Cât timp trebuie să conservez documentația produsului?

Șase ani se aplică pentru documentația tehnică și trasabilitate

Pentru documentația tehnică și datele de trasabilitate, Regulamentul GPSR prevede o perioadă de păstrare de șase ani. Cine trebuie să păstreze acea documentație depinde de rolul dvs. în lanț. Producătorul elaborează documentația tehnică — inclusiv analiza riscurilor, datele de proiectare și producție — și o păstrează șase ani. Datele de trasabilitate, cum ar fi informații despre cine a furnizat un produs și cui a fost acesta transmis, au o aplicabilitate mai largă: această evidență afectează producătorul, importatorul și distribuitorul, deoarece fiecare actor din lanț trebuie să dovedească de unde provine un produs și cui a fost acesta vândut.

Aici intră în joc regula mărcii proprii. Un magazin online care vinde un produs achiziționat sub propriul nume sau logo nu este considerat distribuitor, ci producător — cu obligația corespunzătoare de a păstra documentația tehnică completă șase ani, nu doar datele de trasabilitate. Cine revinde pur și simplu fără marca proprie și nu modifică esențial produsul rămâne distribuitor: acesta nu trebuie să elaboreze sau să păstreze documentația tehnică, dar trebuie să mențină informații privind originea și distribucția produsului. Distincția dintre "șase ani pentru documentația tehnică" și "șase ani pentru datele de trasabilitate" nu este deci o chestiune de preferință, ci rezultă direct din rolul pe care o întreprindere îl îndeplinește în lanț.

De unde provine perioada de păstrare: articolul 18 GPSR

Perioada de șase ani este prevăzută în articolul 18 al Regulamentului (UE) 2023/988, care reglementează trasabilitatea produselor și obligația de păstrare asociată. Deoarece GPSR este un regulament, această dispoziție se aplică direct și identic în toate cei douăzeci și șapte de state membre — nu există o transpunere națională care ar putea reduce sau prelungi perioada.