GPSR-asetus edellyttää valmistajilta, maahantuojilta ja heihin rinnastettavilta tahoilta, että he säilyttävät teknisen dokumentaation ja tuotetta koskevat asiakirjat kuuden vuoden ajan. Jos tämä kansio puuttuu silloin, kun valvontaviranomainen sitä pyytää, ongelma ei ole se, että jossain puuttuu rasti, vaan se, että et pysty tuolloin osoittamaan, mihin riskianalyysinne tuolloin perustui. Tämä on eri tilanne kuin yksinkertaisesti "ei ole vielä ollut aikaa".
Käytännössä se, mitä tapahtuu, riippuu siitä, mistä asia johtuu. Satunnaisessa tarkastuksessa valvontaviranomainen pyytää yleensä pääsyä dokumenteihin tietyn ajan kuluessa. Kuluttajan valituksen tai Safety Gate -ilmoituksen perusteella dokumentaatiota koskeva kysymys tulee pöydälle nopeammin. Molemmissa tapauksissa ei ole merkitystä pelkästään sillä, onko kansio koskaan ollut olemassa, vaan sillä, voidaanko se näyttää pyydetyllä hetkellä.
Mitä täsmälleen puuttuu, jos kansio ei ole täydellinen
Kyse ei ole yhdestä dokumentista vaan perustelujen ketjusta: riskianalyysi, tekniset tekijät, testiraportit tai varmenteet, joita olet pyytänyt toimittajaltasi, ja kirjeenvaihto, joka osoittaa, että olet todella arvioinut nämä asiakirjat. Jos osa tästä ketjusta puuttuu, valvontaviranomainen ei voi arvioida, oliko arviointi tuolloin huolellinen – vaikka tuote ei olisi koskaan johtanut valituksiin. Asetus ei tee eroa "meillä oli se, mutta olemme kadottaneet sen" ja "meillä ei koskaan ollut sitä" välillä; molemmissa tapauksissa todiste puuttuu silloin, kun sitä pyydetään.
Niille, jotka epäröivät, koskeeko tämä säilytysvelvollisuus heidän yritystään, valmistajan, maahantuojan ja puhtaan jälleenmyyjän välinen ero on ratkaiseva. Joka vain jälleenmyy ilman omaa merkkiä tai muutoksia, kantaa yleensä vähemmän tämän dokumentaatiovelvollisuuden taakasta kuin se, joka tuo tuotteen markkinoille omalla nimellään. voi nähdä viidessä kysymyksessä, mikä rooli sinulla on antaa siitä ensimmäisen viittauksen ilmaiseksi ja ilman, että tarvitset siihen heti tiliä.
Mitä valvontaviranomainen näkee tarkastuksessa
Tarkastuksessa valvontaviranomainen tarkastelee johdonmukaisuutta: vastaaako riskianalyysin päivämäärä päivämäärään, jolloin tuote tuli markkinoille, vastaavatko asiakirjat tuotteen oikeaan versioon, ja onko tuotteen välittäjän toimittaman ja lopulta markkinoille tuodun tuotteen välillä looginen linja. Puuttuvat asiakirjat paljastuvat nopeammin kuin pienet puutteet täydellisessä kansiossa. Sinänsä tämä ei kerro mitään tuotteen turvallisuudesta – se on eri kysymys kuin se, ovatko asiakirjat kunnossa – mutta se määrää, miten tarkastus etenee.
Myös kuluttajan valituksessa, joka tulee sisäisen valitusrekisterin kautta, voi jälkikäteen käydä ilmi, että alkuperäisen riskiarvioinnin perustelut eivät ole enää täydellisiä. Tämä vaikeuttaa sitä, että tuolloin voidaan osoittaa, mitä harkintoja tuolloin tehtiin, juuri silloin kun se on merkityksellisin.
Miksi tämä yleensä epäonnistuu levinneisyyden, ei haluttomuuden vuoksi
Käytännössä kansio harvoin tulee tietoisesti epätäydelliseksi. Dokumentaatio on jakautunut sähköposteihin, kansioihin ostajan luona, toimittajan portaaliin, joka ei ole enää käytettävissä vuoden jälkeen, tai kollegalle, joka ei enää työskentele yrityksessä. Kuusi vuotta on pitkä aika asiakirjoille, joita ei ole järjestelmällisesti dokumentoitu. tietopankki, jossa käsitellään säilytysvelvollisuuksia kussakin tilanteessa kuvaa tuotekategoriaa kohden, mitkä asiakirjat ovat merkityksellisiä ja kuinka kauan ne on säilytettävä, jotta sinun ei tarvitse itse kunkin tuotteen osalta rekonstruoida, mitä koskaan pyydettiin.
Kuinka välttää tämän ilman, että siitä tulee päivätyötä
Ydinasia ei ole siinä, että sinun pitäisi kerätä enemmän asiakirjoja, vaan siinä, että asiakirjat, jotka sinulla jo on, löytyvät yhdestä paikasta, kytkettynä oikeaan tuotteeseen ja oikeaan päivämäärään. Sisäinen vaatimustenmukaisuusjärjestelmä, joka kirjaa artikkeittain, mitä asiakirjoja on pyydetty, milloin riskianalyysi on tehty ja mitä valitusrekisteri osoittaa, estää sinua joutumasta jälkikäteen rekonstruoimaan asiakirjoja valvonnan yhteydessä. kuinka tuo tallentaminen on rakennettu gpsria.eu:ssa näyttää, mistä tieto on peräisin ja kuinka sitä säilytetään tuotteittain.
Se, onko tällainen järjestelmä sinun yrityksellesi tarpeellinen, riippuu siitä, kuinka monta tuotetta jaat omalla nimellä tai merkillä ja kuinka usein valikoimasi muuttuu. mitä tilaus asiakirjosisältöineen ja vaatimustenmukaisuusjärjestelmän kanssa sisältää antaa siitä konkreettisen kuvan erillään siitä ilmaisesta rooli- ja velvollisuuksien tarkastuksesta, joka on kaikkien saatavilla.
Haluatko ensin tietää, onko tämä säilytysvelvoite sinun tilanteessasi relevantti, ennen kuin panostat aikaa järjestelmään? Ilmainen quick-scan antaa siitä ensimmäisen viitteen, ja tietokanta kuvailee taustalla olevat säädökset aiheittain ilman, että sinun tarvitsee heti luoda tiliä.