De meestgemaakte fout bij de GPSR-velden op bol en Amazon
De fout die het vaakst voorkomt, is dat verkopers de GPSR-velden op bol en Amazon invullen als een formaliteit die je even afvinkt, met dezelfde gegevens die toch al ergens in het systeem staan. Het gevolg: een naam van een leverancier die niet de verantwoordelijke persoon is, een adres dat niet klopt met wat er op het etiket staat, of een productomschrijving die niet aansluit bij de veiligheidsinformatie die de marktplaats juist vraagt. Marktplaatsen controleren deze velden steeds vaker geautomatiseerd, en een mismatch is precies wat zo'n controle eruit filtert.
Het korte antwoord: de GPSR-velden zijn geen los formulier naast uw bestaande productinformatie, maar een weerspiegeling ervan. Wat u bij bol of Amazon invult, moet overeenkomen met wat er op het etiket, de verpakking en uw eigen productpagina staat. Loopt dat uiteen, dan is dat voor een marktplaats reden om een listing te blokkeren nog voordat er iemand inhoudelijk naar het product heeft gekeken.
Waarom marktplaatsen deze velden vragen
Bol en Amazon zijn zelf geen fabrikant of importeur van de meeste producten die via hun platform verkocht worden, maar de verordening legt marktplaatsen wel een eigen zorgplicht op. Om daaraan te kunnen voldoen, moeten zij per product kunnen tonen wie waarvoor verantwoordelijk is: wie de fabrikant is, wie als verantwoordelijke persoon in de EU optreedt, en waar een consument met een klacht of een veiligheidsmelding terechtkan. Die velden zijn dus niet bedoeld als extra werk voor de verkoper, maar als de manier waarop de marktplaats aan haar eigen verplichting voldoet. Wat u daar invult, staat in het verlengde van de rol die u in de keten inneemt, en die rol bepaalt welke velden voor u eigenlijk relevant zijn.
Fout 1: de rol verkeerd invullen
Een veelvoorkomende fout is dat een verkoper zichzelf als fabrikant invult omdat dat het eerste veld is dat wordt getoond, terwijl er feitelijk sprake is van een zuivere doorverkoop, of andersom: een verkoper die onder eigen merk verkoopt en zichzelf toch als distributeur registreert omdat dat minder velden oplevert. De rol die u invult, bepaalt welke aanvullende gegevens de marktplaats van u verwacht, en een verkeerde keuze werkt door in alle velden die daarna volgen.
Fout 2: gegevens die niet overeenkomen met de eigen productpagina
De tweede fout ontstaat wanneer het adres van de verantwoordelijke persoon, het type- of batchnummer, of de waarschuwingstekst op de marktplaats afwijkt van wat er op de eigen webshop of op het etiket staat. Dat gebeurt vaak simpelweg omdat de gegevens op twee plekken los van elkaar worden bijgehouden. Een toezichthouder of een geautomatiseerde controle van de marktplaats hoeft niet te beoordelen of het product zelf veilig is om toch al een discrepantie te signaleren; de tegenstrijdigheid alleen is al reden voor nader onderzoek.
Fout 3: een afbeelding in plaats van doorzoekbare tekst
Sommige verkopers vullen het veld met veiligheidsinformatie of waarschuwingen in met een foto van het etiket, in de veronderstelling dat dit voldoet zolang de tekst maar leesbaar is. Marktplaatsen en toezichthouders werken echter steeds vaker met tekst die doorzoekbaar en machinaal te controleren moet zijn. Een QR-code of een afbeelding kan een aanvulling zijn, maar vervangt de verplichte tekstuele informatie niet. Dat sluit aan bij een breder patroon: ook op de eigen productpagina volstaat een QR-code niet als vervanging van de verplichte waarschuwingen zelf.
Wat er gebeurt als een veld ontbreekt of niet klopt
De praktijk bij marktplaatsen is doorgaans dat een onvolledig of tegenstrijdig ingevuld GPSR-veld leidt tot het offline halen van de listing, soms tijdelijk, soms totdat de gegevens zijn aangepast. Bij import kan een vergelijkbaar mechanisme spelen bij de douane, waar een zending kan worden vastgehouden als de begeleidende documentatie niet aansluit bij wat er op het product of de verpakking staat. Geen van beide is een oordeel over de veiligheid van het product; het is een controle op de volledigheid en consistentie van de informatie eromheen.
Hoe u dit voorkomt
De meest praktische aanpak is om de GPSR-velden niet los in te vullen per marktplaats, maar te laten voortkomen uit één bronbestand per product: dezelfde naam en hetzelfde adres van de verantwoordelijke persoon, hetzelfde type- en batchnummer, dezelfde waarschuwingstekst in de juiste taal, op elke plek waar die informatie moet verschijnen. Dat voorkomt niet alleen fouten bij marktplaatsen, maar ook bij uw eigen productpagina en etiket. Meer over wat er precies op zo'n productpagina hoort te staan, en hoe u dat consistent aanlevert, leest u in de kennisbank per onderwerp.
Wilt u eerst weten welke rol u in de keten inneemt voordat u de GPSR-velden bij een marktplaats invult? De gratis rollencheck geeft daar in een paar vragen een indicatie van, zonder dat u een account nodig heeft. En als u wilt weten hoe de informatie op gpsria.eu tot stand komt en welk deel gratis blijft, staat dat overzichtelijk beschreven op de pagina over de werkwijze achter het platform.