Regulamentul GPSR se așteaptă ca producătorii, importatorii și cei echivalați cu aceștia să mențină documentația tehnică și documentele suport privind un produs disponibile pentru o perioadă de șase ani. Dacă dosarul lipsește în momentul în care o autoritate de supraveghere o solicită, problema nu este că lipsește o bifă undeva, ci că în acel moment nu puteți demonstra pe baza căruia s-a fundamentat analiza riscului dumneavoastră la acel moment. Aceasta este o situație diferită de simplul 'nu am avut timp deocamdată'.
Ceea ce se întâmplă în practică depinde de circumstanțe. În cazul unui control prin eșantionare, o autoritate de supraveghere solicită de obicei acces într-o anumită perioadă. Într-o reclamație de la un consumator sau o notificare prin Safety Gate, solicitarea documentației ajunge mai repede pe masă. În ambele cazuri, nu contează doar dacă dosarul a existat vreodată, ci dacă poate fi prezentat efectiv în momentul solicitat.
Ce lipsește exact dacă dosarul nu este complet
Nu este vorba de un singur document, ci de un lanț de fundamentare: analiza riscului, specificațiile tehnice, rapoarte de testare sau certificate pe care le-ați solicitat furnizorului, și corespondența care demonstrează că ați evaluat efectiv aceste documente. Dacă lipsește o parte din lanțul acesta, o autoritate de supraveghere nu poate verifica dacă evaluarea a fost făcută cu grijă la acel moment — chiar dacă produsul în sine nu a dus niciodată la reclamații. Regulamentul nu face distincție între 'am avut-o, dar am pierdut-o' și 'nu am avut-o niciodată'; în ambele cazuri lipsește dovada în momentul în care se solicită.
Pentru cei care se întreabă dacă această obligație de păstrare se aplică vreodată afacerii lor, distincția între producător, importator și distribuitor pur este decisivă. Cine doar revinde fără marcă proprie sau modificări, poartă de obicei mai puțin din această obligație de documentare decât cine pune un produs pe piață sub propriul nume. vedea în cinci întrebări ce rol aveți oferă o primă indicație în privința acestui lucru, gratuit și fără a fi nevoie să deschideți imediat un cont.
Ce vede o autoritate de supraveghere la o inspecție
O autoritate de supraveghere examinează la o inspecție coerența: data analizei riscului se potrivește cu data la care produsul a fost introdus pe piață, documentația este a versiunii corecte a produsului, și există o legătură logică între ceea ce furnizorul a predat și ceea ce a fost pus efectiv pe piață. Documentele lipsă se observă mai repede decât imperfecțiuni izolate într-un dosar complet. Asta nu spune nimic în sine despre siguranța produsului — aceasta este o altă întrebare decât dacă documentația este în regulă — dar determină modul în care o inspecție progresează mai departe.
De asemenea, în cazul unei reclamații de la un consumator care intră prin registrul intern de reclamații, se poate constata ulterior că fundamentarea evaluării riscului inițial nu mai este completă. Asta face mai dificil să demonstrați în acel moment ce considerații au fost făcute la acel moment, exact atunci când este cel mai relevant.
De ce se întâmplă asta de obicei din cauza dispersării, nu din lipsă de voință
În practică, un dosar rareori devine incomplet intenționat. Documentația este dispersată în e-mailuri, într-un dosar la procurări, pe un portal de furnizor care nu mai este accesibil după un an, sau la un coleg care nu mai lucrează la companie. Șase ani este o perioadă lungă pentru fișiere care nu sunt înregistrate sistematic. baza de cunoștințe cu obligațiile de păstrare per situație descrie per categorie de produs ce documente sunt relevante și cât de mult trebuie păstrate, pentru ca să nu trebuiască să reconstruiți singuri pe produs ce a fost odata solicitat.
Cum evitați asta fără să faceți din asta o sarcină zilnică
Esența nu este să adunați mai multe documente, ci să găsiți pe un singur loc documentele pe care le aveți deja, legate de produsul corect și de data corectă. Un sistem intern de conformitate care înregistrează per articol ce piese au fost solicitate, când s-a efectuat analiza de risc și ce arată registrul reclamațiilor, previne ca în caz de control ulterior să trebuiască să reconstruiți piese. cum este structurată înregistrarea aceasta la gpsria.eu arată de unde provin informațiile și cum sunt acestea gestionate per produs.
Dacă un astfel de sistem este necesar pentru compania dvs. depinde de câte produse pe care le comercializați sub propriul nume sau marcă și cât de des se schimbă sortimentul dvs. ce cuprinde abonamentul cu dosarul și sistemul de conformitate oferă o imagine concretă a acestuia, separat de verificarea gratuită a rolului și obligațiilor care este accesibilă pentru toți.
Doriți mai întâi să știți dacă această obligație de păstrare este relevantă pentru situația dvs. înainte de a investi timp într-un sistem? Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație, iar baza de cunoștințe descrie regulile subiacente per subiect fără a fi nevoie de un cont pentru aceasta.