¿Durante cuánto tiempo debo conservar mi documentación de producto?

Seis años para la documentación técnica y la trazabilidad

Según el GPSR, la documentación técnica y los datos de trazabilidad están sujetos a un período de conservación de seis años. Quién debe conservar esa documentación depende del papel en la cadena. El fabricante elabora la documentación técnica —con el análisis de riesgos, datos de diseño y producción— y la conserva durante seis años. Los datos de trazabilidad, como información sobre quién suministró un producto y a quién se le entregó, tienen un alcance más amplio: este registro afecta al fabricante, importador y distribuidor, ya que cada eslabón de la cadena debe poder demostrar de dónde procede un producto y adónde ha ido.

Aquí es donde entra en juego la regla de marca propia. Una tienda en línea que vende un producto adquirido bajo su propio nombre o logotipo no se considera distribuidor sino fabricante —con la obligación correspondiente de conservar la documentación técnica completa durante seis años, no solo los datos de trazabilidad. Quien simplemente revende sin marca propia y no modifica sustancialmente el producto sigue siendo distribuidor: no necesita elaborar ni conservar documentación técnica, pero sí los datos sobre procedencia y distribución del producto. Esa distinción entre «seis años de documentación técnica» y «seis años de datos de trazabilidad» no es, por tanto, una cuestión de preferencia, sino que se derive directamente del papel que desempeña una empresa en la cadena.

De dónde procede el período de conservación: artículo 18 GPSR

El plazo de seis años se establece en el artículo 18 de la Verordnung (EU) 2023/988, que regula la trazabilidad de los productos y la obligación de conservación asociada. Como el GPSR es un reglamento, esta disposición es directamente aplicable e idéntica en los veintisiete Estados miembros —no existe una transposición nacional que pudiera acortar o prolongar el plazo.