Rozporządzenie GPSR wymaga od producentów, importerów i podmiotów im równoważnych, aby utrzymywali dokumentację techniczną i materiały źródłowe dotyczące produktu przez okres sześciu lat. Jeśli dossier brakuje w momencie, gdy organ nadzorczy o nie poprosi, problem nie polega na tym, że brakuje gdzieś jednej pozycji, ale na tym, że nie potrafisz wykazać, na czym opierała się Twoja analiza ryzyka. To zupełnie inna sytuacja niż zwykła — jeszcze nie miałem na to czasu.
To, co dzieje się w praktyce, zależy od okoliczności. Podczas kontroli losowej organ nadzorczy zazwyczaj żąda dostępu do dokumentów w określonym terminie. W przypadku skargi konsumenta lub zgłoszenia za pośrednictwem Safety Gate żądanie dokumentacji pojawia się szybciej. W obu przypadkach chodzi nie tylko o to, czy dossier kiedykolwiek istniało, ale czy można je faktycznie przedstawić w żądanym momencie.
Co dokładnie brakuje, jeśli dossier nie jest kompletne
Nie chodzi o jeden dokument, ale o łańcuch uzasadnienia: analizę ryzyka, specyfikacje techniczne, raporty z badań lub certyfikaty, które poprosiłeś od dostawcy, oraz korespondencję świadczącą o tym, że faktycznie oceniłeś te materiały. Jeśli brakuje części tego łańcucha, organ nadzorczy nie może stwierdzić, czy ocena została przeprowadzona starannie — nawet jeśli produkt nigdy nie powodował skarg. Rozporządzenie nie rozróżnia między 'mieliśmy to, ale je zagubiliśmy' i 'nigdy tego nie mieliśmy'; w obu przypadkach brakuje dowodu w momencie, gdy o niego prosi się.
Ci, którzy wątpią, czy obowiązek przechowywania dokumentów w ogóle dotyczy ich firmy, powinni zwrócić uwagę na różnicę między producentem, importerem a czystym pośrednikiem handlowym. Kto tylko sprzedaje bez własnej marki lub zmian, zwykle ma mniej obowiązków w zakresie dokumentacji niż kto wprowadza produkt na rynek pod własną nazwą. możesz zobaczyć w pięciu pytaniach, jaką rolę pełnisz gpsria.eu zapewnia w tej kwestii pierwsze wskazówki, bezpłatnie i bez konieczności rejestracji.
Co widzi inspektor podczas kontroli
Inspektor patrzy podczas kontroli na spójność: czy data analizy ryzyka odpowiada dacie wprowadzenia produktu na rynek, czy dokumentacja dotyczy właściwej wersji produktu, i czy istnieje logiczny związek między tym, co dostarczył dostawca, a tym, co ostatecznie trafiło na rynek. Brakujące elementy są wówczas bardziej rzucające się w oczy niż poszczególne niedostatki w kompletnym dossier. To samo w sobie nic nie mówi o bezpieczeństwie produktu — to inne pytanie niż to, czy dokumentacja jest w porządku — ale określa, jak przebiega dalej kontrola.
Również w przypadku skargi konsumenta, która napłynęła przez wewnętrzny system rejestracji skarg, może się okazać, że uzasadnienie pierwotnej oceny ryzyka nie jest już kompletne. To utrudnia wykazanie w tym momencie, jakie oceny dokonano wówczas, zwłaszcza w momencie, gdy jest to najbardziej istotne.
Dlaczego to zwykle się nie udaje przez rozproszenie, a nie przez brak dobrej woli
W praktyce dossier rzadko staje się świadomie niekompletne. Dokumentacja rozproszona jest w e-mailach, folderze u pracownika ds. zakupów, portalu dostawcy, który przestał być dostępny po roku, lub u pracownika, który już nie pracuje w firmie. Sześć lat to długi okres dla plików, które nie są systematycznie archiwizowane. baza wiedzy z wymogami dotyczącymi przechowywania w zależności od sytuacji opisuje dla każdej kategorii produktu, które elementy są istotne i jak długo muszą być przechowywane, aby nie trzeba było samodzielnie rekonstruować dla każdego produktu, co kiedyś zostało zgłoszone.
Jak tego uniknąć bez poświęcania na to całego dnia pracy
Istotą nie jest to, że musisz zbierać więcej dokumentów, ale że dokumenty, które już posiadasz, można znaleźć w jednym miejscu, połączone z właściwym produktem i właściwą datą. Wewnętrzny system zgodności, który na każdy artykuł dokumentuje, które materiały były żądane, kiedy została wykonana analiza ryzyka i co pokazuje rejestr skarg, uniemożliwia konieczność rekonstrukcji dokumentów podczas kontroli. jak ta dokumentacja jest skonstruowana w gpsria.eu pokazuje, skąd pochodzą informacje i jak są przechowywane dla każdego produktu.
To, czy taki system jest niezbędny dla Twojej firmy, zależy od liczby produktów sprzedawanych pod własną nazwą lub marką oraz od częstotliwości zmian w asortymencie. co zawiera subskrypcja z dossier i systemem zgodności daje konkretny obraz tego, niezależnie od darmowej, dostępnej dla wszystkich kontroli ról i obowiązków.
Chcesz najpierw wiedzieć, czy obowiązek przechowywania informacji jest istotny dla Twojej sytuacji, zanim poświęcisz czas na system? Bezpłatne szybkie skanowanie daje pierwsze wskazanie, a baza wiedzy opisuje zasady dla każdego tematu bez konieczności posiadania konta.