Nejčastější chyba při hlášení prostřednictvím Safety Business Gateway spočívá ne v tom, že společnosti zapomenou hlásit. Jde spíše o to, že příliš dlouho čekají, nebo že hlášení provádějí bez úplného poskytnutí správných informací. Neúplné nebo pozdní hlášení vyžaduje čas na nápravu, a to je přesně ten čas, který nemáte v případě bezpečnostního rizika.
Nařízení zavazuje výrobce, dovozce a distributory hlásit nebezpečný produkt příslušným orgánům, jakmile vědí nebo by měli rozumně vědět, že produkt představuje riziko pro spotřebitele. Toto hlášení probíhá prostřednictvím Safety Business Gateway, centrálního hlášení Evropské komise. Počítání času začíná v okamžiku, kdy máte vědomost o riziku, ne v okamžiku, kdy se rozhodnete o tom diskutovat interně.
Proč společnosti hlašují příliš pozdě
V praxi ke zpoždění obvykle nedochází z neochoty, ale z nejistoty. Přijde stížnost, zaměstnanec ji posoudí jako jednorázový případ, a teprve po druhé nebo třetí podobné zprávě se věc eskaluje. Toto období interního posouzení se nepočítá jako platný důvod pro odložení externího hlášení. Inspekční orgány si při vyšetřování všímají okamžiku, kdy by riziko rozumně mohlo být známo, ne okamžiku, kdy si společnost to interně potvrdila.
Druhým důvodem je, že společnosti zaměňují interní evidenci stížnosti s externím hlášením. Záznam stížnosti v registru stížností je krok vašeho vlastního systému souladu; není to hlášení regulačnímu orgánu. Oba procesy by měly existovat vedle sebe s jasným bodem přechodu: od kterého typu stížnosti nebo signálu se interní evidence stane externím hlášením.
Chyba neúplných informací
Kromě pozdního hlášení je druhým běžným selháním neúplné hlášení. Hlášení prostřednictvím Safety Business Gateway vyžaduje ucelený obraz: o jaký produkt jde, s jakým typem nebo číslem dávky, jaké je hlášené riziko a jaká opatření již byla podniknuta nebo jsou zvažována. Společnosti, které v okamžiku hlášení nemají tyto údaje k dispozici, podávají neúplný soubor, což téměř vždy vede k dodatečným otázkám a tedy ke zpoždění ve vyřizování.
K tomu dochází zejména u společností, které nemají správně uspořádánu technickou dokumentaci. Bez jasného přehledu o tom, který dodavatel dodal kterou součást, a bez zdokumentované analýzy rizik pro každý produkt, je obtížné při hlášení rychle doplnit správné údaje. Právě z toho důvodu se vyplácí mít připraven produktový soubor na jednotlivé články ještě předtím, než se něco pokazí, ne až když je to potřeba.
Nebyly informovány všechny dotčené země
Třetí chyba, která se pravidelně vyskytuje: hlášení je provedeno pro zemi, ve které je společnost usídlena, přestože byl produkt prodán i v jiných členských státech EU. Nařízení vychází z evropského trhu, a riziko, které se vyskytuje v jedné zemi, může být relevantní i pro spotřebitele jinde. Která opatření jsou v daném případě přiměřená, závisí na konkrétní situaci a je to věc, o níž vám mohou dát pokyny právník nebo příslušný regulační orgán.
Jak se tomu vyhnout
Klíč k prevenci těchto chyb nespočívá v samotném hlášení, ale v přípravě na něj. Interní proces, v němž jsou stížnosti systematicky hodnoceny, pevný kontakt, který rozhoduje, kdy signál ospravedlňuje externí hlášení, a soubor na produkt, který je již připraven s typy a čísly dávek a analýzou rizik: to jsou stavební bloky, které dělají rozdíl mezi hlášením, které je hotové během hodin, a hlášením, které trvá týdny, protože chybějí data.
Zda vaše společnost jako výrobce, dovozce nebo distributorem podléhá této povinnosti hlášení a jakou roli přesně hraje v řetězci, si můžete nechat určit v několika otázkáchZpůsob, jakým podkládáme naše informace a odkud pocházejí, si můžete přečíst na této stránce.Pro lepší představu o tom, co v praxi znamená register stížností a compliance systém, nabízí vědomostní báze o hlášení a stažení produktů více hloubkového porozumění. A kdo chce vědět, jaké jsou náklady na dossier produktu, než se něco stane, najde to na stránce s cenami.
Toto vysvětlení nenahrazuje právní poradenství a není posouzením vaší konkrétní situace. Pokud si nejste jisti, zda a kdy je hlášení na vás relevantní, poraďte se s právníkem nebo příslušným orgánem dohledu. Chcete-li si nejdřív vytvořit vlastní představu o své roli a povinnostech, proveďte bezplatnou rychlou kontrolu nebo si přečtěte další témata vne vědomostní bázi.