L'erreur la plus souvent commise lors d'une notification via la Safety Business Gateway n'est pas que les entreprises oublient de signaler. C'est qu'elles attendent trop longtemps, ou qu'elles font la notification sans fournir les informations correctes de manière complète. Une notification incomplète ou tardive prend du temps à corriger, et c'est précisément le temps dont vous ne disposez pas en cas de risque de sécurité.
Le règlement oblige les fabricants, les importateurs et les distributeurs à signaler un produit dangereux aux autorités compétentes dès qu'ils savent ou devraient raisonnablement savoir qu'un produit présente un risque pour les consommateurs. Ce signalement se fait via la Safety Business Gateway, le point de notification central de la Commission européenne. L'horloge commence à tourner au moment où vous avez connaissance du risque, non au moment où vous décidez d'en discuter en interne.
Pourquoi les entreprises signalent-elles trop tard
En pratique, le retard ne résulte généralement pas d'une mauvaise volonté, mais d'une hésitation. Une plainte arrive, un employé l'évalue comme étant isolée, et ce n'est qu'après la deuxième ou troisième plainte similaire que la question est escaladée. Cette période d'examen interne ne constitue pas une raison valable de retarder la notification externe. Les autorités de surveillance examinent au cours d'une enquête le moment auquel le risque aurait pu raisonnablement être connu, non le moment auquel une entreprise l'a établi en interne.
Une deuxième cause est que les entreprises confondent l'enregistrement interne d'une plainte avec la notification externe. Enregistrer une plainte dans un registre des plaintes est une étape de votre propre système de conformité ; ce n'est pas une notification à l'autorité de surveillance. Ces deux processus doivent coexister, avec un point de basculement clair : à partir de quelle plainte ou quel signal l'enregistrement interne devient-il une notification externe.
L'erreur d'informations incomplètes
Outre le signalement tardif, le signalement incomplet est la deuxième erreur la plus fréquente. Une notification via la Safety Business Gateway demande une image cohérente : quel produit est concerné, avec quel numéro de type ou de lot, quel est le risque signalé et quelles mesures ont déjà été prises ou sont envisagées. Les entreprises qui n'ont pas ces données à disposition au moment de la notification fournissent un dossier incomplet, ce qui entraîne presque toujours des questions complémentaires et donc un retard dans le traitement.
Cela se produit plus souvent chez les entreprises dont la documentation technique n'est pas en ordre. Sans un aperçu clair de quel fournisseur a livré quelle pièce, et sans une analyse des risques documentée par produit, il est difficile de compléter rapidement les bonnes données lors d'une notification. C'est précisément pour cette raison qu'il est judicieux d'avoir un dossier de produit par article prêt avant que quelque chose ne tourne mal, plutôt que d'attendre le moment où il devient nécessaire.
Tous les pays concernés ne sont pas informés
Une troisième erreur qui se produit régulièrement : une notification est faite pour le pays où l'entreprise est établie, tandis que le produit a également été vendu dans d'autres États membres de l'UE. Le règlement part du principe d'un marché européen, et un risque qui se manifeste dans un pays peut aussi être pertinent pour les consommateurs ailleurs. Les étapes exactes à suivre dépendent de la situation concrète et c'est une question sur laquelle un juriste ou l'autorité compétente peut donner une réponse définitive.
Comment l'éviter
Le cœur de la prévention de ces erreurs ne réside pas dans la notification elle-même, mais dans la préparation qui la précède. Un processus interne dans lequel les plaintes sont systématiquement évaluées, un point de contact fixe qui décide quand un signal justifie une notification externe, et un dossier par produit déjà préparé avec les numéros de type et de lot et l'analyse des risques : ce sont les éléments constitutifs qui font la différence entre une notification qui est réglée en quelques heures et une notification qui traîne pendant des semaines parce que les données manquent.
Si votre entreprise relève de cette obligation de notification en tant que fabricant, importateur ou distributeur, et quel rôle exact vous jouez dans la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez le déterminer en quelques questions. La manière dont nous étayons nos informations et d'où elles proviennent, vous pouvez le lire sur cette page. Pour une vision plus complète de ce qu'un registre des plaintes et un système de conformité impliquent en pratique, la base de connaissances sur la notification et le rappel offre un approfondissement. Et ceux qui veulent savoir quel est le coût d'un dossier produit avant que quelque chose ne tourne mal le retrouveront sur la page des tarifs.
Cette explication ne remplace pas un conseil juridique et ne constitue pas un jugement sur votre situation spécifique. Si vous doutez que et quand une notification vous incombe, consultez un juriste ou l'autorité compétente de surveillance. Si vous souhaitez d'abord vous faire une idée de votre rôle et de vos obligations, effectuez la vérification rapide gratuite ou lisez les autres sujets de la base de connaissances.