Koje dokumente trebate za prijavu preko Safety Business Gateway?
Ako se pokaže da proizvod koji ste stavili na tržište može predstavljati rizik, Uredba predviđa obvezu prijave prema nadzornim tijelima. To se odvija preko Safety Business Gateway, europskog mjesta za prijavu za poduzeća. Za tu prijavu u praksi trebate tri vrste dokumenata: dokumente koji nedvosmisleno identificiraju proizvod, dokumente koji opisuju rizik, i dokumente koji pokazuju koje mjere ste već poduzeli kako biste ograničili problem.
Detalj na kojem se poduzeća najčešće zapliću kada je tema ova prijava nije sama prijava već identifikacija ispod nje. Prijava bez jasnog broja tipa i šarže teško se može povezati nadzornom tijelu s pravom količinom proizvoda, što upravo usporava postupak koji je trebao biti brz. Onaj koji unaprijed poredbi taj detalj, ne mora ga rekonstruirati pod vremenskim pritiskom.
Identifikacija proizvoda: dokument koji najčešće nedostaje
Prijava stoji ili pada od pitanja može li nadzorno tijelo razlikovati dotični proizvod od svih ostalih proizvoda koje prodajete. To zahtijeva broj tipa ili modela, broj šarže ili serijskog broja ako je primjenjivo, naziv marke, fotografiju proizvoda i po mogućnosti barkod ili EAN-kod. Bez tih podataka prijava je zapravo signal bez adrese: nadzorno tijelo zna da se nešto odvija, ali ne točno kod kojih komada.
To je ujedno i razlog zašto je pametno ne stavljati brojeve tipa i šarže samo na etiketu, već ih također zapisati u vlastitom pregledu po proizvodu. Taj pregled je točno ono što ćete vratiti čim se pokaže da je prijava potrebna.
Opis rizika
Osim identifikacije, prijava zahtijeva opis što se događa: koja uporaba ili svojstvo proizvoda može dovesti do rizika, pod kojim se okolnostima to javlja, i jesu li već poznati bilo koji incidenti ili pritužbe. Analiza rizika koju ste već izradili za svoju dokumentaciju prvi je dio na koji se vraćate. Ako je nema, tada opis mora biti izdan na mjestu, što je gubljenje vremena koje u tom trenutku više ne trebate.
Što trebate pripremiti prije nego što bude potrebno
Većina dokumenata koje zahtijeva prijava su isti dokumenti koji se izrađuju i za redovitu dokumentaciju proizvoda: tehnička dokumentacija, analiza rizika, pregled broja prodanih jedinica i u kojima EU-zemljama, te sva eventualna korespondencija s dobavljačem ili proizvođačem o problemu. Osim toga, tražit će se koje mjere su već poduzete, primjerice zaustavljanje prodaje, prilagodba stranice proizvoda ili informiranje kupaca. Evidencija pritužbi je pri tome jedan od izvora koji pokazuje je li signal samostalan ili strukturan.
Kontaktni podaci također spadaju u potpunu prijavu: ne samo vašega poduzeća, već kod uvezenih proizvoda i proizvođača ili, gdje je primjenjivo, odgovorne osobe u EU. Tko nema te podatke pri ruci, gubi vrijeme na njihovo pronalaženje upravo kada je brzina presudna.
Zašto je to brže ako dokumentacija već postoji
Nijedan od tih dijelova ne mora biti posebno sastavljen za prijavu; svi su već dio aktivnog GPSR-dosijea. Razlika između poduzeća koje je riješilo prijavu u roku od dana i poduzeća koje trebalo više dana rijetko je u samoj prijavi, već u pitanju postoje li već temeljni dokumenti ili su ainda trebali biti izrađeni. To je razlog što nadzorni organi i industrijske organizacije redovito upozoravaju da dossier nije formalnost koju uređuješ radi forme, već materijal koji trebauš čim se nešto dogodi.
Što radi gpsria.eu u ovome i što ne
Mi strukturiramo analizu rizika i dossier o proizvodu tako da se podaci koje zahtijeva prijava nalaze na jednom mjestu, te tjedno signaliziramo postoje li objave Safety Gate u vašim vlastitim kategorijama proizvoda. Pritom ne dajemo ocjenu o sigurnosti proizvoda i ne popunjavamo prijavu u vašem mjestu; za procjenu konkretnog rizika i za samu prijavu usmjeravamo vas ka specijaliziranim partnerima ili prema nadležnom nadzornom organu.
Hoće li se za vaše proizvode susresti s tom obvezom prijave ovisi o ulozi koju igrate u lancu. u nekoliko pitanja vidjeti koja vam uloga odgovara pruža prvi pokazatelj bez potrebe za računom. Želite li detaljnije saznati koji dokumenti odnose na koje obveze, to ćete pronaći objašnjeno u bazi znanja s temama po situaciji. Kako sustav točno strukturira analizu rizika i dossier objašnjeno je na stranici o strukturi informacija, a cijenu pretplate za to možete vidjeti na pregledu pretplata.
Sumnjate li je li to relevantno za vaše proizvode, prvo napravite besplatnu provjeru uloga ili pregledajte teme u bazi znanja. Oboje se mogu konzultirati bez računa i odmah daju prvi smjer.