Det vanligaste misstaget vid rapportering via Safety Business Gateway är inte att företag glömmer att rapportera. Det är att de väntar för länge, eller att de gör rapporteringen utan att lämna in rätt information helt. En ofullständig eller försenad rapportering tar tid att rätta till, och det är precis den tid du inte har vid en säkerhetskris.
Förordningen förpliktar tillverkare, importörer och distributörer att rapportera en farlig produkt till de behöriga myndigheterna så snart de vet eller rimligen borde veta att en produkt utgör en risk för konsumenterna. Denna rapportering sker via Safety Business Gateway, Europeiska kommissionens centrala rapporteringspunkt. Klockan börjar gå när du har kunskap om risken, inte när du beslutar dig för att diskutera det internt.
Varför företag rapporterar för sent
I praktiken uppstår förseningar vanligtvis inte från ovilja utan från osäkerhet. En klagomål kommer in, en anställd bedömer det som engångshändelse, och först efter andra eller tredje liknande rapportering eskaleras ärendet. Denna period av intern övervägande räknas inte som giltig anledning att skjuta upp den externa rapporteringen. Vid en inspektion tittar tillsynsmyndigheterna på när risken rimligen skulle ha kunnat vara känd, inte när ett företag internt har fastställt det.
En andra orsak är att företag blandar ihop den interna registreringen av ett klagomål med den externa rapporteringen. Att notera ett klagomål i ett klagomålsregister är ett steg i ditt eget efterlevnadssystem; det är inte en rapportering till myndigheten. Båda processerna ska existera tillsammans, med en tydlig övergångspunkt: från vilket klagomål eller vilken signal blir den interna registreringen en extern rapportering.
Misstaget med ofullständig information
Förutom försenad rapportering är ofullständig rapportering det andra vanliga misstaget. En rapportering via Safety Business Gateway kräver ett sammanhängande framställning: vilken produkt det gäller, med vilken typ- eller batchnummer, vad den rapporterade risken är, och vilka åtgärder som redan har vidtagits eller övervägs. Företag som inte har denna information tillgänglig vid tidpunkten för rapporteringen levererar en ofullständig dokumentation, vilket nästan alltid leder till följdfrågor och därmed till förseningar i handläggningen.
Detta uppstår oftare hos företag som inte har sin tekniska dokumentation i ordning. Utan en tydlig överblick över vilken leverantör som levererade vilken del, och utan fastställd risikoanalys per produkt, är det svårt att snabbt fylla på rätt data vid en rapportering. Precis för den anledningen lönar det sig att ha en produktdokumentation per artikel redo innan något går fel, inte först när det behövs.
Inte alla berörda länder informeras
Ett tredje misstag som förekommer regelbundet: en rapportering görs för landet där företaget är etablerat, medan produkten också är såld i andra EU-medlemsstater. Förordningen utgår från en europeisk marknad, och en risk som uppstår i ett land kan också vara relevant för konsumenter på andra håll. Vilka åtgärder som exakt är lämpliga beror på den konkreta situationen och är något som en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten kan ge vägledning om.
Så här undviker du det
Nyckeln till att undvika dessa misstag ligger inte i själva rapporteringen utan i förberedelsen för den. En intern process där klagomål bedöms strukturerat, en fast kontaktpunkt som bestämmer när en signal motiverar extern rapportering, och en dokumentation per produkt som redan ligger redo med typ- och batchnummer och risikoanalys: dessa är de byggstenar som gör skillnaden mellan en rapportering som är klar på timmar och en rapportering som drar ut på veckor eftersom data saknas.
Om du skulle kunna avgöra om ditt företag som tillverkare, importör eller distributör omfattas av denna anmälningsplikt, och exakt vilken roll du har i leveranskedjan, kan du få det bestämt genom några frågor. Hur vi underbygger vår information och var den kommer ifrån läser du på denna sida. För en mer fullständig bild av vad ett klagomålsregister och ett compliance-system innebär i praktiken erbjuder kunskapsbanken om anmälningar och återkallelser mer fördjupning. Och den som vill veta vad ett produktdossier kostar innan något går fel hittar det på prissidan.
Denna förklaring ersätter ingen juridisk rådgivning och utgör inget omdöme om din specifika situation. Om du är osäker på om och när en anmälan är relevant för dig, rådfråga då en jurist eller tillsynsmyndigheten. Vill du först få en egen uppfattning om din roll och skyldigheter, gör då den kostnadsfria snabbkontrollen eller läs de andra ämnena i kunskapsbanken.