Der häufigste Fehler bei einer Meldung über Safety Business Gateway ist nicht, dass Unternehmen das Melden vergessen. Es ist, dass sie zu lange warten oder die Meldung ohne die erforderlichen Informationen einreichen. Eine unvollständige oder zu späte Meldung kostet Zeit, um sie zu beheben, und das ist genau die Zeit, die Sie bei einem Sicherheitsrisiko nicht haben.
Die Verordnung verpflichtet Hersteller, Importeure und Distributor, ein gefährliches Produkt bei den zuständigen Behörden zu melden, sobald sie wissen oder vernünftigerweise wissen müssen, dass ein Produkt ein Risiko für Verbraucher darstellt. Diese Meldung erfolgt über Safety Business Gateway, die zentrale Meldestelle der Europäischen Kommission. Die Uhr läuft ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie Kenntnis vom Risiko haben, nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie beschließen, das Risiko intern zu besprechen.
Warum Unternehmen zu spät melden
In der Praxis entsteht Verzögerung normalerweise nicht aus Unwillen, sondern aus Unsicherheit. Eine Beschwerde kommt herein, ein Mitarbeiter bewertet sie als Einzelfall, und erst nach der zweiten oder dritten ähnlichen Meldung wird das Anliegen eskaliert. Dieser Zeitraum der internen Überlegung zählt nicht als gültiger Grund, die externe Meldung zu verschieben. Bei einer Kontrolle prüfen Aufsichtsbehörden den Zeitpunkt, zu dem das Risiko vernünftigerweise hätte bekannt sein können, nicht den Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen dies intern festgestellt hat.
Eine zweite Ursache besteht darin, dass Unternehmen die interne Erfassung einer Beschwerde mit der externen Meldung verwechseln. Eine Beschwerde in einem Beschwerdeverzeichnis zu registrieren ist ein Schritt in Ihrem eigenen Compliance-System; es ist keine Meldung an die Aufsichtsbehörde. Beide Prozesse sollten nebeneinander ablaufen, mit einem klaren Umschlagpunkt: ab welcher Beschwerde oder welchem Signal wird die interne Registrierung zu einer externen Meldung.
Der Fehler unvollständiger Informationen
Neben zu spätem Melden ist unvollständiges Melden der zweite häufige Fehler. Eine Meldung über Safety Business Gateway erfordert ein kohärentes Bild: welches Produkt betroffen ist, mit welcher Typ- oder Chargennummer, was das gemeldete Risiko ist und welche Maßnahmen bereits ergriffen oder in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die diese Daten zum Zeitpunkt der Meldung nicht zur Hand haben, reichen ein unvollständiges Dossier ein, was fast immer zu Nachfragen und damit zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führt.
Dies tritt häufiger bei Unternehmen auf, deren technische Dokumentation nicht in Ordnung ist. Ohne einen klaren Überblick darüber, welcher Lieferant welches Bauteil geliefert hat, und ohne dokumentierte Risikoanalyse pro Produkt, ist es schwierig, bei einer Meldung schnell die richtigen Daten zu vervollständigen. Genau deshalb lohnt es sich, ein Produktdossier pro Artikel bereitzuhaben, bevor etwas schiefgeht, nicht erst dann, wenn es erforderlich ist.
Nicht alle beteiligten Länder werden informiert
Ein dritter Fehler, der regelmäßig auftritt: Eine Meldung wird für das Land eingereicht, in dem sich das Unternehmen ansässig ist, während das Produkt auch in anderen EU-Mitgliedstaaten verkauft wurde. Die Verordnung geht von einem europäischen Markt aus, und ein Risiko, das sich in einem Land zeigt, kann auch für Verbraucher anderswo relevant sein. Welche Schritte dabei genau angebracht sind, hängt von der konkreten Situation ab und ist etwas, zu dem ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde Auskunft geben kann.
So vermeiden Sie das
Der Kern der Vermeidung dieser Fehler liegt nicht in der Meldung selbst, sondern in deren Vorbereitung. Ein interner Prozess, in dem Beschwerden strukturell bewertet werden, ein fester Ansprechpartner, der entscheidet, wann ein Signal eine externe Meldung rechtfertigt, und ein Dossier pro Produkt, das bereits vorliegt und Typ- und Chargennummern sowie Risikoanalyse enthält: Das sind die Bausteine, die den Unterschied zwischen einer Meldung ausmachen, die innerhalb weniger Stunden abgeschlossen ist, und einer Meldung, die sich über Wochen hinzieht, weil Daten fehlen.
Ob Ihr Unternehmen als Hersteller, Einführer oder Distributor unter diese Meldepflicht fällt und welche genaue Rolle Sie in der Kette tragen, können Sie in ein paar Fragen bestimmen lassen. Die Art und Weise, wie wir unsere Informationen untermauern und woher diese stammen, lesen Sie auf dieser Seite. Für ein vollständigeres Bild davon, was ein Beschwerderegister und ein Compliance-System in der Praxis bedeuten, bietet die Wissensdatenbank zum Melden und Rückrufen mehr Vertiefung. Und wer wissen möchte, was ein Produktdossier kostet, bevor etwas schiefgeht, findet das zurück auf der Preisseite.
Diese Erläuterung ersetzt keine rechtliche Beratung und stellt keine Bewertung Ihrer spezifischen Situation dar. Wenn Sie unsicher sind, ob und wann eine Meldung bei Ihnen angebracht ist, konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde. Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick über Ihre Rolle und Verpflichtungen bekommen, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank.