Nariadenie GPSR očakáva od výrobcov, dovoziteľov a osôb s nimi porovnateľného postavenia, že budú uchovávať technickú dokumentáciu a podkladové materiály o produkte počas obdobia šiestich rokov. Ak toto dossier chýba v čase, keď si ho požaduje dohľadný orgán, problém nespočíva v tom, že niekde chýba zatrhnutie, ale v tom, že v tom čase nemôžete preukázať, na čom bola vaša analýza rizík vtedy založená. Ide o inú situáciu ako jednoducho "ešte sme na to nemali čas".
Čo sa v praxi stane, závisí od okolností. Pri bodovej kontrole dohľadný orgán obvykle vyžaduje náhľad v určitej lehote. Pri reklamácii spotrebiteľa alebo hlásení prostredníctvom Safety Gate sa požiadavka na dokumentáciu objavuje rýchlejšie. V oboch prípadoch sa počíta nielen s tým, či dossier vôbec kedysi existovalo, ale aj s tým, či ho bolo možné v danom čase skutočne predložiť.
Čo presne chýba, ak dossier nie je úplný
Nejde o jediný dokument, ale o reťazec podkladov: analýzu rizík, technické špecifikácie, správy o testovaní alebo osvedčenia, ktoré ste si vyžiadali od dodávateľa, a korešpondenciu, ktorá dokazuje, že ste tieto materiály skutočne posudzovali. Ak chýba časť tohto reťazca, dohľadný orgán nemôže zistiť, či bolo posúdenie vtedy vykonané starostlivo — ani keby produkt sám o sebe nikdy neviedol k reklamáciám. Nariadenie pritom nerozlišuje medzi tým, či ste to mali, ale stratili ste to, alebo ste to nikdy nemali; v oboch prípadoch chýba dôkaz v čase, keď sa oň požiada.
Pre tých, ktorí si nie sú istí, či sa táto povinnosť uchorávania vôbec na ich podnik vzťahuje, je rozhodujúce rozlíšenie medzi výrobcom, dovoziteľom a čistým sprostredkovateľom. Kto len predavá ďalej bez vlastnej značky alebo zmien, zvyčajne nesie menšiu časť tejto povinnosti dokumentácie ako ten, kto uvádza produkt na trh pod vlastným menom. vidieť v piatich otázkach, akú úlohu hráte poskytuje prvotný prehľad, bezplatne a bez toho, aby ste si hneď museli vytvoriť účet.
Čo vidí dohľadný orgán pri kontrole
Dohľadný orgán pri kontrole posudzuje súvislosti: zhoduje sa dátum analýzy rizík s dátumom, keď bol produkt uvedený na trh, je dokumentácia správnej verzie produktu a existuje logická linka medzi tým, čo dodávateľ dodal, a tým, čo sa napokon dostalo na trh. Chýbajúce časti sa pri tom všimnú skôr ako jednotlivé nedostatky v úplnom dossieri. To samo o sebe nič nevypovedá o bezpečnosti produktu — to je iná otázka ako to, či sú dokumenty v poriadku — ale určuje, ako sa kontrola ďalej vyvíja.
Aj keď sa objaví reklamácia spotrebiteľa, ktorá prichádza cez interný register reklamácií, môže sa dodatočne ukázať, že podklad pôvodného posúdenia rizík už nie je úplný. To sťažuje preukázanie v tom čase, aké úvahy sa vtedy robili, práve v čase, keď je to najrelevantnejšie.
Prečo sa to zvyčajne pokazí kvôli rozptylu, nie kvôli zlej vôli
V praxi dossier zriedka chýba zámerne. Dokumentácia je rozptýlená v e-mailoch, v zložke u nákupčieho, na portáli dodávateľa, ktorý je po roku nedostupný, alebo u kolegu, ktorý už v spoločnosti nepracuje. Šesť rokov je dlhé obdobie na súbory, ktoré sa nevedú systematicky. poznatkovej banke s povinnosťami uchorávania v jednotlivých situáciách opisuje pre každú kategóriu produktu, ktoré materiály sú relevantné a ako dlho sa musia uchovávať, aby ste nemuseli sami pre každý produkt rekonštruovať, čo bolo kedy požadované.
Ako to predídete bez toho, aby z toho bola celodennú prácu
Podstata nie je v tom, aby ste museli zbierať viac dokumentov, ale aby boli dokumenty, ktoré už máte, dostupné na jednom mieste, prepojené so správnym produktom a správnym dátumom. Interný systém dodržiavania legislatívy, ktorý na základe článku zaznamenáva, ktoré podklady boli požadované, kedy bola vykonaná analýza rizík a čo ukazuje register sťažností, zabraňuje tomu, aby ste pri kontrole museli neskôr rekonštruovať podklady. ako je táto evidencia štruktúrovaná v gpsria.eu ukazuje, odkiaľ informácia pochádza a ako sa na základe produktu uchovávajú.
To, či je takýto systém pre vašu spoločnosť potrebný, závisí od počtu produktov, ktoré predávate pod vlastným názvom alebo značkou, a od toho, ako často sa mení váš sortiment. čo predplatné obsahuje vrátane dossiera a systému dodržiavania legislatívy poskytuje konkrétny obraz, nezávisle od bezplatnej kontroly rolí a povinností, ktorá je dostupná pre všetkých.
Chcete najskôr zistiť, či je táto povinnosť uchovávať si podklady relevantná pre vašu situáciu, predtým ako investujete čas do systému? Bezplatná rýchla analýza vám na to dá prvú predstavu a Knowledge Bank popisuje základné pravidlá podľa témy bez toho, aby ste na to potrebovali účet.