Hur länge måste jag spara min produktdokumentation?

Sex år gäller för teknisk dokumentation och spårbarhet

För den tekniska dokumentationen och spårbarhetsinformationen gäller en bevarandetid på sex år enligt GPSR. Vem som måste bevara denna dokumentation beror på vilken roll man har i leveranskedjan. Tillverkaren upprättar den tekniska dokumentationen — med riskanalysen, konstruktions- och produktionsuppgifter — och bevarar den i sex år. Spårbarhetsinformationen, såsom från vem en produkt mottagits och till vem den levererats, är bredare: denna dokumentation berör tillverkare, importör och distributör, eftersom varje led i kedjan måste kunna påvisa var en produkt kommer ifrån och vart den gått.

Detta är omedelbar tillämpning av egenmärkesregeln. En webbutik som säljer en inköpt produkt under sitt eget namn eller logotyp räknas inte som distributör utan som tillverkare — med motsvarande skyldighet att bevara fullständig teknisk dokumentation i sex år, inte bara spårbarhetsinformationen. Den som endast säljer vidare utan eget märke och inte väsentligt förändrar produkten förblir distributör: denne behöver inte upprätta eller bevara teknisk dokumentation, men väl information om produktens ursprung och försäljning. Denna skillnad mellan "sex år teknisk dokumentation" och "sex år spårbarhetsinformation" är alltså inte en fråga om preferens, utan följer direkt av vilken roll ett företag har i leveranskedjan.

Var bevarandetiden kommer ifrån: artikel 18 GPSR

Sex års fristen anges i artikel 18 i Förordning (EU) 2023/988, som reglerar produkternas spårbarhet och motsvarande bevaringsskyldighet. Eftersom GPSR är en förordning gäller denna bestämmelse direkt och identiskt i alla tjugosju medlemsstater — det finns ingen nationell genomförande som skulle kunna förkorta eller förlänga fristen.