Welche Dokumente benötigen Sie für eine Meldung über die Safety Business Gateway?
Sollte sich herausstellen, dass ein Produkt, das Sie in den Verkehr gebracht haben, ein Risiko darstellen kann, schreibt die Verordnung eine Meldepflicht gegenüber den Überwachungsbehörden vor. Dies geschieht über die Safety Business Gateway, die europäische Meldestelle für Unternehmen. Für diese Meldung benötigen Sie in der Praxis drei Arten von Dokumenten: Dokumente, die das Produkt eindeutig identifizieren, Dokumente, die das Risiko beschreiben, und Dokumente, die zeigen, was Sie bereits getan haben, um das Problem einzugrenzen.
Das Detail, auf das Unternehmen in diesem Zusammenhang am häufigsten stoßen, ist nicht die Meldung selbst, sondern die Identifizierung dahinter. Eine Meldung ohne schlüssige Typ- und Chargennummer ist für eine Überwachungsbehörde schwierig der richtigen Partie Produkte zuzuordnen, und das verzögert gerade den Prozess, der schnell gehen soll. Wer dieses Detail vorher in Ordnung hat, braucht es nicht mehr unter Zeitdruck zu rekonstruieren.
Produktidentifizierung: das Dokument, das am häufigsten fehlt
Eine Meldung steht und fällt mit der Frage, ob eine Überwachungsbehörde das betroffene Produkt von allen anderen Produkten, die Sie verkaufen, unterscheiden kann. Dies erfordert die Typ- oder Modellnummer, die Chargen- oder Seriennummer, falls zutreffend, den Markennamen, ein Produktfoto und vorzugsweise den Barcode oder EAN-Code. Ohne diese Angaben ist eine Meldung praktisch ein Signal ohne Adresse: Die Überwachungsbehörde weiß, dass etwas im Gange ist, aber nicht genau bei welchen Exemplaren.
Dies ist auch der Grund, warum es sinnvoll ist, Typ- und Chargennummern nicht nur auf das Etikett zu drucken, sondern auch in einer eigenen Übersicht pro Produkt festzuhalten. Diese Übersicht ist genau das, was Sie einreichen, sobald sich eine Meldung als erforderlich erweist.
Beschreibung des Risikos
Neben der Identifizierung verlangt eine Meldung eine Beschreibung dessen, worum es geht: welche Nutzung oder welche Eigenschaft des Produkts zu einem Risiko führen kann, unter welchen Umständen dies auftritt, und ob bereits Vorfälle oder Beschwerde bekannt sind. Eine Risikoanalyse, die Sie bereits für Ihr Dossier erstellt haben, ist hier das erste Dokument, auf das Sie zurückgreifen. Existiert diese nicht, muss diese Beschreibung trotzdem vor Ort erstellt werden, und das kostet Zeit, die Sie in diesem Moment lieber nicht verlieren.
Was Sie bereits haben müssen, bevor es notwendig wird
Die meisten Dokumente, die eine Meldung verlangt, sind dieselben Dokumente, die auch für das reguläre Produktdossier zusammengestellt werden: die technische Dokumentation, die Risikoanalyse, eine Übersicht darüber, wie viele Einheiten verkauft wurden und in welche EU-Länder, und gegebenenfalls Korrespondenz mit dem Lieferanten oder Hersteller über das Problem. Darüber hinaus wird gefragt, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden, etwa die Einstellung des Verkaufs, die Anpassung einer Produktseite oder die Benachrichtigung von Kunden. Ein Beschwerdeverzeichnis ist dabei eine der Quellen, die zeigt, ob ein Signal isoliert ist oder strukturell.
Auch Kontaktdaten gehören zu einer vollständigen Meldung: nicht nur Ihres Unternehmens, sondern bei importierten Produkten auch des Herstellers oder, soweit zutreffend, des verantwortlichen Bevollmächtigten in der EU. Wer diese Angaben nicht parat hat, verliert Zeit bei deren Beschaffung, wenn Schnelligkeit gerade zählt.
Warum dies schneller geht, wenn das Dossier bereits besteht
Keines dieser Dokumente muss speziell für eine Meldung erstellt werden; sie gehören alle bereits zu einem laufenden GPSR-Dossier. Der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das eine Meldung innerhalb eines Tages abwickelt, und einem Unternehmen, das dafür mehrere Tage benötigt, liegt selten in der Meldung selbst, sondern in der Frage, ob die zugrunde liegenden Dokumente bereits vorhanden waren oder noch erstellt werden mussten. Dies ist auch der Grund, warum Aufsichtsbehörden und Branchenverbände wiederholt darauf hinweisen, dass ein Dossier keine Formalität ist, die man um der Form willen einrichtet, sondern das Material, das man benötigt, sobald etwas geschieht.
Was gpsria.eu hierin tut und was nicht
Wir strukturieren die Risikoanalyse und das Produktdossier so, dass die Daten, die eine Meldung verlangt, an einer Stelle vorhanden sind, und wir signalisieren wöchentlich, ob Safety Gate-Publikationen in Ihren eigenen Produktkategorien vorhanden sind. Dabei geben wir keine Bewertung der Produktsicherheit ab und füllen eine Meldung nicht in Ihrem Namen aus; für die Bewertung eines konkreten Risikos und für die Meldung selbst verweisen wir an spezialisierte Partner oder an die zuständige Aufsichtsbehörde.
Ob Sie für Ihre Produkte mit dieser Meldepflicht konfrontiert werden, hängt davon ab, welche Rolle Sie in der Lieferkette tragen. in wenigen Fragen sehen, welche Rolle zu Ihnen passt gibt hierzu einen ersten Hinweis, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen. Möchten Sie tiefer einsteigen, welche Dokumente zu welcher Verpflichtung gehören, finden Sie das ausgearbeitet in der Wissensdatenbank mit Themen pro Situation. Wie das System die Risikoanalyse und das Dossier genau strukturiert, wird erläutert auf der Seite über die Informationsstruktur, und was ein Abonnement dafür kostet, sehen Sie auf der Abonnement-Übersicht.
Sind Sie unsicher, ob dies für Ihre Produkte relevant ist, führen Sie zunächst die kostenlose Rollenprüfung durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank. Beide können ohne Konto abgerufen werden und geben sofort eine erste Richtung vor.