A Safety Business Gateway-n keresztüli bejelentéskor a leggyakoribb hiba nem az, hogy a vállalatok elfelejtik bejelenteni. Hanem az, hogy túl sokáig várnak, vagy úgy nyújtanak be bejelentést, hogy nem biztosítják az összes szükséges információt. Egy hiányos vagy késedelmes bejelentés időt vesz igénybe a helyesbítéshez, és ez pontosan az az idő, amely nem áll rendelkezésére biztonsági kockázat esetén.
A szabályozás kötelezi a gyártókat, importőröket és forgalmazókat, hogy bejelenessenek egy veszélyes terméket a kompetens hatóságoknál, amint tudnak, vagy ésszerűen tudniuk kellene, hogy egy termék kockázatot jelent a fogyasztókra. Ez a bejelentés a Safety Business Gateway-n keresztül történik, amely az Európai Bizottság központi bejelentési pontja. Az óra attól a pillanattól kezd ketyegni, amikor Ön tudomást szerez a kockázatról, nem attól, hogy úgy dönt, hogy ezt belsőleg megvitatja.
Miért jelentenek be a vállalatok késedelmesen
A gyakorlatban a késedelem általában nem az akaratlanság miatt keletkezik, hanem a bizonytalanság miatt. Egy panasz érkezik, egy munkatárs azt egyenlőnek ítéli meg, és csak a második vagy harmadik hasonló bejelentés után kerül sor az ügyre. A belső mérlegelésnek ez az időszaka nem tekinthető érvényes oknak a külső bejelentés elhalasztásához. A felügyeleti hatóságok vizsgálata során arra néznek, hogy mikor lehetett ésszerűen ismert a kockázat, nem arra, hogy egy vállalat azt belsőleg mikor állapította meg.
Egy második ok az, hogy a vállalatok a panaszok belső nyilvántartását összetévesztik a külső bejelentéssel. A panasz dokumentálása a panaszregisztrációban a saját compliance-rendszere egyik lépése; ez nem bejelentés a felügyeleti hatóságnál. Mindkét folyamatnak egymás mellett kell lennie, egyértelmű váltóponttal: melyik panasztól vagy milyen jelzéstől lesz a belső nyilvántartás külső bejelentéssé.
A hiányos információ hibája
A késedelmes bejelentés mellett a hiányos bejelentés a második gyakori hiba. A Safety Business Gateway-n keresztüli bejelentés összetartó képet kér: mely termékről van szó, milyen típus- vagy batchszámmal, mi a bejelentett kockázat, és milyen intézkedéseket hoztak már meg, vagy fontolgatnak. Azok a vállalatok, amelyek ezeket az adatokat nem tartják készen a bejelentés időpontjában, hiányos dokumentációt nyújtanak be, amely szinte mindig további kérdésekhez és így az eljárás meghosszabbodásához vezet.
Ez gyakrabban fordul elő olyan vállalatoknál, amelyek műszaki dokumentációja nincs rendben. Anélkül, hogy egyértelműen lenne áttekintés, mely szállító mely alkatrészt szállította, és anélkül, hogy termékenként rögzített kockázatelemzés lenne, nehéz egy bejelentéskor gyorsan kiegészíteni a megfelelő adatokat. Éppen ezért érdemes egy termékdossziét articonként előre elkészíteni, mielőtt valami baj történne, nem csak akkor, amikor szükséges.
Nem minden érintett ország kap értesítést
Egy harmadik hiba, amely rendszeresen előfordul: egy bejelentés abban az országban történik, ahol a vállalat székel, miközben a termék más uniós tagállamokban is értékesítésre kerül. A szabályozás egy európai piacból indul ki, és az az egyik országban jelentkező kockázat más helyek fogyasztóira is releváns lehet. Hogy mely lépések pontosan megfelelőek, az az adott helyzetben függ, és egy jogász vagy a kompetens felügyeleti hatóság ad információt erről.
Hogyan előzheti meg ezt
Ezeknek a hibáknak az elkerülésének lényege nem magában a bejelentésben van, hanem annak előkészítésében. Egy belső folyamat, amelyben a panaszokat rendszeresen értékelik, egy fix kapcsolattartási pont, amely eldönti, mikor indokol egy jelzés külső bejelentést, és egy termékenként előkészített dosszie, amely már rendelkezésre áll típus- és batchszámokkal és kockázatelemzéssel: ezek azok az alapok, amelyek a különbséget teszik egy órák alatt lezárható bejelentés és egy hetekig húzódó bejelentés között, mivel az adatok hiányoznak.
Hogy vállalkozása gyártóként, importőrként vagy forgalmazóként alá tartozik-e ennek a bejelentési kötelezettségnek, és pontosan milyen szerepet tölt be az ellátási láncban, azt néhány kérdésben megállapíthatja. Az alapját képezi és honnan származó információink megismeréséhez olvassa el ezt az oldalt. A panaszregiszter és a compliance-rendszer gyakorlati megvalósításának teljesebb megértéséhez a tudásbázis a bejelentésről és visszahívásról mélyebb ismereteket nyújt. És aki szeretné tudni, mennyibe kerül egy termékadat-állomány, mielőtt bármi balul sülne el, azt vissza fogja találni az árképzési oldalon.
Ez a magyarázat nem helyettesíti a jogi tanácsadást, és nem jelent véleményt az Ön konkrét helyzetéről. Ha bizonytalan abban, hogy és mikor szükséges bejelentés az Ön esetében, forduljon egy ügyvédhez vagy a megfelelő felügyeleti hatósághoz. Ha előbb szeretné saját magának képet alkotni szerepköréről és kötelezettségeiről, végezze el a ingyenes gyors felmérést, vagy olvassa el a tudásbázis egyéb témaköreinek ismertetőit.