Meddig kell megőriznem a termékvitás dokumentációját?

Hat év érvényes a műszaki dokumentációra és nyomon követhetőségre

A műszaki dokumentáció és a nyomon követhetőségi adatok tekintetében a GPSR alapján hat éves megőrzési időszak vonatkozik. Az, hogy kinek kell megőriznie az adott dokumentációt, a lánc szereplőjének a szerepétől függ. A gyártó a műszaki dokumentációt — beleértve a kockázatelemzést, a tervezési és gyártási adatokat — összeállítja és hat évig megőrzi. A nyomon követhetőségi adatok, mint például az, hogy kitől érkeztetett egy termék és kihez lett továbbszállítva, szélesebb körűek: ez az adminisztráció érinti a gyártót, az importőrt és az elosztót, mivel a lánc minden egyes szintjének igazolnia kell, hogy egy termék honnan származik és hova kerül.

Ez azonnal releváns a saját márka szabály alkalmazásakor. Egy webáruház, amely egy beszerzett terméket saját neve vagy logója alatt értékesít, nem tekinthető elosztónak, hanem gyártónak — a teljes műszaki dokumentáció hat éves megőrzési kötelezettségével, nem csak a nyomon követhetőségi adatokkal. Aki tisztán továbbértékesít saját márka nélkül, és a terméket lényegesen nem módosítja, az elosztó marad: az nem köteles műszaki dokumentációt összeállítani vagy megőrizni, de a termék forrásáról és értékesítéséről szóló adatokat igen. Ez a különbség a "hat év műszaki dokumentáció" és a "hat év nyomon követhetőségi adatok" között tehát nem az előnytől függ, hanem közvetlenül abból következik, hogy egy vállalkozás milyen szerepet tölt be a láncban.

A megőrzési időszak forrása: a GPSR 18. cikke

A hat éves időszak a Verordening (EU) 2023/988 18. cikkében szerepel, amely a termékek nyomon követhetőségét és a kapcsolódó megőrzési kötelezettséget szabályozza. Mivel a GPSR egy rendelet, ez a rendelkezés közvetlenül és azonos módon érvényes mind a huszonhét tagállamban — nincs olyan nemzeti átültetés, amely az időszakot rövidítené vagy meghosszabbítaná.