Ποια έγγραφα χρειάζεστε για μια αναφορά μέσω του Safety Business Gateway;
Εάν αποδειχθεί ότι ένα προϊόν που θέσατε στην αγορά μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο, ο κανονισμός προβλέπει υποχρέωση αναφοράς προς τις αρχές ελέγχου. Αυτό γίνεται μέσω του Safety Business Gateway, του ευρωπαϊκού σημείου αναφοράς για τις επιχειρήσεις. Για αυτήν την αναφορά, στην πράξη χρειάζεστε τρεις κατηγορίες εγγράφων: έγγραφα που αναγνωρίζουν το προϊόν με σαφήνεια, έγγραφα που περιγράφουν τον κίνδυνο, και έγγραφα που δείχνουν ό,τι έχετε ήδη κάνει για να περιορίσετε το πρόβλημα.
Η λεπτομέρεια στην οποία οι επιχειρήσεις συναντούν συχνά δυσκολίες σχετικά με αυτό το θέμα, δεν είναι η ίδια η αναφορά αλλά η αναγνώριση που βρίσκεται κάτω από αυτήν. Μια αναφορά χωρίς σαφές αριθμό τύπου και αριθμό παρτίδας είναι δύσκολο για μια αρχή ελέγχου να συνδέσει με τη σωστή παρτίδα προϊόντων, και αυτό καθυστερεί ακριβώς τη διαδικασία που προορίζεται να γίνει γρήγορα. Όποιος έχει αυτήν τη λεπτομέρεια εντάξει εκ των προτέρων, δεν χρειάζεται να την ξανακατασκευάσει υπό χρονική πίεση.
Αναγνώριση προϊόντος: το έγγραφο που ελλείπει συχνότερα
Μια αναφορά στέκεται ή πέφτει με το ζήτημα του αν μια αρχή ελέγχου μπορεί να διακρίνει το εν λόγω προϊόν από όλα τα άλλα προϊόντα που πωλείτε. Αυτό απαιτεί τον αριθμό τύπου ή μοντέλου, τον αριθμό παρτίδας ή σειράς εάν ισχύει, το όνομα του εμπορικού σήματος, μια φωτογραφία προϊόντος και κατά προτίμηση τον barcode ή τον κωδικό EAN. Χωρίς αυτά τα δεδομένα, μια αναφορά είναι ουσιαστικά ένα σήμα χωρίς διεύθυνση: η αρχή ελέγχου γνωρίζει ότι κάτι συμβαίνει, αλλά όχι ακριβώς σε ποια δείγματα.
Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο είναι σφρόνιμο να τοποθετούνται οι αριθμοί τύπου και παρτίδας όχι μόνο στην ετικέτα, αλλά και να καταγράφονται σε μια δική σας επισκόπηση ανά προϊόν. Αυτή η επισκόπηση είναι ακριβώς αυτό που παρέχετε μόλις αποδειχθεί ότι απαιτείται αναφορά.
Περιγραφή του κινδύνου
Εκτός από την αναγνώριση, μια αναφορά απαιτεί περιγραφή του τι συμβαίνει: ποια χρήση ή ποια ιδιότητα του προϊόντος μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο, υπό ποιες συνθήκες συμβαίνει αυτό, και αν υπάρχουν ήδη γνωστά περιστατικά ή παράπονα γι' αυτό. Μια ανάλυση κινδύνου που έχετε ήδη σχεδιάσει για το δοσιέ σας, είναι το πρώτο έγγραφο στο οποίο θα ανατρέξετε. Εάν δεν υπάρχει, τότε αυτή η περιγραφή πρέπει ακόμη να συνταχθεί στη θέση, και αυτό απαιτεί χρόνο που δεν θέλετε να χάσετε σε εκείνη τη στιγμή.
Τι πρέπει να έχετε έτοιμο πριν χρειαστεί
Τα περισσότερα έγγραφα που απαιτεί μια αναφορά, είναι τα ίδια έγγραφα που δημιουργούνται και για το κανονικό δοσιέ προϊόντος: η τεχνική τεκμηρίωση, η ανάλυση κινδύνου, μια επισκόπηση του πόσες μονάδες έχουν πωληθεί και σε ποιες χώρες της ΕΕ, και τυχόν αλληλογραφία με τον προμηθευτή ή κατασκευαστή σχετικά με το πρόβλημα. Επιπλέον, ζητείται ποια μέτρα έχουν ήδη ληφθεί, για παράδειγμα η διακοπή της πώλησης, η προσαρμογή μιας σελίδας προϊόντος ή η ενημέρωση των πελατών. Ένα αρχείο παραπόνων είναι μια από τις πηγές που δείχνει αν ένα σήμα είναι αποκλειστικό ή δομικό.
