Den mest almindelige fejl ved en anmeldelse via Safety Business Gateway er ikke, at virksomheder glemmer at anmelde. Det er, at de venter for længe, eller at de foretager anmeldelsen uden at levere de korrekte oplysninger fuldstændigt. En ufuldstændig eller for sen anmeldelse koster tid at udbedre, og det er netop den tid, du ikke har ved en sikkerhedsrisiko.
Forordningen pligter producenter, importører og distributører til at anmelde et farligt produkt til de relevante myndigheder, så snart de ved eller burde vide, at et produkt udgør en risiko for forbrugerne. Denne anmeldelse sker via Safety Business Gateway, som er Kommissionens centrale anmeldingspunkt. Klokken begynder at løbe det øjeblik, du bliver opmærksom på risikoen, ikke det øjeblik, du beslutter at drøfte det internt.
Hvorfor virksomheder anmelder for sent
I praksis opstår forsinkelse som regel ikke af uvilje, men af tvivl. En klage kommer ind, en medarbejder vurderer den som engangstilfælde, og først efter anden eller tredje lignende anmeldelse eskaleres sagen. Denne periode med intern afvejning gælder ikke som gyldig grund til at udskyde den eksterne anmeldelse. Tilsynsmyndigheder ser ved en undersøgelse på det tidspunkt, hvor risikoen med rimelighed kunne have været kendt, ikke på det tidspunkt, hvor en virksomhed internt har fastslået det.
En anden årsag er, at virksomheder forveksler den interne registrering af en klage med den eksterne anmeldelse. En klage noteres i et klageregister er et trin i dit eget compliance-system; det er ikke en anmeldelse til tilsynsmyndigheden. Begge processer skal eksistere side om side med et klart omdrejningspunkt: fra hvilken klage eller hvilket signal bliver den interne registrering til en ekstern anmeldelse.
Fejlen ved ufuldstændige oplysninger
Ud over for sen anmeldelse er ufuldstændig anmeldelse den anden hyppigt forekommende fejl. En anmeldelse via Safety Business Gateway kræver et sammenhængende billede: hvilket produkt der er tale om, med hvilket type- eller batchnummer, hvad den anmeldte risiko er, og hvilke foranstaltninger der allerede er truffet eller overvejes. Virksomheder, der ikke har disse oplysninger parat på anmeldelsestidspunktet, leverer et ufuldstændigt dossier, hvilket næsten altid fører til yderligere spørgsmål og dermed til forsinkelse i behandlingen.
Dette gælder oftere hos virksomheder, der ikke har styr på deres tekniske dokumentation. Uden et klart overblik over, hvilken leverandør der har leveret, hvilken komponent, og uden dokumenterede risikoanalyser pr. produkt, er det vanskeligt at komplettere de rette oplysninger hurtigt ved en anmeldelse. Netop af den grund er det værd at have et produktdossier pr. artikel klar på forhånd, før noget går galt, ikke først når det bliver nødvendigt.
Ikke alle berørte lande får besked
En tredje fejl, der forekommer regelmæssigt: en anmeldelse foretages for det land, hvor virksomheden er etableret, selv om produktet også er solgt i andre EU-medlemsstater. Forordningen udgår fra et europæisk marked, og en risiko, der optræder i ét land, kan også være relevant for forbrugerne andre steder. Hvilke trin der præcist er passende i den sammenhæng, afhænger af den konkrete situation og er noget, som en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed kan give klarhed over.
Sådan forhindrer du det
Nøglen til at undgå disse fejl ligger ikke i selve anmeldelsen, men i forberedelsen til den. En intern proces, hvor klager vurderes systematisk, et fast kontaktpunkt, der beslutter, hvornår et signal berettiger en ekstern anmeldelse, og et dossier pr. produkt, der allerede ligger klar med type- og batchnumre og risikoanalyse: det er de byggesten, der gør forskel mellem en anmeldelse, der er afsluttet inden for timer, og en anmeldelse, der trækker ud over uger, fordi oplysninger mangler.
Hvorvidt dit site skal rapportere som producent, importør eller distributør under denne rapporteringspligt, og hvilken rolle du præcist bærer i værdikæden, kan du få bestemt på et par spørgsmål. Den måde, hvorpå vi underbygger vores oplysninger, og hvor de stammer fra, kan du læse på denne side. For et mere fuldstændigt billede af, hvad et klageregister og et compliance-system betyder i praksis, giver videnbanken om rapportering og tilbagekaldelse mere dybde. Og hvis du gerne vil vide, hvad et produktdossier koster, før der går noget galt, finder du det på prissiden.
Denne vejledning erstatter ikke juridisk rådgivning og er ikke en stillingtagen til din specifikke situation. Er du i tvivl om, hvorvidt og hvornår en rapportering skal ske hos dig, skal du rådføre dig med en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed. Vil du først selv få et billede af din rolle og forpligtelser, udfør så den gratis quick-scan eller læs andre emner i videnbanken.