Najčastejšia chyba pri hlásení cez Safety Business Gateway nie je, že podniky zabudnú hlasovať. Ide o to, že príliš dlho čakajú, alebo že hlásenie urobia bez úplných správnych informácií. Neúplné alebo oneskorené hlásenie si vyžaduje čas na opravu, a to je presne čas, ktorý v prípade bezpečnostného rizika nemáte.
Rozporiadenie ukladá povinnosť výrobcom, dovozcům a distribútorom hlásať nebezpečný produkt príslušným orgánom hneď, keď vedia alebo by mali dôvodne vedieť, že produkt predstavuje riziko pre spotrebiteľov. Toto hlásenie sa uskutočňuje prostredníctvom Safety Business Gateway, centrálneho hlásenia Európskej komisie. Hodiny začínajú bežať v momente, keď máte informáciu o riziku, nie v momente, keď sa rozhodnete o tom diskutovať interným spôsobom.
Prečo podniky hlasujú príliš neskoro
V praxi zpomalenie zvyčajne nevznikuje z nechuti, ale z pochybnosti. Prichádza sťažnosť, zamestnanci ju posúdia ako ojedineľú, a až po druhej alebo tretej podobnej hlášení sa vec eskaluje. Táto doba interného zvažovania sa nepočíta ako oprávnený dôvod na odloženie externého hlásenia. Dozorní orgány pri vyšetrovaní hľadajú na chvíľu, keď by bolo riziko dôvodne známe, nie na chvíľu, keď to podnik zistil interným spôsobom.
Druhou príčinou je to, že podniky si zamieňajú internú registráciu sťažnosti s externým hlásením. Zaznamenanie sťažnosti do registra sťažností je krok vo vašom vlastnom systéme zhody; nie je to hlásenie príslušnému orgánu. Oba procesy by mali existovať vedľa seba, s jasným bodom zmeny: od ktorej sťažnosti alebo ktorého signálu sa interná registrácia stáva externým hlásením.
Chyba neúplných informácií
Okrem neskoršieho hlásenia je neúplné hlásenie druhou najčastejšou chybou. Hlásenie prostredníctvom Safety Business Gateway vyžaduje súvislý obraz: ktorý produkt je dotknutý, s ktorým typovým alebo dávkovým číslom, čo je hlásené riziko a aké opatrenia boli už prijaté alebo zvažujú sa. Podniky, ktoré tieto údaje v momente hlásenia nemajú pripravené, odovzdajú neúplný dossier, čo takmer vždy vedie k ďalším otázkam a teda k spomaleniu spracovávania.
To sa vyskytuje často u podnikov, ktoré nemajú na poriadku svoju technickú dokumentáciu. Bez jasného prehľadu o tom, ktorý dodávateľ dodal ktorú súčasť, a bez zdokumentovanej analýzy rizík na produkt, je ťažké pri hlásení rýchlo doplniť správne údaje. Práve z tohto dôvodu sa oplatí mať dossier produktu na artikel pripravený ešte predtým, ako sa niečo pokazí, nie až v momente, keď je to potrebné.
Nie všetky dotknuté krajiny sú informované
Tretia chyba, ktorá sa pravidelne vyskytuje: hlásenie sa urobí pre krajinu, kde je podnik sídliaci, zatiaľ čo produkt bol predaný aj v iných krajinách EÚ. Rozporiadenie vychádza z európskeho trhu, a riziko, ktoré sa vyskytuje v jednej krajine, môže byť relevantné aj pre spotrebiteľov inde. Ktoré kroky sú v tomto kontexte vhodné, závisí od konkrétnej situácie a je to niečo, čo právny zástupca alebo príslušný dozorovací orgán môže objasniť.
Ako sa tomu vyhnúť
Jadrom toho, aby ste sa vyhli týmto chybám, nie je hlásenie samo osebe, ale príprava naň. Interný proces, v ktorom sú sťažnosti systematicky posúdené, pevný kontakt, ktorý rozhoduje, či signál ospravedlňuje eksterne hlásenie, a dossier na produkt, ktorý je už pripravený s typovými a dávkovými číslami a analýzou rizík: to sú stavebné kameň, ktoré robia rozdiel medzi hlásením, ktoré je hotové v priebehu hodín, a hlásením, ktoré sa ťahá týždne, pretože údaje chýbajú.
Či vaša spoločnosť podlieha povinnosti oznamovať ako výrobca, dovozca alebo distribútor a akú presne úlohu zohrávate v reťazci dodávky, môžete nechať určiť v niekoľkých otázkach. Spôsob, akým podopierame naše informácie a odkiaľ pochádzajú, si môžete prečítať na tejto stránke. Aby ste dostali úplnejší obraz o tom, čo v praxi znamená register sťažností a systém compliance, ponúka vedomostná základňa o oznamovaní a stiahnutí z trhu ďalšie prehĺbenie. A kto chce vedieť, čo stojí produktové dossier, než sa niečo pokazí, nájde to späť na stránke s cenami.
Tento výklad nenahradí právne poradenstvo a nie je posúdením vašej špecifickej situácie. Ak si nie ste istí, či a kedy pre vás platí povinnosť hlásenia, poraďte sa s právnikom alebo príslušným dozorným orgánom. Ak si chcete najskôr sami vytvoriť predstavu o svojej úlohe a povinnostiach, vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prečítajte ďalšie témy vo vedomostnej základni.