Cea mai frecventă eroare la raportarea prin Safety Business Gateway nu este că întreprinderile uită să raporteze. Este că așteaptă prea mult timp, sau că fac raportarea fără a furniza complet informațiile corecte. Un raport incomplet sau întârziat costă timp pentru a fi remediat, iar acesta este exact timpul pe care nu-l aveți în cazul unui risc de siguranță.
Regulamentul obliga producătorii, importatorii și distribuitorii să raporteze un produs periculos autorităților competente imediat ce știu sau ar trebui să știe în mod rezonabil că un produs prezintă un risc pentru consumatori. Raportarea se efectuează prin Safety Business Gateway, punctul central de raportare al Comisiei Europene. Cronometrul porneşte din momentul în care aveți cunoaștere de risc, nu din momentul în care decideți să discutați problema în interior.
De ce întreprinderile raportează cu întârziere
În practică, întârzierea nu apare din lipsă de voință, ci din îndoieli. Un protest sosește, un angajat îl evaluează ca fiind izolat, și doar după al doilea sau al treilea protest similar, problema este escaladată. Această perioadă de evaluare internă nu constituie un motiv valid pentru a amâna raportarea externă. Organele de control vor verifica, într-o investigație, momentul în care riscul ar fi putut fi cunoscut în mod rezonabil, nu momentul în care o întreprindere l-a stabilit intern.
O a doua cauză este că întreprinderile confundă înregistrarea internă a unui protest cu raportarea externă. A nota un protest într-un registru de proteste este o etapă a sistemului vostru de conformitate internă; nu este o raportare către autoritatea de control. Ambele procese trebuie să coexiste, cu un punct clar de tranziție: de la ce protest sau ce semnal înregistrarea internă devine o raportare externă.
Eroarea informațiilor incomplete
Pe lângă raportarea cu întârziere, raportarea incompletă este a doua eroare frecventă. O raportare prin Safety Business Gateway cere o imagine coezivă: ce produs este în cauză, cu ce număr de tip sau lot, care este riscul raportat și ce măsuri au fost deja luate sau sunt luate în considerare. Întreprinderile care nu au aceste date gata în momentul raportării furnizează un dosar incomplet, ceea ce aproape întotdeauna duce la întrebări suplimentare și deci la întârzieri în procesare.
Aceasta se întâmplă mai frecvent la întreprinderile care nu au în ordine documentația lor tehnică. Fără o imagine clară a faptului că care furnizor a furnizat care componentă și fără o analiză de risc documentată pe produs, este dificil să completați rapid datele corecte la o raportare. Din exact acest motiv merită să aveți gata un dosar de produs pe articol înainte ca ceva să meargă prost, nu doar în momentul în care este necesar.
Nu toate țările interesate sunt informate
O a treia eroare care apare frecvent: o raportare se face pentru țara în care este stabilită întreprinderea, în timp ce produsul a fost vândut și în alte state membre UE. Regulamentul pornește de la o piață europeană, și un risc care apare într-o țară poate fi relevant și pentru consumatorii din alte locuri. Ce pași sunt exact potriviți în această situație depinde de faptele concrete și este ceva asupra căruia un jurist sau autoritatea competentă de control poate da clarificări.
Cum evitați acest lucru
Esența evitării acestor erori nu se află în raportare în sine, ci în pregătirea pentru aceasta. Un proces intern în care protestele sunt evaluate sistematic, un punct de contact fix care decide când un semnal justifică o raportare externă, și un dosar per produs care este deja pregătit cu numere de tip și lot și analiză de risc: acestea sunt componentele care fac diferența între o raportare care este finalizată în ore și una care se prelungește săptămâni pentru că datele lipsesc.
Dacă afacerea dvs. se încadrează ca producător, importator sau distribuitor în această obligație de notificare, și ce rol exact aveți în lanț, puteți lăsa să se determine în câteva întrebări. Modul în care fundamentez informațiile noastre și de unde provin acestea, puteți citi pe această pagină. Pentru o imagine mai completă a ceea ce înseamnă un registru de reclamații și un sistem de conformitate în practică, oferă banca de cunoștințe privind notificarea și retragerea produselor aprofundări suplimentare. Și cine dorește să știe care este costul unui dosar de produs înainte ca ceva să meargă prost, o va găsi acolo pe pagina cu prețuri.
Această explicație nu înlocuiește sfatul juridic și nu constituie o apreciere cu privire la situația dvs. specifică. Dacă sunteți nesigur(ă) dacă și când o notificare vă este responsabilă, consultați un avocat sau autoritatea competentă de supraveghere. Dacă mai întâi doriți să vă formaț o imagine despre rol și obligații, efectuați scan-ul gratuit rapid sau citiți alte subiecte din banca de cunoștințe.