Разпоредбата GPSR очаква от производителите, вносителите и тези, които се приравняват към тях, да поддържат техническата документация и основните документи относно продукт в течение на период от шест години. Ако този файл липсва в момента, когато надзорен орган го поиска, проблемът не е в липсата на някъде тепличка, а в това, че не можете да докажете в този момент на какво се основава вашия анализ на риска тогава. Това е различна ситуация от просто 'още нямахме време'.
Какво точно се случава на практика, зависи от причината. При извадка инспекция надзорният орган обикновено поиска достъп в рамките на определен период. При жалба на потребител или докладване чрез Safety Gate, искането за документация се появява по-бързо. И в двата случая не е важно само дали файлът някога е съществувал, но дали може действително да бъде показан в исканото време.
Какво точно липсва, ако файлът не е пълен
Не е въпрос за един документ, а за верига на подкрепа: анализът на риска, техническите спецификации, тестови доклади или сертификати, които сте поискали от доставчика си, и кореспонденцията, която показва, че сте действително оценили тези документи. Ако липсва част от тази верига, надзорният орган не може да провери дали оценката е направена внимателно тогава — дори и ако самият продукт никога не е причинил жалби. Разпоредбата не прави разлика между 'имахме го, но го загубихме' и 'никога не сме го имали'; и в двата случая липсва доказателството в момента, когато се поиска.
За тези, които се колебаят дали това задължение за съхранение изобщо се отнася за техния бизнес, разликата между производител, вносител и обикновен препродавач е определяща. Който само препродава без собствена марка или модификации, обикновено носи по-малко от това задължение за документация от този, който предлага продукт под собствено име на пазара. в пет въпроса каква роля играете дава първоначална индикация, безплатно и без да имате нужда от акаунт в този момент.
Какво вижда контрольният орган при проверка
Контрольният орган разглежда при проверка логическата съвместимост: дали датата на анализа на риска съответства на датата, когато продуктът е представен на пазара, дали документацията се отнася до правилната версия на продукта, и дали има логическа връзка между това, което е доставил доставчикът, и това, което в крайна сметка е представено на пазара. Липсващите документи се забелязват по-лесно от отделните непълнотите в пълно досие. От само по себе си това не казва нищо за безопасността на продукта — това е отделен въпрос от това дали документацията е в ред — но това определя как протича по-нататък проверката.
Също и при жалба на потребител, която пристига чрез вътрешния регистър на жалбите, впоследствие може да се окаже, че обосновката на първоначалната оценка на риска вече не е пълна. Това затруднява доказването в този момент какви съображения са били направени по-рано, точно когато това е най-актуално.
Защо обикновено това се случва поради разпределението, а не от нежелание
На практика досието рядко се допълва сознателно. Документацията е разпръсната в писма, папка у преговарячите, портал на доставчик, който след година е недостъпен, или колега, който вече не работи в компанията. Шест години е дълъг период за файлове, които не се регистрират систематично. банката данни с задълженията за съхранение по ситуация описва по категория продукти кои документи са актуални и колко дълго трябва да се съхраняват, така че да не трябва сами да реконструирате по продукт какво е било поискано когато.
Как да избегнете това, без да го превърнете в дневна задача
Ядрото не е, че трябва да събирате повече документи, а че документите, които вече имате, трябва да бъдат намерими на едно място, свързани с правилния продукт и правилната дата. Вътрешна система за съответствие, която записва по артикул кои документи са foram запросени, кога е направена анализата на риска и какво показва регистърът на претенциите, предотвратява необходимостта да реконструирате документи при проверка впоследствие. как е структурирана тази регистрация в gpsria.eu показва откъде идва информацията и как се поддържа за всеки продукт.
Дали такава система е необходима за вашето предприятие, зависи от това колко продукта разпространявате под собственото си име или марка и колко често се променя вашият асортимент. какво включва абонаментът с досие и система за съответствие дава конкретна представа за това, отделно от безплатната проверка на роля и задължения, която е достъпна за всички.
Искате ли първо да знаете дали това задължение за съхранение е релевантно за вашата ситуация, преди да отделите време за система? Безплатната бърза проверка дава първоначално указание за това, а базата знания описва основните правила по всяка тема, без да имате нужда от профил.