GPSR-förordningen förväntar sig att tillverkare, importörer och motsvarande parter håller teknisk dokumentation och underliggande dokument om en produkt tillgängliga under en period på sex år. Om dossén saknas när en tillsynsmyndighet frågar efter det, är problemet inte att en bockmarkering saknas någonstans, utan att du på det tidpunkten inte kan påvisa vad din riskanalys då baserades på. Det är en annan situation än bara 'ännu inte hunnit'.
Vad som händer i praktiken beror på anledningen. Vid en slumpmässig kontroll frågar en tillsynsmyndighet vanligtvis om insyn inom en viss tidsperiod. Vid ett klagomål från en konsument eller en anmälan via Safety Gate kommer frågan om dokumentation snabbare på bordet. I båda fallen räknas inte bara om dossén någonsin funnits, utan om den på den aktuella tidpunkten faktiskt kan visas.
Vad som exakt saknas om dossén inte är komplett
Det handlar inte om ett enda dokument utan om en kedja av underlag: riskanalysen, de tekniska specifikationerna, testrapporter eller certifikat som du har begärt från leverantören, och korrespondensen som visar att du faktiskt har granskat dessa dokument. Om någon del av denna kedja saknas, kan en tillsynsmyndighet inte kontrollera om bedömningen då gjordes noggrant — även om produkten själv aldrig har givit upphov till klagomål. Förordningen gör ingen skillnad mellan 'vi hade det, men har förlorat det' och 'vi har aldrig haft det'; i båda fallen saknas beviset när det frågas efter.
För den som är osäker på om denna lagringsskyldighet alls gäller för sitt företag är skillnaden mellan tillverkare, importör och ren återförsäljare avgörande. Den som bara återsäljer utan eget märke eller ändringar bär vanligtvis mindre av denna dokumentationsskyldighet än den som släpper en produkt på marknaden under eget namn. i fem frågor vilken roll du spelar ger en första indikation om detta, kostnadsfritt och utan att du genast behöver ett konto.
Vad en tillsynsmyndighet ser vid en inspektion
En tillsynsmyndighet tittar vid en inspektion på sammanhang: stämmer datumet för riskanalysen överens med det datum då produkten kom på marknaden, är dokumentationen för rätt version av produkten, och finns det en logisk linje mellan vad leverantören har levererat och vad som slutligen kom på marknaden. Saknade dokument märks då snabbare än lösa ofullkomligheter i ett komplett dossé. Det säger i sig inget om produktens säkerhet — det är en annan fråga än om dokumentationen är i ordning — men det avgör hur en inspektion fortskrider.
Även i fallet med ett klagomål från en konsument som kommer in via det interna klagomålsregistret kan det senare visa sig att underlaget för den ursprungliga riskbedömningen inte längre är komplett. Det gör det svårare att på det tidpunkten påvisa vilka överväganden som gjordes då, just när det är mest relevant.
Varför detta vanligtvis misslyckas på grund av spridning, inte på grund av illvilja
I praktiken blir ett dossé sällan medvetet ofullständigt. Dokumentation är spridd på e-post, en mapp hos inköparen, en leverantörsportal som inte längre är tillgänglig efter ett år, eller en kollega som inte längre arbetar på företaget. Sex år är en lång period för filer som inte systematiskt dokumenteras. kunskapsbasen med lagringsskyldigheter per situation beskriver per produktkategori vilka dokument som är relevanta och hur länge de måste sparas, så att du inte själv behöver rekonstruera vad som någonsin begärdes per produkt.
Hur du undviker detta utan att göra det till en dagsuppgift
Kärnan är inte att du måste samla in fler dokument, utan att de dokument du redan har kan återfinnas på ett och samma ställe, länkade till rätt produkt och rätt datum. Ett internt efterlevnadssystem som per artikel dokumenterar vilka handlingar som har begärts, när riskanalysen genomfördes och vad klagregistret visar, förhindrar att du måste rekonstruera handlingar i efterhand vid en kontroll. hur den registreringen är uppbyggd på gpsria.eu visar var informationen kommer ifrån och hur den hålls uppdaterad per produkt.
Huruvida ett sådant system är nödvändigt för ditt företag beror på hur många produkter du förser med eget namn eller varumärke och hur ofta ditt sortiment förändras. vad prenumerationen med dossier och efterlevnadssystem innehåller ger en konkret bild av det, skild från den kostnadsfria roll- och skyldighetskontroll som är tillgänglig för alla.
Vill du först veta om denna bevaringsskyldighet är relevant för din situation innan du lägger tid på ett system? Den kostnadsfria snabbskanningen ger en första indikation av det, och kunskapsbanken beskriver de bakomliggande reglerna per ämne utan att du omedelbar behöver ett konto.