Το πιο συχνό λάθος κατά την αναφορά μέσω της Safety Business Gateway δεν είναι ότι οι επιχειρήσεις ξεχνούν να αναφέρουν. Είναι ότι περιμένουν πολύ καιρό, ή ότι κάνουν την αναφορά χωρίς να παρέχουν πλήρως τις σωστές πληροφορίες. Μια ελλιπής ή καθυστερημένη αναφορά κοστίζει χρόνο για να διορθωθεί, και αυτός είναι ακριβώς ο χρόνος που δεν έχετε σε περίπτωση κινδύνου ασφάλειας.
Ο κανονισμός υποχρεώνει τους κατασκευαστές, τους εισαγωγείς και τους διανομείς να αναφέρουν ένα επικίνδυνο προϊόν στις αρμόδιες αρχές μόλις γνωρίζουν ή θα έπρεπε λογικά να γνωρίζουν ότι ένα προϊόν θέτει κίνδυνο για τους καταναλωτές. Αυτή η αναφορά γίνεται μέσω της Safety Business Gateway, του κεντρικού σημείου αναφοράς της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Το ρολόι αρχίζει να τρέχει από τη στιγμή που έχετε γνώση του κινδύνου, όχι από τη στιγμή που αποφασίζετε να το συζητήσετε εσωτερικά.
Γιατί οι επιχειρήσεις αναφέρουν καθυστερημένα
Στην πράξη, η καθυστέρηση συνήθως δεν προκύπτει από απροθυμία, αλλά από αμφιβολία. Μια παράπονο φτάνει, ένας υπάλληλος την κρίνει ως εμφάνιση μια φορά μόνο, και μόνο μετά τη δεύτερη ή τρίτη παρόμοια αναφορά το ζήτημα κλιμακώνεται. Αυτή η περίοδος εσωτερικής εξέτασης δεν θεωρείται έγκυρος λόγος για την αναβολή της εξωτερικής αναφοράς. Οι εποπτικές αρχές κοιτάζουν κατά τη διάρκεια μιας έρευνας τη στιγμή κατά την οποία ο κίνδυνος θα ήταν λογικά γνωστός, όχι τη στιγμή κατά την οποία μια επιχείρηση το έχει καθορίσει εσωτερικά.
Ένας δεύτερος λόγος είναι ότι οι επιχειρήσεις συγχέουν την εσωτερική καταχώρηση ενός παραπόνου με την εξωτερική αναφορά. Η σημείωση ενός παραπόνου σε ένα μητρώο παραπόνων είναι ένα βήμα στο δικό σας σύστημα συμμόρφωσης. δεν είναι αναφορά στην αρχή εποπτείας. Και οι δύο διαδικασίες θα πρέπει να συνυπάρχουν, με ένα σαφές σημείο κατακόρυφης μετατόπισης: από ποιο παράπονο ή σήμα η εσωτερική καταχώρηση γίνεται εξωτερική αναφορά.
Το λάθος των ελλιπών πληροφοριών
Εκτός από την καθυστερημένη αναφορά, η ελλιπής αναφορά είναι το δεύτερο πιο συχνό λάθος. Μια αναφορά μέσω της Safety Business Gateway ζητά μια συνεκτική εικόνα: ποιο προϊόν εμπλέκεται, με ποιο τύπο ή αριθμό παρτίδας, ποιος είναι ο αναφερθείς κίνδυνος, και ποια μέτρα έχουν ήδη ληφθεί ή εξετάζονται. Οι επιχειρήσεις που δεν έχουν αυτά τα δεδομένα έτοιμα τη στιγμή της αναφοράς, παρέχουν ένα ελλιπές αρχείο, το οποίο σχεδόν πάντα οδηγεί σε επιπλέον ερωτήματα και επομένως σε καθυστέρηση της επεξεργασίας.
