O erro mais comum ao comunicar através da Safety Business Gateway não é que as empresas se esqueçam de comunicar. É que esperam demasiado tempo, ou que fazem a comunicação sem fornecer toda a informação necessária de forma completa. Uma comunicação incompleta ou atrasada exige tempo para corrigir, e esse é precisamente o tempo de que não dispõe quando existe um risco de segurança.
O regulamento obriga os fabricantes, importadores e distribuidores a comunicar um produto perigoso às autoridades competentes assim que saibam ou deveriam razoavelmente saber que um produto representa um risco para os consumidores. Essa comunicação é feita através da Safety Business Gateway, o ponto de comunicação central da Comissão Europeia. O prazo começa a correr no momento em que tem conhecimento do risco, não no momento em que decide discuti-lo internamente.
Por que as empresas comunicam tarde
Na prática, o atraso geralmente não resulta de má vontade, mas de dúvida. Uma reclamação chega, um colaborador avalia-a como isolada, e apenas após a segunda ou terceira reclamação semelhante a questão é escalada. Este período de avaliação interna não conta como razão válida para adiar a comunicação externa. Os supervisores, durante uma inspeção, analisam o momento em que o risco poderia razoavelmente ter sido conhecido, não o momento em que uma empresa o determinou internamente.
Uma segunda causa é que as empresas confundem o registo interno de uma reclamação com a comunicação externa. Registar uma reclamação num registo de reclamações é um passo no seu próprio sistema de conformidade; não é uma comunicação ao supervisor. Ambos os processos devem coexistir, com um ponto de viragem claro: a partir de qual reclamação ou sinal o registo interno se torna uma comunicação externa.
O erro da informação incompleta
Para além de comunicar tarde, comunicar de forma incompleta é o segundo erro mais comum. Uma comunicação através da Safety Business Gateway exige uma imagem coerente: qual é o produto em questão, com qual número de tipo ou lote, qual é o risco comunicado e que medidas já foram tomadas ou estão a ser consideradas. As empresas que não têm estes dados prontos no momento da comunicação fornecem um dossiê incompleto, o que quase sempre gera questões adicionais e, portanto, atrasos no processamento.
Isto acontece mais frequentemente em empresas que não têm a sua documentação técnica em ordem. Sem uma visão clara de qual fornecedor forneceu qual componente e sem uma análise de risco documentada por produto, é difícil completar rapidamente os dados corretos numa comunicação. É precisamente por esta razão que vale a pena ter um dossiê de produto por artigo pronto antes de algo correr mal, e não apenas quando é necessário.
Nem todos os países envolvidos são informados
Um terceiro erro que ocorre regularmente: uma comunicação é feita para o país onde a empresa está estabelecida, enquanto o produto também foi vendido noutros estados-membros da UE. O regulamento parte do princípio de um mercado europeu, e um risco que ocorra num país pode também ser relevante para consumidores noutros locais. As medidas precisas que se aplicam neste contexto dependem da situação concreta e é algo sobre o qual um advogado ou a autoridade supervisora competente pode fornecer orientações.
Como evitar isto
O núcleo da prevenção destes erros não está na comunicação em si, mas na preparação prévia. Um processo interno em que as reclamações são avaliadas sistematicamente, um ponto de contacto fixo que decida quando um sinal justifica uma comunicação externa, e um dossiê por produto já pronto com números de tipo e lote e análise de risco: estes são os componentes que fazem a diferença entre uma comunicação que é concluída em poucas horas e uma comunicação que se arrasta por semanas porque faltam dados.
Se a sua empresa se enquadra como fabricante, importador ou distribuidor nesta obrigação de notificação, e qual é exatamente o seu papel na cadeia, pode determinar-se em algumas perguntasA forma como fundamentamos as nossas informações e de onde provêm, pode ler-se nesta páginaPara uma visão mais completa do que um registo de reclamações e um sistema de conformidade implicam na prática, a base de conhecimentos sobre notificações e retiradas do mercado oferece maior aprofundamento. E quem quiser saber qual é o custo de um dossiê de produto antes de algo correr mal, encontra-o de volta na página de preços.
Este esclarecimento não substitui aconselhamento jurídico e não é um parecer sobre a sua situação específica. Se tem dúvidas sobre se e quando uma notificação é necessária, consulte um jurista ou a autoridade de supervisão competente. Se pretender primeiro obter uma imagem da sua função e obrigações, faça a verificação rápida gratuita ou leia os outros tópicos na base de conhecimentos.