Najczęstszy błąd podczas zgłaszania przez Safety Business Gateway to nie fakt, że firmy zapominają zgłaszać. Problem polega na tym, że czekają zbyt długo lub składają zgłoszenie bez pełnych niezbędnych informacji. Niekompletne lub spóźnione zgłoszenie wymaga czasu na naprawę, a właśnie tego czasu brakuje w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa.
Rozporządzenie zobowiązuje producentów, importerów i dystrybutorów do zgłoszenia niebezpiecznego produktu właściwym organom nadzoru natychmiast po stwierdzeniu lub powinni rozsądnie wiedzieć, że produkt stanowi zagrożenie dla konsumentów. Zgłoszenie następuje przez Safety Business Gateway, centralne miejsce zgłoszeń Komisji Europejskiej. Liczenie czasu rozpoczyna się w momencie, gdy uświadomiasz sobie ryzyko, a nie w momencie, gdy decydujesz się omówić to wewnętrznie.
Dlaczego firmy zgłaszają zbyt późno
W praktyce opóźnienia zwykle nie wynikają z niechęci, lecz z wątpliwości. Wpłynęła skarga, pracownik ocenia ją jako jednorazową, a dopiero po drugiej lub trzeciej podobnej wiadomości sprawa zostaje eskalowana. Ten okres wewnętrznego rozpatrzenia nie stanowi uzasadnionego powodu do opóźniania zgłoszenia zewnętrznego. Podczas przeglądu organy nadzoru patrzą na moment, w którym ryzyko mogło zostać rozsądnie poznane, a nie na moment, w którym firma stwierdziła to wewnętrznie.
Druga przyczyna to to, że firmy mylą wewnętrzną rejestrację skargi ze zgłoszeniem zewnętrznym. Notatka skargi w rejestrze skarg jest krokiem w twoim własnym systemie zgodności; nie jest zgłoszeniem organowi nadzoru. Oba procesy powinny istnieć obok siebie, z wyraźnym punktem przełączenia: od której skargi lub jakiego sygnału rejestracja wewnętrzna staje się zgłoszeniem zewnętrznym.
Błąd niekompletnych informacji
Obok zbyt późnego zgłaszania, niekompletne zgłoszenie jest drugim najczęstszym błędem. Zgłoszenie przez Safety Business Gateway wymaga spójnego obrazu: który produkt to dotyczy, z jakim numerem typu lub partii, jakie jest zgłoszone ryzyko i jakie środki zostały już podjęte lub są rozważane. Firmy, które nie mają tych danych gotowych w momencie zgłaszania, dostarczają niekompletny dossier, co prawie zawsze prowadzi do dodatkowych pytań, a tym samym do opóźnień w rozpatrzeniu.
Dotyczy to częściej firm, które nie mają w porządku swojej dokumentacji technicznej. Bez jasnego przeglądu tego, który dostawca dostarczył którą część, i bez udokumentowanej analizy ryzyka dla każdego produktu, trudno jest szybko uzupełnić odpowiednie dane podczas zgłaszania. Właśnie z tego powodu warto mieć dossier produktu dla każdego artykułu gotowy, zanim coś pójdzie nie tak, a nie dopiero gdy jest to konieczne.
Nie wszystkie zaangażowane kraje otrzymują powiadomienie
Trzeci błąd, który regularnie się pojawia: zgłoszenie jest składane dla kraju, w którym firma ma siedzibę, podczas gdy produkt sprzedawany jest również w innych państwach członkowskich UE. Rozporządzenie zakłada rynek europejski, a zagrożenie występujące w jednym kraju może być istotne również dla konsumentów gdzie indziej. Jakie kroki są w tym przypadku odpowiednie, zależy od konkretnej sytuacji i jest to kwestia, w której wyjaśnienie może dać prawnik lub właściwy organ nadzoru.
Jak tego uniknąć
Kluczem do unikania tych błędów nie jest samo zgłoszenie, ale przygotowanie do niego. Wewnętrzny proces, w którym skargi są systematycznie oceniane, ustalony punkt kontaktowy, który decyduje, kiedy sygnał uzasadnia zgłoszenie zewnętrzne, oraz dossier produktu dla każdego artykułu, które zawiera już numery typów i partii oraz analizę ryzyka: to są elementy, które stanowią różnicę między zgłoszeniem, które jest załatwiane w ciągu godzin, a zgłoszeniem, które trwa tygodniami, ponieważ brakuje danych.
Czy Twoja firma podlega obowiązkowi zgłoszenia jako producent, importer lub dystrybutor, i jaką dokładnie rolę pełnisz w łańcuchu dostaw, możesz dowedzieć się w kilka pytań. Sposób, w jaki uzasadniamy nasze informacje i skąd one pochodzą, przeczytasz na tej stronie. Aby uzyskać pełniejszy obraz tego, co w praktyce oznaczają rejestr reklamacji i system zgodności, baza wiedzy dotycząca zgłaszania i wycofywania produktów oferuje głębsze wyjaśnienia. A kto chce wiedzieć, ile kosztuje dossier produktu, zanim coś pójdzie nie tak, znajdzie to tutaj na stronie z cennikiem.
To wyjaśnienie nie zastępuje porady prawnej i nie stanowi oceny Twojej specyficznej sytuacji. Jeśli masz wątpliwości, czy i kiedy zgłoszenie jest dla Ciebie stosowne, skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru. Jeśli chcesz najpierw sam poznać swoją rolę i obowiązki, wykonaj bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy.