Quanto tempo devo manter a minha documentação de produto?

Seis anos aplicam-se à documentação técnica e rastreabilidade

Para a documentação técnica e os dados de rastreabilidade, o GPSR estabelece um período de retenção de seis anos. Quem deve conservar essa documentação depende da função na cadeia de abastecimento. O fabricante elabora a documentação técnica — incluindo a análise de riscos, dados de conceção e produção — e conserva-a durante seis anos. Os dados de rastreabilidade, como de quem um produto foi recebido e a quem foi entregue, têm um âmbito mais amplo: esta documentação afeta fabricantes, importadores e distribuidores, pois cada elo da cadeia deve demonstrar de onde um produto provém e para onde foi enviado.

É aqui que a regra da marca própria se aplica. Uma loja online que vende um produto adquirido sob sua própria marca ou logótipo não é considerada distribuidora, mas fabricante — com a obrigação correspondente de conservar a documentação técnica completa durante seis anos, não apenas os dados de rastreabilidade. Quem apenas revende sem marca própria e não altera substancialmente o produto mantém a qualidade de distribuidor: não é obrigado a elaborar ou conservar documentação técnica, mas deve manter os dados sobre origem e distribuição do produto. Esta distinção entre "seis anos de documentação técnica" e "seis anos de dados de rastreabilidade" não é, portanto, uma questão de preferência, mas decorre diretamente da função que uma empresa desempenha na cadeia.

De onde vem o período de retenção: artigo 18 GPSR

O período de seis anos consta do artigo 18 do Regulamento (UE) 2023/988, que rege a rastreabilidade dos produtos e a obrigação de conservação correspondente. Como o GPSR é um regulamento, esta disposição aplica-se direta e identicamente em todos os vinte e sete Estados-membros — não existe qualquer transposição nacional que pudesse encurtar ou prolongar o período.