Verordnung GPSR očekuje od proizvođača, uvozitelja i onih koji se s njima izjednačavaju da tehnsku dokumentaciju i popratne dokumente o proizvodu čuvaju dostupnima tijekom razdoblja od šest godina. Ako taj dosije nedostaje u trenutku kada ga nadzorna tijela traže, problem nije što negdje nedostaje neki ključak, već što u tom trenutku ne možete dokazati na čemu je vaša analiza rizika bila temeljena. To je drugačija situacija od obične 'još nismo stigli'.
Što se u praksi događa ovisi o povodu. Tijekom uzornog pregleda nadzorno tijelo obično traži pristup u određenom roku. Ako je pritužba potrošača ili obavijest putem Safety Gate, zahtjev za dokumentacijom dolazi brže na stol. U oba slučaja nije važno samo je li dosije ikad postojao, već može li se zaista prikazati u traženom trenutku.
Što točno nedostaje ako dosije nije potpun
Nije riječ o jednom dokumentu već o lancu dokaza: analizi rizika, tehnčkim specifikacijama, izvještajima o ispitivanju ili certifikatima koje ste tražili od dobavljača i korespondenciji koja dokazuje da ste zaista procijenili te dokumente. Ako dio tog lanca nedostaje, nadzorno tijelo ne može provjeriti je li procjena bila pažljivo napravljena — čak i ako sam proizvod nikad nije doveo do pritužbi. Verordnung pritom ne pravi razliku između 'imali smo to, ali smo ga izgubili' i 'nikad nismo to imali'; u oba slučaja nedostaje dokaz u trenutku kada se traži.
Za one koji sumnjaju primjenjuje li se ova obveza čuvanja na njihovo poduzeće, razlika između proizvođača, uvozitelja i čistog preprodavača je odlučujuća. Tko samo preprodaje bez vlastitog imena ili izmjena, obično je manje odgovoran za ovu obvezu dokumentacije od onoga koji proizvod stavlja na tržište pod vlastitim imenom. vidjeti u pet pitanja koja uloga vam pripada pruža prvi nagovijest, besplatno i bez potrebe da odmah otvorite račun.
Što nadzorno tijelo vidi tijekom kontrole
Nadzorno tijelo tijekom kontrole gleda koherentnost: odgovara li datum analize rizika datumu na koji je proizvod stavljen na tržište, je li dokumentacija o ispravljenoj verziji proizvoda i postoji li logična linija između onoga što je dobavljač dostavio i što je na kraju završilo na tržištu. Nedostajući dokumenti padaju u oči brže nego tek pojedine nepotpunosti u kompletnom dossieju. To samo po sebi ništa ne govori o sigurnosti proizvoda — to je drugačitanko pitanje od pitanja je li dokumentacija u redu — ali određuje kako se kontrola dalje odvija.
Čak i ako je pritužba potrošača koja dolazi kroz interno register pritužbi, može se kasnije pokazati da dokaz izvorne procjene rizika više nije potpun. To čini težim dokazivanje u tom trenutku koja su razmatranja bila napravljena, baš kada je to najprikladnije.
Zašto ovo obično ide po zlu zbog raspodjele, ne zbog loše volje
U praksi dosije rijetko postaje nepotpun namjerno. Dokumentacija je raspoređena po e-mailima, mapi kod nabavitelja, portalu dobavljača koji nakon godinu nije dostupan ili suradniku koji više nije u poduzeću. Šest godina je dugo razdoblje za datoteke koje se ne bilježe sustavno. baza znanja s obvezama čuvanja po situaciji opisuje po kategoriji proizvoda koje dokumente su relevantni i koliko dugo se trebaju čuvati, kako vam ne bi trebalo samo po proizvodu rekonstruirati što je ikad traženo.
Kako ovo izbjegavate bez da to postane vam dnevna zadaća
Bit nije da trebate prikupljati više dokumenata, već da su dokumenti koje već imate dostupni na jednom mjestu, povezani s pravim proizvodom i pravim datumom. Interni sustav usklađenosti koji po artiklu bilježi koji su dijelovi traženi, kada je napravljena analiza rizika i što prikazuje register pritužbi, sprječava da tijekom inspekcije kasnije trebate rekonstruirati dijelove. kako je taj zapis strukturiran na gpsria.eu pokazuje odakle dolaze informacije i kako se prate po proizvodu.
Trebate li takav sustav za vašu poslovicu ovisi o tome koliko proizvoda vodite pod vlastitim imenom ili markom i kako često se mijenja vaša ponuda. što pretplata uključuje dossier i sustav usklađenosti daje konkretnu sliku toga, odvojeno od besplatne provjere uloge i obveza koja je svima dostupna.
Želite li prvo znati je li ta obveza čuvanja dokumenata relevantna za vašu situaciju prije nego što sredstava vrijeme u sustav? Besplatna brza provjera daje prvi uvid, a baza znanja opisuje temeljne propise po temama bez da trebate odmah otvoriti račun.