Οι λεπτομέρειες επικοινωνίας συμπεριλαμβάνονται επίσης σε μια πλήρη αναφορά: όχι μόνο της επιχείρησής σας, αλλά για εισαγόμενα προϊόντα και του κατασκευαστή ή, κατά περίπτωση, του υπευθύνου προσώπου στην ΕΕ. Όποιος δεν έχει αυτές τις λεπτομέρειες άμεσα διαθέσιμες, χάνει χρόνο ψάχνοντας για αυτές τη στιγμή που η ταχύτητα είναι πολύ σημαντική.
Γιατί αυτό προχωράει πιο γρήγορα αν το δοσιέ υπάρχει ήδη
Κανένα από αυτά τα έγγραφα δεν χρειάζεται να συνταχθεί ειδικά για μια αναφορά· όλα ανήκουν ήδη σε ένα τρέχον δοσιέ GPSR. Η διαφορά μεταξύ μιας επιχείρησης που ολοκληρώνει μια αναφορά σε μια μέρα και μιας επιχείρησης που χρειάζεται πολλές μέρες σπάνια βρίσκεται στην ίδια την αναφορά, αλλά στο ερώτημα αν τα υποκείμενα έγγραφα υπήρχαν ήδη ή έπρεπε ακόμη να δημιουργηθούν. Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο οι εποπτικές αρχές και οι κλαδικές οργανώσεις επαναλαμβάνουν συχνά ότι ένα δοσιέ δεν είναι μια τυπικότητα που δημιουργείς για την εμφάνιση, αλλά το υλικό που χρειάζεσαι μόλις συμβεί κάτι.
Τι κάνει η gpsria.eu σε αυτό και τι όχι
Δομούμε την ανάλυση κινδύνου και το δοσιέ προϊόντος ώστε τα δεδομένα που ζητά μια αναφορά να βρίσκονται σε ένα σημείο, και σηματοδοτούμε εβδομαδιαία εάν υπάρχουν δημοσιεύσεις Safety Gate στις δικές σας κατηγορίες προϊόντων. Δεν δίνουμε γνώμη σχετικά με την ασφάλεια ενός προϊόντος και δεν συμπληρώνουμε μια αναφορά εκ μέρους σας· για την αξιολόγηση ενός συγκεκριμένου κινδύνου και για την ίδια την αναφορά, σας παραπέμπουμε σε εξειδικευμένους συνεργάτες ή στην αρμόδια εποπτική αρχή.
Το αν θα αντιμετωπίσετε την υποχρέωση αναφοράς για τα προϊόντα σας εξαρτάται από τον ρόλο που διαδραματίζετε στην αλυσίδα. σε μερικές ερωτήσεις δείτε ποιος ρόλος σας ταιριάζει δίνει μια πρώτη ένδειξη, χωρίς να χρειάζεστε ένα λογαριασμό. Αν θέλετε να εμβαθύνετε σχετικά με ποια έγγραφα αντιστοιχούν σε ποια υποχρέωση, θα το βρείτε αναλυτικά στο τράπεζα γνώσεων με θέματα ανά περίσταση. Ο τρόπος με τον οποίο το σύστημα δομεί ακριβώς την ανάλυση κινδύνου και το δοσιέ εξηγείται στο τη σελίδα σχετικά με τον τρόπο κατασκευής των πληροφοριών, και ποια είναι το κόστος ενός δευτερεύοντος για αυτό μπορείτε να δείτε στο η επισκόπηση των συνδρομών.
Αν αμφιβάλλετε για το αν αυτό είναι σχετικό για τα προϊόντα σας, κάντε πρώτα τον δωρεάν έλεγχο ρόλων ή περιηγηθείτε στα θέματα της τράπεζας γνώσεων. Και τα δύο μπορούν να συμβουλευθούν χωρίς λογαριασμό και δίνουν αμέσως μια πρώτη κατεύθυνση.