identyfikacji zgłoszenie wymaga opisania, jaki jest stan rzeczy: jakie użycie lub która właściwość produktu może prowadzić do ryzyka, w jakich warunkach to się pojawia oraz czy znane są już incydenty lub reklamacje w tej sprawie. Analiza ryzyka, którą Państwo już przygotowali do dokumentacji, jest pierwszym dokumentem, do którego się odwołamy. Jeśli jej nie ma, opis musi być sporządzony na miejscu, co wymaga czasu, którym Państwo w danym momencie nie chcą poświęcać.
Co powinno być gotowe, zanim będzie to konieczne
Większość dokumentów wymaganych do zgłoszenia to te same dokumenty, które buduje się w ramach zwykłej dokumentacji produktu: dokumentacja techniczna, analiza ryzyka, przegląd liczby sprzedanych jednostek i krajów UE, w których je sprzedawano, oraz ewentualna korespondencja z dostawcą lub producentem w sprawie problemu. Ponadto pytano się, jakie środki już zostały podjęte, na przykład wstrzymanie sprzedaży, zmiana strony produktu lub powiadomienie klientów. Rejestr reklamacji jest jednym ze źródeł, które pokazuje, czy sygnał jest izolowany, czy strukturalny.
Dane kontaktowe również należą do pełnego zgłoszenia: nie tylko Państwa przedsiębiorstwa, ale w przypadku produktów importowanych również producenta lub, jeśli ma zastosowanie, odpowiedzialnego przedstawiciela w UE. Kto nie ma tych danych w pogotowiu, marnuje czas na ich poszukiwanie w momencie, gdy szybkość jest szczególnie ważna.
Dlaczego to idzie szybciej, jeśli dokumentacja już istnieje
Żaden z tych dokumentów nie musi być opracowywany specjalnie do zgłoszenia; wszystkie już powinny być częścią trwającego dossier GPSR. Różnica między firmą, która rozpatrzy zgłoszenie w ciągu dnia, a firmą, która zajmie jej to kilka dni, rzadko leży w samym zgłoszeniu, ale w pytaniu, czy podstawowe dokumenty już istniały, czy trzeba je dopiero stworzyć. Dlatego też nadzorcy i organizacje branżowe wielokrotnie zwracają uwagę, że dossier to nie formalność, którą przygotowujesz dla pozoru, ale materiał, który potrzebujesz, gdy coś się stanie.
Co gpsria.eu w tym robi i czego nie robi
Strukturyzujemy analizę ryzyka i dossier produktu tak, aby dane wymagane przez zgłoszenie znajdowały się w jednym miejscu, i co tydzień wskazujemy, czy w Pani/Pana własnych kategoriach produktów pojawiają się publikacje Safety Gate. Nie wydajemy przy tym oceny bezpieczeństwa produktu i nie wypełniamy zgłoszenia w Pani/Pana imieniu; do oceny konkretnego ryzyka i samego zgłoszenia odsyłamy do wyspecjalizowanych partnerów lub do właściwego organu nadzoru.
To, czy dla Pani/Pana produktów może pojawić się obowiązek zgłoszenia, zależy od roli, jaką pełni Pani/Pan w łańcuchu dostaw. w kilka pytań zobaczyć, która rola Pani/Pana pasuje daje na to wstępną wskazówkę, bez konieczności posiadania konta. Jeśli chce Pani/Pan wiedzieć więcej na temat tego, które dokumenty dotyczą których obowiązków, znajdzie Pani/Pan to opracowane w bazie wiedzy z zagadnieniami dla poszczególnych sytuacji. Jak dokładnie system strukturyzuje analizę ryzyka i dossier, wyjaśniono na stronie dotyczącej budowy informacjii jakie koszty wiąże się z abonamentem, widać na przeglądzie abonamentów.
Jeśli ma Pani/Pan wątpliwości, czy dotyczy to Pani/Pana produktów, najpierw przeprowadź bezpłatne sprawdzenie roli lub przejrzyj zagadnienia w bazie wiedzy. Oba narzędzia są dostępne bez konta i od razu dają pierwszą orientację.