A GPSR rendelet azt várja el a gyártóktól, az importőröktől és a velük egyenlő helyzetben lévőktől, hogy a terékre vonatkozó műszaki dokumentációt és az azt alátámasztó dokumentumokat hat éven át rendelkezésre tartsák. Ha ez a dokumentáció hiányzik abban a pillanatban, amikor egy felügyeleti szerv utána kérdez, akkor a probléma nem az, hogy valahol egy pipapont hiányzik, hanem az, hogy ebben a pillanatban nem tudja bizonyítani, hogy a kockázatelemzése akkoriban milylen alapokon nyugodott. Ez másik helyzet, mint a sima 'még nem volt rá időnk'.
A gyakorlatban az történik, amit az ok meghatároz. Egy mintavételes ellenőrzés során a felügyeleti szerv általában egy meghatározott időn belül kéri az iratok megtekintését. Egy fogyasztó panasza vagy a Safety Gate-en keresztül bejelentett észrevétel esetén a dokumentációra vonatkozó igény gyorsabban felmerül. Mindkét esetben nem csak az számít, hogy a dokumentáció valaha is létezett-e, hanem hogy az adott pillanatban ténylegesen bemutatható-e.
Mi hiányzik pontosan, ha a dokumentáció nem teljes?
Nem egyetlen dokumentumról van szó, hanem egy alátámasztási lánc egészéről: a kockázatelemzésről, a műszaki specifikációkról, azokról a vizsgálati jelentésekről vagy tanúsítványokról, amelyeket a szállítótól bekértél, és arról a levelezésről, amely bizonyítja, hogy ezeket az iratok ténylegesen értékelted. Ha e lánc egy része hiányzik, akkor egy felügyeleti szerv nem tudja megállapítani, hogy az értékelést akkoriban gondosan végezték-e el – még akkor sem, ha a terék maga soha nem vezetett panaszokhoz. A rendelet nem tesz különbséget aközött, hogy 'megvolt, de elvesztettük' és 'soha nem volt megvan'; mindkét esetben hiányzik a bizonyíték abban a pillanatban, amikor utána kérdeznek.
Azok számára, akik bizonytalan abban, hogy ez az őrzési kötelezettség egyáltalán rájuk vonatkozik-e, a gyártó, az importőr és a tiszta továbbértékesítő közötti különbségtétel döntő fontosságú. Aki csak továbbért saját márkajegy vagy módosítás nélkül, jellemzően kevesebb dokumentációs kötelezettséggel jár, mint aki egy terméket saját nevében hoz forgalomba. öt kérdésben láthatja meg, milyen szerepet tölt be ennek legelső jelzéseit adja meg, ingyenesen és anélkül, hogy azonnal fiókra lenne szüksége.
Amit egy felügyeleti hatóság egy ellenőrzés során lát
A felügyeleti hatóság az ellenőrzés során az összefüggésekre figyel: összhangban van-e a kockázatelemzés dátuma azzal, amikor a termék piacra kerül, a dokumentáció az termék helyes verziójára vonatkozik-e, és van-e logikai összefüggés között amit a szállító szállított és amit végül piacra hoztak. A hiányzó darabokat gyorsabban veszik észre, mint az elszigetelt hiányosságokat egy teljes dossziéban. Ez önmagában nem mond semmit a termék biztonságáról — ez más kérdés, mint hogy a dokumentáció rendben van-e —, de ez határozza meg, hogyan folytatódik az ellenőrzés.
A belső panaszregiszterben beérkezett fogyasztói panasz esetén is később kiderülhet, hogy az eredeti kockázatértékelés alátámasztása már nem teljes. Ez megnehezíti annak bizonyítását, hogy milyen megfontolások történtek annak idején, éppen akkor, amikor ez a legfontosabb.
Miért általában ez szétszóródás miatt nem működik, nem rosszindulat miatt
A gyakorlatban egy dosszie ritkán tudatosan válik hiányossá. A dokumentáció szétszóródik e-mailekben, egy beszerzési mappában, egy szállítói portálon, amely egy év után nem érhető el, vagy egy olyan kollégánál, aki már nem dolgozik a cégnél. Hat év hosszú idő a olyan fájloknak, amelyek nem kerülnek szisztematikusan rögzítésre. a tudásbázis a megőrzési kötelezettségekkel helyzetenként minden termékcsalád szerint leírja, mely dokumentumok relevánsak és meddig kell megőrizni őket, így nem kell termékegységenként rekonstruálnia, mit igényeltek valaha.
Hogyan kerülheti ezt el anélkül, hogy napi feladatot csinálna belőle
Az alapvető lényeg nem az, hogy több dokumentumot kell összegyűjtenie, hanem az, hogy az Ön által már meglévő dokumentumok egy helyen visszakereshetőek legyenek, a megfelelő termékhez és a megfelelő dátumhoz kapcsolva. Egy belső megfelelőségi rendszer, amely termékenként rögzíti, mely dokumentumokat kértek le, mikor készült a kockázatelemzés, és mit mutat a panaszregiszter, megakadályozza, hogy egy ellenőrzéskor utólag dokumentumokat kelljen rekonstruálnia. hogyan épül fel a nyilvántartás a gpsria.eu-nél megmutatja, honnan származik az információ, és hogyan tartják nyilván azt termékenként.
hogy egy ilyen rendszer szükséges-e az Ön vállalkozása számára, attól függ, hány terméket forgalmaz saját neve vagy márkája alatt, és milyen gyakran változik az Ön termékpalettája. mit tartalmaz az előfizetés a dossziéval és a megfelelőségi rendszerrel ebből konkrét képet ad, függetlenül a mindenki számára elérhető ingyenes szerep- és kötelezettség-ellenőrzéstől.
Először azt szeretné megtudni, hogy ez a megőrzési kötelezettség az Ön helyzetében releváns-e, mielőtt időt szánna egy rendszerre? Az ingyenes gyors-szkenelés erről első indicációt ad, a tudásbázis pedig az alapul szolgáló szabályokat témánként írja le anélkül, hogy azonnal szüksége lenne egy fiókra.