Per quanto tempo devo conservare la mia documentazione sul prodotto?

Sei anni per la documentazione tecnica e la tracciabilità

Per la documentazione tecnica e i dati di tracciabilità secondo il GPSR si applica un periodo di conservazione di sei anni. Chi deve conservare tale documentazione dipende dal ruolo nella catena. Il fabbricante redige la documentazione tecnica — con l'analisi dei rischi, i dati di progettazione e di produzione — e la conserva per sei anni. I dati di tracciabilità, come da chi è stato ricevuto un prodotto e a chi è stato consegnato, sono più ampi: tale amministrazione riguarda il fabbricante, l'importatore e il distributore, poiché ogni anello della catena deve provare da dove proviene un prodotto e dove è stato consegnato.

È proprio qui che la regola del marchio proprio si applica. Un negozio online che vende un prodotto acquistato con il proprio nome o logo non è considerato distributore ma fabbricante — con il conseguente obbligo di conservare la documentazione tecnica completa per sei anni, non solo i dati di tracciabilità. Chi rivende semplicemente senza applicare il proprio marchio e non modifica sostanzialmente il prodotto rimane distributore: non deve redigere o conservare la documentazione tecnica, ma deve conservare i dati sull'origine e sulla distribuzione del prodotto. Tale distinzione tra "sei anni di documentazione tecnica" e "sei anni di dati di tracciabilità" non è quindi una questione di preferenza, ma deriva direttamente dal ruolo che un'impresa svolge nella catena.

Da dove viene il periodo di conservazione: articolo 18 GPSR

Il termine di sei anni è stabilito dall'articolo 18 del Regolamento (UE) 2023/988, che disciplina la tracciabilità dei prodotti e il relativo obbligo di conservazione. Poiché il GPSR è un regolamento, tale disposizione si applica direttamente e identicamente in tutti i ventisette Stati membri — non vi è alcun adattamento nazionale che potrebbe ridurre o prolungare il termine.