Najčešća greška pri prijavi putem Safety Business Gateway nije što poduzeća zaborave prijaviti. Problem je što previše čekaju ili podnose prijavu bez potpunih informacija. Nepotpuna ili prekasna prijava zahtijeva vrijeme za ispravljanje, a to je upravo vrijeme koje nemate kada postoji sigurnosni rizik.
Uredba obvezuje proizvodje, uvozike i distributera da prijave opasan proizvod nadležnim vlastima čim su svjesni ili bi razumno trebali biti svjesni da proizvod predstavlja rizik za potrošače. Ta prijava se podnosi putem Safety Business Gateway, središnjeg mjesta prijave Evropske komisije. Brojač počinje od trenutka kada steknete saznanje o riziku, a ne od trenutka kada odlučite da ga interno raspravite.
Zašto poduzeća podnose prijave prekasno
U praksi, kašnjenja obično ne nastaju iz nevoljnosti, već iz sumnje. Stigne pritužba, zaposlenik je procijeni kao iznimnu, a tek nakon druge ili treće slične prijave slučaj se eskalira. Taj period internog razmišljanja ne broji se kao valjani razlog za odgodu eksterne prijave. Nadzorni organi pri istrazi gledaju na trenutak kada je rizik razumno mogao biti poznat, a ne na trenutak kada je poduzeće to interno utvrdilo.
Drugi razlog je što poduzeća miješaju internu registraciju pritužbe s vanjskom prijavljom. Zabilježavanje pritužbe u registru pritužbi je korak u vašem vlastitom sustavu usklađenosti; to nije prijava nadzornom органу. Oba procesa trebaju postojati usporedno, s jasnom točkom prelaska: od koje pritužbe ili kojeg signala interna registracija postaje vanjska prijava.
Greška nepotpune informacije
Pored prekasne prijave, nepotpuna prijava je druga česta greška. Prijava putem Safety Business Gateway zahtijeva povezanu sliku: koji se proizvod radi, s kojim brojem tipa ili serije, koji je rizik prijavljen i koje mjere su već poduzete ili se razmatraju. Poduzeća koja nemaju te podatke pri ruci u trenutku prijave dostave nepotpunu datoteku, što u većini slučajeva dovodi do dodatnih pitanja i kašnjenja u obradi.
To se javlja češće kod poduzeća koja nemaju svoju tehničku dokumentaciju u redu. Bez jasnog pregleda koji je dobavljač isporučio koji dio i bez dokumentirane analize rizika po proizvodu, teško je pri prijavi brzo dati točne podatke. Upravo je zato korisno imati datoteku proizvoda po artiklu spremnu prije nego što se nešto dogodi, a ne tek kada je potrebna.
Nisu sva uključena zemlje obaviještena
Treća greška koja se redovito javlja: prijava se podnosi za zemlju u kojoj je poduzeće registrirano, dok je proizvod prodavan i u drugim članicama EU. Uredba polazi od europskog tržišta, a rizik koji se javlja u jednoj zemlji može biti relevantan i za potrošače drugdje. Koje su mjere u tom slučaju odgovarajuće ovisi o konkretnoj situaciji i stvar je o kojoj može dati savjet pravnik ili nadležni nadzorni organ.
Kako to izbjeći
Srž sprječavanja tih grešaka nije u samoj prijavi, već u njezinoj pripremi. Interni proces u kojem se pritužbe sustavno procjenjuju, fiksna osoba nadležna za odluku kada signal opravdava vanjsku prijavu, i datoteka po proizvodu koja je već spremna s brojevima tipova i serija i analizom rizika: to su temelji koji čine razliku između prijave koja je gotova u roku od nekoliko sati i prijave koja traje tjednima jer nedostaju podaci.
Je li vaše poduzeće kao proizvođač, uvoznik ili distributor obuhvaćeno ovom obvezom prijave, i koju točno ulogu nosite u lancu, možete saznati u nekoliko pitanja. Način na koji podupiremo naše informacije i odakle dolaze, možete pročitati na ovoj stranici. Za detaljniji pregled onoga što register pritužbi i sustav usklađenosti znače u praksi, nudi banka znanja o prijavi i povlačenju dodatne informacije. A tko želi znati koji je trošak dosijea proizvoda prije nego što nešto pođe po zlu, nalazi to na stranici s cijenama.
Ovaj pregled nije zamjena za pravnu savjet i nije ocjena vaše specifične situacije. Ako niste sigurni trebate li i kada prijaviti slučaj, obratite se odvjetniku ili nadležnom organu nadzora. Ako prvo želite steći pregled svoje uloge i obveza, izvršite besplatnu brzu analizu ili pročitajte ostale teme u banci znanja.