L'errore più comune nella segnalazione tramite Safety Business Gateway non è che le aziende dimentichino di segnalare. È che aspettano troppo a lungo, oppure presentano la segnalazione senza fornire completamente le informazioni corrette. Una segnalazione incompleta o tardiva richiede tempo per essere corretta, e questo è proprio il tempo che non avete in caso di rischio di sicurezza.
Il Regolamento obbliga i fabbricanti, gli importatori e i distributori a segnalare un prodotto pericoloso alle autorità competenti non appena sanno o dovrebbero ragionevolmente sapere che un prodotto rappresenta un rischio per i consumatori. Questa segnalazione avviene tramite Safety Business Gateway, il punto di segnalazione centrale della Commissione europea. L'orologio inizia a scattare nel momento in cui acquisite la conoscenza del rischio, non nel momento in cui decidete di discuterne internamente.
Perché le aziende segnalano in ritardo
Nella pratica, i ritardi di solito non derivano dalla mancanza di volontà, ma dal dubbio. Arriva un reclamo, un dipendente lo valuta come isolato, e solo dopo il secondo o il terzo reclamo simile la questione viene escalation. Questo periodo di valutazione interna non conta come motivo valido per rimandare la segnalazione esterna. Le autorità di vigilanza, durante un'ispezione, guardano al momento in cui il rischio avrebbe potuto essere ragionevolmente noto, non al momento in cui un'azienda l'ha stabilito internamente.
Una seconda causa è che le aziende confondono la registrazione interna di un reclamo con la segnalazione esterna. Annotare un reclamo in un registro dei reclami è un passaggio nel vostro sistema di conformità interno; non è una segnalazione all'autorità di vigilanza. Entrambi i processi devono coesistere, con un chiaro punto di passaggio: da quale reclamo o quale segnale la registrazione interna diventa una segnalazione esterna.
L'errore delle informazioni incomplete
Oltre a segnalare in ritardo, la segnalazione incompleta è il secondo errore più frequente. Una segnalazione tramite Safety Business Gateway richiede un quadro coerente: quale prodotto è interessato, con quale numero di tipo o lotto, quale sia il rischio segnalato, e quali misure siano già state adottate o siano in corso di valutazione. Le aziende che non dispongono di questi dati al momento della segnalazione forniscono un fascicolo incompleto, il che quasi sempre porta a domande aggiuntive e quindi a ritardi nell'elaborazione.
Questo accade più spesso nelle aziende che non hanno in ordine la loro documentazione tecnica. Senza una chiara panoramica di quale fornitore ha fornito quale componente, e senza un'analisi dei rischi documentata per prodotto, è difficile completare rapidamente i dati corretti al momento della segnalazione. Proprio per questo motivo, è conveniente avere un fascicolo del prodotto per articolo già pronto prima che qualcosa vada storto, non solo nel momento in cui è necessario.
Non tutti i paesi interessati vengono informati
Un terzo errore che si verifica regolarmente: una segnalazione viene presentata per il paese in cui l'azienda è stabilita, mentre il prodotto è stato venduto anche in altri Stati membri dell'UE. Il Regolamento si basa su un mercato europeo, e un rischio che si manifesta in un paese può essere rilevante anche per i consumatori altrove. I passaggi esattamente appropriati dipendono dalla situazione concreta e sono questioni su cui un giurista o l'autorità di vigilanza competente può fornire chiarimenti.
Come evitarlo
Il nocciolo dell'evitare questi errori non sta nella segnalazione stessa, ma nella preparazione. Un processo interno in cui i reclami vengono valutati sistematicamente, un punto di contatto fisso che decida quando una segnalazione giustifica una notifica esterna, e un fascicolo per prodotto già pronto con numeri di tipo e lotto e analisi dei rischi: questi sono i mattoni che fanno la differenza tra una segnalazione che si conclude in poche ore e una segnalazione che si protrae per settimane perché mancano dati.
Se la vostra azienda rientra nell'obbligo di notifica come fabbricante, importatore o distributore, e quale ruolo esatto rivestite nella catena, potete farvi determinare in poche domande. Il modo in cui sosteniamo le nostre informazioni e da dove provengono, lo potete leggere in questa pagina. Per una visione più completa di cosa comportano un registro dei reclami e un sistema di conformità nella pratica, la banca dati sulla notifica e il ritiro dal mercato offre maggiori approfondimenti. E chi vuole sapere quale sia il costo di un fascicolo tecnico del prodotto prima che qualcosa vada storto, lo trova nella pagina dei prezzi.
Questo chiarimento non sostituisce una consulenza legale e non è un giudizio sulla vostra situazione specifica. Se siete incerti se e quando una notifica sia applicabile nel vostro caso, consultate un legale o l'autorità di vigilanza competente. Se volete prima farvi un'idea del vostro ruolo e dei vostri obblighi, eseguite la scansione rapida gratuita oppure leggete gli altri argomenti nella banca dati.