Hvor længe skal jeg opbevare min produktdokumentation?

Seks år gælder for teknisk dokumentation og sporbarhed

For teknisk dokumentation og sporbarhedsdata gælder der under GPSR en opbevaringsperiode på seks år. Hvem der skal opbevare dokumentationen, afhænger af rollen i værdikæden. Producenten udarbejder den tekniske dokumentation — med risikovurderingen, design- og produktionsdata — og opbevarer den i seks år. Sporbarhedsdata, såsom fra hvem et produkt er modtaget og til hvem det er leveret videre, er bredere: denne administration vedrører producent, importør og distributør, fordi hver led i værdikæden skal kunne påvise, hvor et produkt stammer fra, og hvor det er gået hen.

Dette er netop hvor reglen om eget mærke kommer ind. En webshop, der sælger et købt produkt under eget navn eller logo, gælder ikke som distributør, men som producent — med den tilhørende pligt til at opbevare den fuldstændige tekniske dokumentation i seks år, ikke kun sporbarhedsdata. Hvem der udelukkende videresælger uden eget mærke, og som ikke væsentligt ændrer produktet, forbliver distributør: denne skal ikke udarbejde eller opbevare teknisk dokumentation, men skal dog have data om produktets herkomst og afsætning. Den forskel mellem "seks år teknisk dokumentation" og "seks år sporbarhedsdata" er derfor ikke et spørgsmål om præference, men følger direkte af, hvilken rolle en virksomhed har i værdikæden.

Hvor opbevaringsperioden kommer fra: artikel 18 GPSR

Perioden på seks år er fastsat i artikel 18 i Forordning (EU) 2023/988, som regulerer sporbarhed af produkter og den tilhørende opbevaringspligt. Fordi GPSR er en forordning, gælder denne bestemmelse direkte og identisk i alle syvogtyve medlemsstater — der er ingen national gennemførelse, som kunne forkorte eller forlænge perioden.