Най-честата грешка при докладване чрез Safety Business Gateway не е, че компаниите забравят да докладват. Проблемът е, че чакат твърде дълго или подават доклад без да приложат всички необходими информации. Непълен или закъснял доклад отнема време за поправка, а това е точно времето, което нямате при риск за безопасност.
Регламентът задължава производителите, вностелите и дистрибуторите да докладват опасен продукт на компетентните органи, веднага щом знаят или трябва разумно да знаят, че продуктът представлява риск за потребителите. Докладването се извършва чрез Safety Business Gateway, централния докладен пункт на Европейската комисия. Часовникът започва да тиква в момента, когато знаете за риска, а не в момента, когато решите да го обсъдите вътрешно.
Защо компаниите докладват късно
На практика закъснението обикновено не възниква поради нежелание, а поради колебание. Пристига оплакване, служител го оценява като еденичен случай, и едва след второ или трето подобно докладване въпросът се преразглежда. Този период на вътрешна преценка не брои като валидна причина за отлагане на външното докладване. При проверка наблюдателите гледат към момента, в който рискът разумно е могъл да бъде известен, а не към момента, в който компанията го е установила вътрешно.
Втора причина е, че компаниите бъркат вътрешната регистрация на оплакване със външното докладване. Записването на оплакване в регистър на оплаквания е етап в собствената ви система за спазване на разпоредбите; то не е докладване на контролния орган. И двата процеса трябва да съществуват един до друг, с ясна критична точка: от кое оплакване или кой сигнал вътрешната регистрация се превръща във външно докладване.
Грешката на непълната информация
Освен документирането късно, непълното докладване е втората най-честа грешка. Докладване чрез Safety Business Gateway изисква кохерентна картина: кой продукт е засегнат, с кой тип или номер на партида, какъв е докладваният риск и какви мерки вече са предприети или се разглеждат. Компаниите, които нямат тези данни готови в момента на докладване, подават непълен файл, което почти всегда води до допълнителни въпроси и следователно до закъснение в обработката.
Това е по-често при компаниите, които нямат наред своята техническа документация. Без ясен преглед на това кой доставчик е доставил кой компонент и без установена анализ на рисковете за всеки продукт, е трудно при докладване бързо да попълните правилните данни. Именно поради тази причина е полезно да имате файл на продукта за всеки артикул готов, преди да се случи нещо нередно, а не едва когато е необходимо.
Не всички засегнати страни са информирани
Трета грешка, която се среща редовно: докладване се подава за страната, където е регистрирана компанията, докато продуктът е продаван и в други държави членки на ЕС. Регламентът вижда европейски пазар, и риск, който възниква в една страна, може да бъде релевантен и за потребители другаде. Кои точно стъпки са подходящи при това, зависи от конкретната ситуация и е нещо, върху което юрист или компетентният орган могат да дадат насоки.
Как да избегнете това
Сърцевината на предотвратяването на тези грешки не се крие в самото докладване, а в подготовката преди него. Вътрешен процес, в който оплаквания се преценяват систематично, фиксирана точка на контакт, която решава кога един сигнал оправдава външното докладване, и файл за всеки продукт, който вече е готов с типове и номера на партиди и анализ на рисковете: това са строителните елементи, които правят разликата между докладване, което е готово за часове, и докладване, което продължава седмици, защото липсват данни.
Дали вашето предприятие попада под това задължение за докладване като производител, внос или разпространител, и каква е вашата точна роля в верига на доставката, можете да се определи в няколко въпроса. Начинът, по който подкрепяме нашата информация и откъде идва, можете да прочетете на тази страница. За по-пълна картина на това какво означават регистър на оплаквания и система за съответствие на практика, предлага базата от знания за докладване и отзив по-задълбочен преглед. И кой иска да знае колко струва досие на продукта преди да възникне проблем, ще го намери на страницата с цени.
Това обяснение не замества юридическия съвет и не представлява преценка на вашата конкретна ситуация. Ако се съмнявате дали и кога докладването е задължение за вас, консултирайте се с адвокат или с надлежния контролен орган. Ако преди това желаете да получите представа за вашата роля и задължения, направете безплатния бърз преглед или прочетете другите теми в базата от знания.