Ce documente aveți nevoie pentru o notificare prin Safety Business Gateway?
Dacă se dovedește că un produs pe care l-ați pus pe piață poate prezenta un risc, regulamentul prevede o obligație de notificare către autoritățile de supraveghere. Aceasta se realizează prin Safety Business Gateway, punctul european de notificare pentru întreprinderi. Pentru această notificare, aveți practic nevoie de trei tipuri de documente: documente care identifică în mod unic produsul, documente care descriu riscul și documente care arată ce ați făcut deja pentru a atenua problema.
Detaliul în care companiile întâmpină cel mai adesea dificultăți pe acest subiect nu este notificarea în sine, ci identificarea pe care se bazează. O notificare fără un număr de tip și lot clar este dificil de corelat de o autoritate de supraveghere cu partida corectă de produse, și aceasta întârzie exact procesul care trebuia să meargă rapid. Cine pune acest detaliu în ordine în avans nu mai trebuie să îl reconstruiască sub presiunea timpului.
Identificarea produsului: documentul care lipsește cel mai adesea
O notificare depinde de întrebarea dacă o autoritate de supraveghere poate distinge produsul respectiv de toate celelalte produse pe care le vindeți. Aceasta cere numărul de tip sau model, numărul de lot sau serial, dacă este cazul, numele mărcii, o fotografie a produsului și, de preferință, codul de bare sau codul EAN. Fără aceste informații, o notificare este în esență un semnal fără adresă: autoritatea de supraveghere știe că ceva se întâmplă, dar nu știe exact la ce exemplare.
Aceasta este și motivul pentru care este prudent să puneți numerele de tip și lot nu numai pe etichetă, ci și să le consemnați într-o privire de ansamblu proprie pe produs. Această privire de ansamblu este exact ceea ce furnizați imediat ce se dovedește că o notificare este necesară.
Descrierea riscului
Pe lângă identificare, o notificare cere o descriere a ceea ce se întâmplă: ce utilizare sau ce proprietate a produsului poate duce la un risc, în ce condiții apare acesta și dacă există deja incidente sau reclamații cunoscute. O analiză a riscului pe care ați fi pregătit-o deja pentru dosarul dumneavoastră este aici primul document la care apelați. Dacă aceasta nu există, atunci această descriere trebuie totuși pregătită pe loc, și aceasta consumă timp pe care preferați să nu îl pierdeți în acel moment.
Ceea ce trebuie să aveți pregătit înainte ca să fie necesar
Majoritatea documentelor pe care le cere o notificare sunt aceleași documente care se elaborează și pentru dosarul regulat al produsului: documentația tehnică, analiza riscului, o privire de ansamblu a numărului de unități vândute și în care țări UE, și orice corespondență cu furnizorul sau producătorul cu privire la problemă. În plus, se cere ce măsuri au fost deja luate, de exemplu oprirea vânzării, adaptarea unei pagini de produs sau informarea clienților. Un registru de reclamații este aici una dintre sursele care arată dacă un semnal este izolat sau structural.
Datele de contact aparțin și unei notificări complete: nu numai ale companiei dumneavoastră, dar pentru produsele importate și ale producătorului sau, dacă este cazul, ale persoanei responsabile în UE. Cine nu are aceste informații la îndemână pierde timp căutând-o în momentul în care viteza contează cu adevărat.
De ce merge mai repede dacă dosarul există deja
Niciuna dintre aceste documente nu trebuie întocmită special pentru o notificare; toate fac deja parte dintr-un dosar GPSR în curs. Diferența dintre o întreprindere care finalizează o notificare într-o zi și o întreprindere care petrece zile pentru aceasta se situează rareori în notificare în sine, ci în întrebarea dacă documentele de bază existau deja sau trebuiau încă create. Aceasta este și motivul pentru care autorități de supraveghere și organizații din industrie punctează în mod repetat că un dosar nu este o formalitate pe care o instituiți pentru formă, ci materialul de care aveți nevoie de îndată ce ceva se întâmplă.
Ce face gpsria.eu în acest sens și ce nu face
Structurăm analiza riscurilor și dosarul produsului, astfel încât datele pe care le cere o notificare să fie într-un singur loc, și semnalăm săptămânal dacă există publicații Safety Gate în propriile dumneavoastră categorii de produse. Nu dăm o opinie cu privire la siguranța unui produs și nu completez o notificare în locul dumneavoastră; pentru evaluarea unui risc concret și pentru notificare în sine vă direcționam către parteneri specializați sau către autoritatea de supraveghere competentă.
Dacă pentru produsele dumneavoastră veți fi confrontați cu această obligație de notificare depinde de rolul pe care îl îndeplinești în lanț. în câteva întrebări vedeți ce rol vă se potrivește oferă o primă indicație, fără a fi nevoie de un cont. Doriți să aprofundați ce documente aparțin fiecărei obligații, atunci o veți găsi dezvoltat în baza de cunoștințe cu subiecte pe situație. Cum sistematizează sistemul analiza riscurilor și dosarul cu exactitate, este explicat pe pagina despre cum sunt structurate informațiile, și care este costul unui abonament pentru aceasta îl vedeți pe prezentarea abonamentelor.
Dacă vă întrebați dacă aceasta este relevant pentru produsele dumneavoastră, efectuați mai întâi verificarea gratuită a rolurilor sau răsfoiți subiectele din baza de cunoștințe. Ambele pot fi consultate fără cont și oferă imediat o primă direcție.