Kuinka kauan minun on säilytettävä tuotedokumentaationi?

Kuusi vuotta koskee teknistä dokumentaatiota ja jäljitettävyyttä

Tekniselle dokumentaatiolle ja jäljitettävyystiedoille on GPSR:n mukaisesti määritetty kuuden vuoden säilytysaika. Kuka dokumentaatiota säilyttää, riippuu ketjussa olevasta roolista. Valmistaja laadii teknisen dokumentaation — riskianalyysin, suunnittelu- ja tuotantotiedot mukaan lukien — ja säilyttää sen kuuden vuoden ajan. Jäljitettävyystiedot, kuten tiedot siitä, keneltä tuote on vastaanotettu ja kenelle se on toimitettu, kattavat laajemman alueen: tämä asiakirjoitus koskee valmistajaa, maahantuojaa ja jälleenmyyjää, sillä ketjun jokaisen vaiheen tulee voida osoittaa, mistä tuote on peräisin ja minne se on toimitettu.

Tässä tulee esille oman brändin sääntö. Verkkokauppa, joka myy ostetun tuotteen omalla nimellään tai logolla, ei ole jälleenmyyjä vaan valmistaja — ja siihen liittyy velvoite säilyttää täydellinen tekninen dokumentaatio kuuden vuoden ajan, ei pelkästään jäljitettävyystietoja. Yritys, joka vain jälleenmyy ilman omaa merkkiä ja ei olennaisesti muuta tuotetta, säilyy jälleenmyyjänä: sen ei tarvitse laatia tai säilyttää teknistä dokumentaatiota, mutta sen on säilytettävä tiedot tuotteen alkuperästä ja myyntiä koskevat tiedot. Ero "kuuden vuoden teknisen dokumentaation" ja "kuuden vuoden jäljitettävyystietojen" välillä ei ole siis mieltymyksen kysymys, vaan se johtuu suoraan siitä, mitä roolia yritys ketjussa täyttää.

Mistä säilytysaika tulee: GPSR:n 18 artikla

Kuuden vuoden määräaika on asetettu Asetuksen (EU) 2023/988 18 artiklassa, joka sääntelee tuotteiden jäljitettävyyttä ja siihen liittyvää säilytysvelvoitetta. Koska GPSR on asetus, tämä määräys koskee suoraan ja samalla tavalla kaikkia kaksikymmentäseitsemää jäsenvaltiota — ei ole kansallista täytäntöönpanoa, joka voisi lyhentää tai pidentää määräaikaa.