Jak długo muszę przechowywać dokumentację produktu?

Sześć lat obowiązuje dla dokumentacji technicznej i śledzenia

Zgodnie z GPSR, dokumentacja techniczna i dane śledzenia podlegają okresowi przechowywania wynoszącemu sześć lat. Kto musi przechowywać tę dokumentację, zależy od roli w łańcuchu dostaw. Producent opracowuje dokumentację techniczną — wraz z analizą ryzyka, danymi projektowymi i produkcyjnymi — i przechowuje ją przez sześć lat. Dane śledzenia, takie jak informacje o tym, od kogo produkt został otrzymany i komu został dostarczony, mają szerszy zakres: ta ewidencja dotyczy producenta, importera i dystrybutora, ponieważ każdy uczestnik łańcucha musi wykazać, skąd pochodzi produkt i dokąd został dostarczon.

Tutaj zaczyna się obowiązywać reguła marki własnej. Sklep internetowy, który sprzedaje kupiony produkt pod własną nazwą lub logo, nie uważa się za dystrybutora, ale za producenta — z odpowiadającym mu obowiązkiem przechowywania pełnej dokumentacji technicznej przez sześć lat, a nie tylko danych śledzenia. Kto handluje przede wszystkim dalej bez własnej marki i nie zmienia zasadniczo produktu, pozostaje dystrybutorem: nie musi opracowywać ani przechowywać dokumentacji technicznej, ale musi przechowywać dane o pochodzeniu i dystrybucji produktu. To rozróżnienie między "sześć lat dokumentacji technicznej" i "sześć lat danych śledzenia" nie jest więc kwestią preferencji, ale wynika bezpośrednio z roli, którą przedsiębiorstwo pełni w łańcuchu dostaw.

Skąd pochodzi okres przechowywania: artykuł 18 GPSR

Okres sześciu lat określony jest w artykule 18 Rozporządzenia (UE) 2023/988, które reguluje śledzenie produktów i związany z tym obowiązek przechowywania. Ponieważ GPSR jest rozporządzeniem, przepis ten obowiązuje bezpośrednio i identycznie we wszystkich siedemnastu państwach członkowskich — nie ma transpozycji krajowej, która mogłaby skrócić lub wydłużyć okres.