Αυτό συμβαίνει συχνότερα σε επιχειρήσεις που δεν έχουν τη δική τους τεχνική τεκμηρίωση σε τάξη. Χωρίς μια σαφή επισκόπηση του ποιος προμηθευτής παρέδωσε ποιο εξάρτημα, και χωρίς τεκμηριωμένη ανάλυση κινδύνου ανά προϊόν, είναι δύσκολο να ολοκληρώσετε γρήγορα τα σωστά δεδομένα κατά τη διάρκεια μιας αναφοράς. Ακριβώς για αυτό το λόγο, συμφέρει να έχετε έναν φάκελο προϊόντος ανά άρθρο έτοιμο πριν κάτι πάει στραβά, όχι όταν χρειάζεται.
Δεν ενημερώνονται όλες οι εμπλεκόμενες χώρες
Ένα τρίτο λάθος που συμβαίνει τακτικά: μια αναφορά γίνεται για τη χώρα όπου η επιχείρηση είναι εγκατεστημένη, ενώ το προϊόν έχει πωληθεί και σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ. Ο κανονισμός βασίζεται σε μια ευρωπαϊκή αγορά, και ένας κίνδυνος που εμφανίζεται σε μια χώρα μπορεί να είναι σχετικός και για τους καταναλωτές αλλού. Ποια βήματα είναι ακριβώς κατάλληλα σε αυτή την περίπτωση εξαρτάται από την συγκεκριμένη κατάσταση και είναι κάτι για το οποίο ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή εποπτείας μπορεί να δώσει αποδοχή.
Πώς αποφεύγετε αυτό
Η ουσία της αποφυγής αυτών των λαθών δεν βρίσκεται στην αναφορά αυτή καθ' αυτήν, αλλά στην προετοιμασία γι' αυτήν. Μια εσωτερική διαδικασία στην οποία τα παράπονα αξιολογούνται συστηματικά, ένα σταθερό σημείο επικοινωνίας που αποφασίζει πότε ένα σήμα δικαιολογεί εξωτερική αναφορά, και ένας φάκελος ανά προϊόν που είναι ήδη έτοιμος με αριθμούς τύπου και παρτίδας και ανάλυση κινδύνου: αυτές είναι οι δομικές μονάδες που κάνουν τη διαφορά μεταξύ μιας αναφοράς που ολοκληρώνεται σε λίγες ώρες και μιας αναφοράς που παρατείνεται για εβδομάδες επειδή λείπουν δεδομένα.
Ο κατά πόσον η επιχείρησή σας υπάγεται στο παρόν καθεστώς δήλωσης ως κατασκευαστής, εισαγωγέας ή διανομέας, και ποιος είναι ακριβώς ο ρόλος σας στην αλυσίδα εφοδιασμού, μπορείτε να το προσδιορίσετε σε λίγες ερωτήσεις. Ο τρόπος με τον οποίο τεκμηριώνουμε τις πληροφορίες μας και πόθεν προέρχονται, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα αυτή. Για μια πληρέστερη εικόνα του τι συνεπάγεται στην πράξη ένα μητρώο παραπόνων και ένα σύστημα συμμόρφωσης, προσφέρει η τράπεζα γνώσης σχετικά με δηλώσεις και ανακαλέσεις περισσότερη εμβάθυνση. Και όποιος θέλει να γνωρίζει ποιο είναι το κόστος ενός δοσιερ προϊόντος προτού κάτι πάει στραβά, το βρίσκει πίσω στη σελίδα των τιμών.
Η παρούσα εξήγηση δεν αντικαθιστά τη νομική συμβουλή και δεν αποτελεί κρίση σχετικά με την ειδική κατάστασή σας. Εάν αμφιβάλλετε για το εάν και πότε προκύπτει υποχρέωση δήλωσης για εσάς, συμβουλευθείτε έναν δικηγόρο ή την αρμόδια αρχή εποπτείας. Εάν θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εικόνα του ρόλου σας και των υποχρεώσεών σας, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα άλλα θέματα στην τράπεζα γνώσης.