Der häufigste Fehler bei Typ- und Chargennummern besteht nicht darin, dass sie auf dem Produkt selbst fehlen, sondern darin, dass die Verknüpfung mit den online verfügbaren Informationen nicht stimmt. Auf der Schachtel oder dem Etikett steht eine Nummer, aber auf der Produktseite steht eine andere Nummer, eine veraltete Version oder überhaupt nichts, das auf diesen bestimmten Typ oder diese bestimmte Charge verweist. Dadurch ist ein Produkt zwar gekennzeichnet, aber nicht rückverfolgbar — und Rückverfolgbarkeit ist genau das, worum es bei dieser Verpflichtung geht.
Die Lösung liegt nicht in einem zusätzlichen Aufkleber, sondern in einem festen Arbeitsablauf: Jeder Typ oder jede Charge erhält eine Nummer, diese Nummer befindet sich sowohl auf dem Produkt als auch auf der entsprechenden Produktseite, und bei jeder Änderung der Charge wird diese Verknüpfung erneut überprüft. Das klingt einfach, aber in der Praxis ist es genau der Schritt, der übersehen wird, wenn ein Onlineshop schnell zwischen Lieferanten oder Chargen wechselt.
Warum Rückverfolgbarkeit das Herzstück der Regel ist
Eine Typ- oder Chargennummer hat nur eine Funktion: Im Fall einer Beschwerde, eines Vorfalls oder eines Rückrufs schnell feststellen zu können, welche Exemplare betroffen sind und welche nicht. Funktioniert diese Verknüpfung nicht, verlieren Sie genau in dem Moment diese Unterscheidung, in dem Sie sie brauchen. Ein Kontrollbehörden oder ein Kunde, der nach der Nummer fragt, muss etwas finden — eine Nummer, auf die nichts verweist, ist in der Praxis dasselbe wie keine Nummer.
Wo es in der Praxis schiefgeht
Eine Nummer für das gesamte Sortiment
Einige Onlineshops verwenden eine allgemeine Artikelnummer, gleich für alle Lieferungen eines Produkts, auch wenn sich die Zusammensetzung oder der Lieferant zwischenzeitlich ändert. Diese Nummer identifiziert dann eine Produktlinie, keine bestimmte Charge. Bei einem Rückruf, der nur eine Lieferung betrifft, lässt sich diese Unterscheidung nicht mehr treffen.
Auf der Schachtel, nicht online
Die Nummer befindet sich korrekt auf der Verpackung, aber die Produktseite zeigt sie nicht an oder zeigt eine andere Nummer an, die beim Erstellen der Seite kopiert wurde und nie aktualisiert wurde. Für den Kunden und für eine Kontrollbehörde zählt das, was online angezeigt wird, genauso schwer wie das, was auf der Schachtel steht.
Chargennummer ändert sich, Produktseite nicht
Ein Lieferant liefert eine neue Charge mit einer anderen Nummer, aber die bestehende Produktseite bleibt unverändert, weil niemand diese Verknüpfung als wiederkehrende Aufgabe festgelegt hat. Nach ein paar Monaten steht online eine Nummer, die bei keiner Charge im Lager mehr vorhanden ist.
Was die Verordnung an dieser Stelle verlangt
Die Verordnung verlangt, dass ein Produkt anhand einer Typ-, Chargen- oder Seriennummer oder eines anderen Elements, das eine Identifizierung ermöglicht, erkennbar ist, und dass diese Identifizierung auch bei den Informationen für den Verbraucher vorhanden ist. Wie Sie dies organisieren, liegt bei Ihnen; dass es stimmt und aktuell bleibt, ist das, wonach Kontrollbehörden suchen. Den genauen Wortlaut und den vollständigen Umfang dieser Verpflichtung finden Sie auf EUR-Lex; wir erläutern hier nicht, ob eine bestimmte Ausgestaltung dies erfüllt.
Wie Sie es korrigieren
Der praktischste Ansatz ist ein fester Zeitpunkt im Beschaffungsprozess, in dem die Typ- oder Chargennummer erfasst, mit der entsprechenden Produktseite verknüpft und bei jeder neuen Lieferung überprüft wird. Für Unternehmen mit mehreren Varianten oder Lieferanten ist es übersichtlicher, dies pro Artikel zu führen, anstatt pro Produktlinie. die Wissensdatenbank konsultieren für weitere Informationen zu Kennzeichnung und Identifizierung bietet einen umfassenderen Überblick über das, was sonst noch auf einem Etikett und einer Produktseite vorhanden sein sollte.
Wer sich nicht sicher ist, ob dies für das eigene Sortiment relevant ist — beispielsweise weil Produkte ohne Änderung weitergegeben werden — tut gut daran, zunächst die eigene Rolle in der Lieferkette klar zu definieren, denn diese bestimmt, wer für diese Verknüpfung verantwortlich ist. in wenigen Fragen sehen, welche Rolle auf Sie zutrifft bietet dort einen ersten Anhaltspunkt, kostenlos und unverbindlich.
Was dies nicht bedeutet
Diese Verpflichtung bedeutet nicht, dass jedes einzelne Exemplar eine individuelle Seriennummer benötigt; es geht um die Kennzeichnung auf der Ebene des Typs oder der Charge, es sei denn, die Art des Produkts verlangt etwas anderes. Es bedeutet auch nicht, dass Sie bei jeder kleinen Änderung in der Verwaltung die gesamte Produktseite neu aufbauen müssen — nur die Kennzeichnungsnummer muss korrekt sein und online auffindbar sein.
Das Strukturieren dieser Verknüpfung pro Artikel, zusammen mit dem übrigen Produktdossier, ist genau das, wofür der kostenpflichtige Teil das System und die Preise ansehen hilft: der feste Platz, wo Typ- oder Chargennummer, Risikoanalyse und technische Dokumentation beisammen stehen. Sind Sie sich noch unsicher, ob dies für Ihre Produkte gilt, schauen Sie sich zunächst an die häufig gestellten Fragen zu Kennzeichnung und Identifizierung.
Möchten Sie wissen, ob und wie diese Verpflichtung für Ihre Produkte gilt? Führen Sie den kostenlosen Quick-Check durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank — ohne Konto, ohne Verpflichtung.