Které dokumenty potřebujete pro oznámení prostřednictvím Safety Business Gateway?
Pokud se ukáže, že produkt, který jste uvedli na trh, může představovat riziko, nařizuje vám nařízení povinnost oznámit to dohledovacím orgánům. K tomu dochází prostřednictvím Safety Business Gateway, evropského hlášení pro podniky. Pro toto oznámení v praxi potřebujete tři druhy dokumentů: dokumenty, které jednoznačně identifikují produkt, dokumenty popisující riziko, a dokumenty ukazující, jaká opatření jste již podnikli k omezení problému.
Detail, na který podniky v této věci nejčastěji narazí, není samotné oznámení, ale identifikace pod ním. Oznámení bez jasného typu a čísla šarže je pro dohledovací orgán obtížné spojit se správnou partií produktů, a to právě zpomaluje proces, který má být rychlý. Kdo si detaily vyřeší předem, nemusí je za časového tlaku rekonstruovat.
Identifikace produktu: část, která nejčastěji chybí
Oznámení stojí a padá na tom, zda dohledovací orgán dokáže rozlišit dotyčný produkt od všech ostatních produktů, které prodáváte. To vyžaduje číslo typu nebo modelu, číslo šarže nebo sériové číslo, jsou-li k dispozici, název značky, fotografii produktu a podle možnosti čárový kód nebo kód EAN. Bez těchto údajů je oznámení v podstatě signálem bez adresy: dohledovací orgán ví, že se něco děje, ale ne právě u kterých kusů.
To je také důvod, proč je rozumné umístit čísla typů a šarží nejen na štítky, ale také je zaznamenat v samostatném přehledu podle produktu. Tento přehled je přesně tím, co vrátíte, jakmile se ukáže, že je oznámení nutné.
Popis rizika
Vedle identifikace vyžaduje oznámení popis toho, co se děje: které použití nebo která vlastnost produktu může vést k riziku, za jakých okolností k němu dochází a zda jsou již známy nějaké incidenty nebo stížnosti. Analýza rizika, kterou jste již připravili pro svůj spis, je prvním dokumentem, na který se můžete obrátit. Pokud ji nemáte, musí být tento popis připraven na místě a to zabere čas, který si v tu chvíli nepřejete ztratit.
Co musíte mít připraveno, než to bude nutné
Většina dokumentů, které oznámení vyžaduje, jsou stejné dokumenty, které se také připravují pro běžný soubor produktu: technická dokumentace, analýza rizika, přehled počtu prodaných jednotek a v kterých zemích EU, a případná korespondence s dodavatelem nebo výrobcem o problému. Kromě toho se ptají na opatření, která již byla přijata, například zastavení prodeje, úpravy stránky produktu nebo informování zákazníků. Registr stížností je v tomto ohledu jedním ze zdrojů, který ukazuje, zda je signál ojedinělý nebo strukturální.
Kontaktní údaje patří také k úplnému oznámení: nejen vašeho podniku, ale v případě dovážených produktů také výrobce nebo, pokud je to relevantní, odpovědné osoby v EU. Kdo tyto údaje nemá po ruce, ztrácí čas jejich vyhledáváním v okamžiku, kdy je rychlost naopak důležitá.
Proč to jde rychleji, když soubor již existuje
Žádný z těchto dokumentů není nutné vypracovat specificky pro hlášení; všechny již patří k běžnému GPSR spisu. Rozdíl mezi podnikem, který vyřeší hlášení během jednoho dne, a podnikem, kterému to trvá dny, se zřídka skrývá v samotném hlášení, ale v otázce, zda příslušné dokumenty již existovaly, nebo je bylo nutné teprve vytvořit. To je také důvod, proč inspekční orgány a průmyslové asociace opakovaně upozorňují, že spis není formalitou, kterou si vytváříte jen pro formu, ale materiálem, který budete potřebovat, jakmile se něco stane.
Co gpsria.eu v tom dělá a co ne
Strukturujeme analýzu rizik a spis o produktu tak, aby data, která hlášení vyžaduje, byla na jednom místě, a týdně vás upozorňujeme, pokud jsou Safety Gate publikace v kategorií vašich vlastních produktů. Přitom nedáváme žádný závěr o bezpečnosti produktu a neplníme hlášení za vás; pro posouzení konkrétního rizika a pro samotné hlášení vás odkazujeme na specializované partnery nebo na příslušný dozorující orgán.
Zda se budete muset s touto ohlašovací povinností potýkat pro své produkty, závisí na roli, kterou v řetězci hrajete. za pár otázek se podívat, která role vám odpovídá poskytuje první orientaci, bez nutnosti mít účet. Chcete-li se hlouběji podívat na to, které dokumenty k jakým povinnostem patří, najdete to rozpracované v znalostní bázi s tématy podle situace. Jak systém přesně strukturuje analýzu rizik a spis, najdete vysvětleno na stránce o tom, jak jsou informace strukturovány, a co abonenta pro to stojí, vidíte v přehledu abonentů.
Nejste-li si jisti, zda je to relevantní pro vaše produkty, nejprve si udělejte bezplatnou kontrolu rolí nebo si prohlédněte témata v znalostní bázi. Obojí je možné konzultovat bez účtu a ihned vám dají první směr.