Que documentos precisa para uma notificação através do Safety Business Gateway?
Se se verificar que um produto que colocou no mercado pode constituir um risco, o regulamento prevê uma obrigação de notificação às autoridades de supervisão. Isso acontece através do Safety Business Gateway, o ponto de notificação europeu para empresas. Para essa notificação, na prática precisa de três tipos de documentos: documentos que identifiquem o produto de forma inequívoca, documentos que descrevam o risco, e documentos que mostrem as medidas que já tomou para limitar o problema.
O detalhe em que as empresas mais frequentemente tropeçam neste assunto não é a própria notificação, mas a identificação subjacente. Uma notificação sem um número de tipo e lote conclusivo é difícil de associar a um lote de produtos correto para uma autoridade de supervisão, e isso precisamente atrasa o processo destinado a ser rápido. Quem tiver esse detalhe organizado com antecedência não precisa reconstruí-lo sob pressão de tempo.
Identificação do produto: o documento que mais frequentemente falta
Uma notificação depende da questão de saber se uma autoridade de supervisão consegue distinguir o produto em questão de todos os outros produtos que vende. Isso requer o número de tipo ou modelo, o número de lote ou série, se aplicável, o nome da marca, uma foto do produto e, de preferência, o código de barras ou código EAN. Sem estes dados, uma notificação é essencialmente um sinal sem endereço: a autoridade de supervisão sabe que algo se passa, mas não exatamente com quais unidades.
Esta é também a razão pela qual é sensato não apenas colocar os números de tipo e lote na etiqueta, mas também registá-los num resumo próprio por produto. Este resumo é precisamente o que disponibiliza assim que se verificar que uma notificação é necessária.
Descrição do risco
Além da identificação, uma notificação requer uma descrição do que se passa: qual o uso ou propriedade do produto que pode criar um risco, em que circunstâncias isso ocorre, e se já existem incidentes ou reclamações conhecidas sobre isso. Uma análise de risco que já tenha preparado para seu dossiê é a primeira peça a que recorre. Se não existir, esta descrição ainda deve ser preparada no local, o que custa tempo que não deseja perder naquele momento.
O que deve ter preparado antes de ser necessário
A maioria dos documentos que uma notificação exige são os mesmos documentos que também são compilados para o dossiê regular de produtos: a documentação técnica, a análise de risco, um resumo de quantas unidades foram vendidas e em quais países da UE, e qualquer correspondência com o fornecedor ou fabricante sobre o problema. Além disso, é questionado quais as medidas já tomadas, por exemplo, interrupção da venda, alteração de uma página de produto ou informação aos clientes. Um registo de reclamações é uma das fontes que mostra se um sinal é isolado ou estrutural.
Os dados de contacto também fazem parte de uma notificação completa: não apenas da sua empresa, mas para produtos importados, também do fabricante ou, se aplicável, da pessoa responsável na UE. Quem não tiver estes dados à mão perde tempo a procurá-los no momento em que a rapidez é mais importante.
Por que isto é mais rápido se o dossiê já existir
Nenhum desses documentos precisa ser elaborado especificamente para uma notificação; todos já fazem parte de um dossier GPSR em andamento. A diferença entre uma empresa que resolve uma notificação em um dia e uma que leva vários dias raramente está na notificação em si, mas na questão de saber se os documentos subjacentes já existiam ou ainda precisavam ser criados. É também por isso que as autoridades de supervisão e as associações setoriais repetidamente apontam que um dossier não é uma formalidade que você estabelece por forma, mas o material que você precisa assim que algo acontece.
O que gpsria.eu faz e o que não faz
Estruturamos a análise de riscos e o dossier de produto para que os dados que uma notificação solicita estejam em um único lugar, e sinalizamos semanalmente se há publicações Safety Gate nas suas categorias de produto. Nesse processo, não emitimos parecer sobre a segurança de um produto e não preenchemos uma notificação em seu nome; para a avaliação de um risco concreto e para a própria notificação, encaminhamos para parceiros especializados ou para a autoridade supervisora competente.
Se você terá de lidar com essa obrigação de notificação para seus produtos depende da função que você desempenha na cadeia. em algumas perguntas ver qual função se adequa a você oferece uma primeira indicação, sem que você precise de uma conta. Se quiser aprofundar em quais documentos pertencem a quais obrigações, encontrará isso detalhado em base de conhecimento com temas por situação. Como o sistema estrutura precisamente a análise de riscos e o dossier está explicado em a página sobre como a informação está organizada, e o custo de uma assinatura você vê em a visão geral das assinaturas.
Se tem dúvidas se isto é relevante para seus produtos, faça primeiro a verificação de função gratuita ou consulte os temas na base de conhecimento. Ambos podem ser consultados sem conta e fornecem imediatamente uma primeira orientação.