Welche Dokumente muss ich bei meinem Lieferanten anfordern?

Welche Dokumente Sie anfordern, hängt von Ihrer Rolle ab

Was Sie bei einem Lieferanten anfordern, unterscheidet sich grundlegend zwischen einem Importeur und einem Distributor — und dieser Unterschied liegt darin, was die Verordnung von jeder Rolle verlangt. Ein Importeur bezieht ein Produkt von außerhalb der EU und bringt es selbst in die Union; diese Rolle überprüft, ob der Hersteller seinen Verpflichtungen nachgekommen ist, und fordert daher die vollständige Dokumentation an: die technische Dokumentation, die Risikoanalyse, die EU-Konformitätsinformationen, die Anleitung und Warnhinweise in der erforderlichen Sprache und die Daten, die den Hersteller rückverfolgbar machen. Ein Distributor — wer das Produkt innerhalb der EU weiterverkauft, ohne es als Erster zu importieren oder unter eigenem Namen zu führen — überprüft nur, ob die erforderlichen Informationen auf dem Produkt oder der Verpackung vorhanden sind: Warnhinweise, Gebrauchsanleitung, Kennzeichnungsdaten. Ein Distributor muss daher nicht die zugrunde liegende Risikoanalyse oder technische Dossiers anfordern; diese Verpflichtung obliegt dem Hersteller und dem Importeur, nicht ihm.

Wer ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke verkauft, gilt jedoch selbst als Hersteller — auch wenn das Produkt anderswo entwickelt wurde und nur ein Logo aufgebracht ist. In diesem Fall ist das Anfordern bei dem Lieferanten nicht ausreichend: die zugrunde liegenden Daten (Spezifikationen, Testberichte, Materialinformationen) bilden dann den Ausgangspunkt für eine eigene technische Dokumentation und Risikoanalyse, die das Unternehmen selbst nachweisen muss. Was ursprünglich als "Dokumente beim Lieferanten anfordern" beginnt, wird in dieser Situation zum Aufbau eines eigenen Dossiers.

Wo dieser Unterschied in der Verordnung steht

Die Unterscheidung folgt aus Artikel 11 der Verordnung (EU) 2023/988, der die Kontrollpflicht des Importeurs beschreibt, und Artikel 12, der die leichtere Kontrollpflicht des Distributors regelt. Beide Artikel gelten in jedem der siebenundzwanzig Mitgliedstaaten identisch, da die GPSR eine Verordnung ist und keine Richtlinie, die pro Land umgesetzt wird.