Quels documents vous sont nécessaires pour déclarer un incident via la Safety Business Gateway?
Dès lors qu'il s'avère qu'un produit que vous avez mis sur le marché peut présenter un risque, le règlement prévoit une obligation de déclaration auprès des autorités de surveillance. Cette déclaration se fait via la Safety Business Gateway, le point de signalement européen pour les entreprises. Pour cette déclaration, vous avez besoin concrètement de trois types de documents : des documents qui identifient le produit de manière univoque, des documents qui décrivent le risque, et des documents qui montrent les mesures que vous avez déjà prises pour atténuer le problème.
Le point de détail où les entreprises butte le plus souvent sur ce sujet n'est pas la déclaration elle-même, mais l'identification qui l'accompagne. Une déclaration sans numéro de type et de lot concluant est difficile à associer par une autorité de surveillance au bon lot de produits, ce qui ralentit précisément le processus censé être rapide. Quiconque organise ce détail d'avance n'a pas besoin de le reconstituer sous pression de temps.
L'identification du produit : l'élément le plus souvent absent
Une déclaration vaut ce que vaut la question de savoir si une autorité de surveillance peut distinguer le produit en cause de tous les autres produits que vous vendez. Cela exige le numéro de type ou de modèle, le numéro de lot ou de série le cas échéant, la marque, une photo du produit et de préférence le code-barres ou le code EAN. Sans ces données, une déclaration est en réalité un signal sans destinataire : l'autorité de surveillance sait qu'il y a quelque chose, mais pas exactement quels exemplaires sont concernés.
C'est également la raison pour laquelle il est judicieux de ne pas seulement inscrire le numéro de type et de lot sur l'étiquette, mais aussi de les consigner dans un registre personnel par produit. Ce registre est précisément ce que vous livrez dès lors qu'une déclaration s'avère nécessaire.
Description du risque
Outre l'identification, une déclaration demande une description de la situation : quel usage ou quelle propriété du produit peut entraîner un risque, dans quelles circonstances cela se manifeste, et s'il y a déjà des incidents ou des plaintes connus à ce sujet. Une analyse de risque que vous avez déjà réalisée pour votre dossier est le premier document auquel vous recourrez. Si elle n'existe pas, cette description doit encore être établie sur place, ce qui prend du temps que vous auriez préféré ne pas perdre.
Ce que vous devez préparer avant que ce ne soit nécessaire
La plupart des documents qu'une déclaration demande sont les mêmes documents qui sont constitués pour le dossier produit régulier : la documentation technique, l'analyse de risque, un relevé du nombre d'unités vendues et dans quels États membres de l'UE, et toute correspondance éventuelle avec le fournisseur ou le fabricant au sujet du problème. Il est également demandé quelles mesures ont déjà été prises, par exemple l'arrêt de la vente, la modification d'une page produit ou l'information des clients. Un registre des plaintes est l'une des sources qui montre si un signal est isolé ou structurel.
Les coordonnées font également partie d'une déclaration complète : non seulement celles de votre entreprise, mais pour les produits importés aussi celles du fabricant ou, le cas échéant, du représentant responsable dans l'UE. Celui qui n'a pas ces coordonnées à portée de main perd du temps à les rechercher au moment où la rapidité compte justement.
Pourquoi cela va plus vite si le dossier existe déjà
Aucun de ces documents n'a besoin d'être spécifiquement établi pour une notification; ils font tous déjà partie d'un dossier GPSR en cours. La différence entre une entreprise qui règle une notification en un jour et une entreprise qui y consacre plusieurs jours réside rarement dans la notification elle-même, mais dans la question de savoir si les documents sous-jacents existaient déjà ou devaient encore être établis. C'est aussi pourquoi les autorités de contrôle et les organisations sectorielles soulignent à plusieurs reprises qu'un dossier n'est pas une formalité que vous mettez en place pour la forme, mais le matériel dont vous avez besoin dès qu'il se passe quelque chose.
Ce que gpsria.eu fait et ne fait pas dans ce domaine
Nous structurons l'analyse des risques et le dossier produit de sorte que les données demandées par une notification se trouvent en un seul endroit, et nous signalons chaque semaine s'il y a des publications Safety Gate dans vos propres catégories de produits. Ce faisant, nous ne portons aucun jugement sur la sécurité d'un produit et nous ne remplissons pas une notification en votre nom; pour l'évaluation d'un risque concret et pour la notification elle-même, nous vous orientons vers des partenaires spécialisés ou vers l'autorité de contrôle compétente.
La question de savoir si vous serez confronté à cette obligation de notification pour vos produits dépend du rôle que vous jouez dans la chaîne. en quelques questions voir quel rôle vous convient fournit une première indication à ce sujet, sans que vous ayez besoin d'un compte. Si vous voulez approfondir les documents qui correspondent à chaque obligation, vous le trouverez détaillé dans la base de connaissances avec des sujets par situation. La façon dont le système structure précisément l'analyse des risques et le dossier est expliquée sur la page sur la façon dont les informations sont organisées, et vous pouvez voir le coût d'un abonnement à ce sujet sur l'aperçu des abonnements.
Si vous hésitez quant à la pertinence de cela pour vos produits, commencez d'abord par la vérification gratuite des rôles ou parcourez les sujets de la base de connaissances. Les deux peuvent être consultés sans compte et donnent immédiatement une première direction.