GPSR reglamentas nuo gamintojų, importuotojų ir jų atžvilgiu prilyginamų asmenų tikisi, kad jie turės techninę dokumentaciją ir susijusius produkto dokumentus pasiekiamą šešerius metus. Jei šio dosimirio nėra tuo metu, kai priežiūros institucija jo prašo, problema yra ne ta, kad kažkur trūksta žymeklio, bet ta, kad tuo metu negalite įrodyti, kuo tuo metu grindėta jūsų rizikos analizė. Tai yra kitokia situacija nei paprasčiausiai "dar nebuvo laiko".
Praktikoje tai, kas vyksta, priklauso nuo priežasties. Atliekant tikrinimą pagal imtis priežiūros institucija paprastai prašo prieigos per tam tikrą laiką. Kai gautas vartotojo skundas arba pranešimas per Safety Gate, dokumentacijos prašymas pateikiamas greičiau. Abiem atvejais svarbu ne tik tai, ar dosimeris kada nors buvo, bet ar jis tuo metu gali būti parodytas.
Kas būtent trūksta, kai dosimeris nepilnas
Tai yra ne vienas dokumentas, o pagrindimo grandinė: rizikos analizė, techninės specifikacijos, bandymų ataskaitos arba sertifikatai, kuriuos užsisakėte iš tiekėjo, ir korespondencija, įrodanti, kad jūs iš tikrųjų šiuos dokumentus įvertinote. Jei dalis šios grandinės trūksta, priežiūros institucija negali patikrinti, ar vertinimas tuo metu buvo atliktas rūpestingai – net jei pats produktas niekada nesukėlė skundų. Reglamentas šiuo atžvilgiu neatidaro skirtumo tarp "tai turėjome, bet pamečiau" ir "tai niekada neturėjome"; abiem atvejais įrodymo nėra tuo metu, kai jis prašomas.
Tiems, kurie abejoja, ar ši saugojimo pareiga jų verslui iš viso taikoma, svarbus skirtumas tarp gamintojo, importuotojo ir grynojo platintojo. Kas tik perpardavinėja be savo prekės ženklo ar pakeitimų, paprastai turi mažiau šios dokumentacijos parigos nei tas, kuris produktą deda į rinką savo vardu. matyti penkiais klausimais, kokį vaidmenį atlikat tai suteikia pirmąjį rodiklį, nemokamai ir be to, kad jums iš karto reikėtų paskyros.
Ką priežiūros institucija mato atliekant tikrinimą
Atliekant tikrinimą priežiūros institucija žiūri į nuoseklumą: ar rizikos analizės data atitinka datą, kada produktas buvo padėtas į rinką, ar dokumentacija yra tinkama produkto versija, ir ar yra loginė linija tarp to, ką tiekėjas pateikė, ir to, kas galiausiai buvo padėta į rinką. Trūkstami dokumentai čia pastebiami greičiau nei atskiros nepilnumai pilnoje dosimeriu. Tai pats savaime neigia nieko apie produkto saugumą – tai kita klausimai nei dokumentacijos gerove – tačiau tai nustato, kaip toliau vyksta tikrinimas.
Kai gautas vartotojo skundas per vidinį skundų registrą, vėliau gali pasirodyti, kad pradinės rizikos įvertinimo pagrindimas nėra pilnas. Tai padaro sunkiau šiuo metu įrodyti, kokios apsvarstytos buvo padaryta tuo metu, būtent tada, kai tai yra pats aktualiausia.
Kodėl tai paprastai nepavyksta dėl šalinimo, o ne dėl nenorumo
Praktikoje dosimeris retai tampa sąmoningai nepilnas. Dokumentacija išsidėsčiusi per el. laiškus, failą įsigijimo vadyboje, tiekėjo portalą, kuris po metų nebe pasiekiamas, arba kolegą, kuris nebedirba įmonėje. Šešeri metai yra ilgas laikas failams, kurie nėra sistematiškai išsaugomi. žinių bazė su saugojimo pareigomis kiekvienu atveju aprašo pagal produkto kategoriją, kurie dokumentai yra aktualūs ir kiek laiko jie turi būti saugomi, kad nereikėtų kiekvienam produktui atkurti, kas kada buvo prašyta.
Kaip tai išvengti neprarandant daug laiko
Esmė yra ne ta, kad turėtumėte surinkti daugiau dokumentų, o ta, kad dokumentai, kuriuos jau turite, būtų randami vienoje vietoje, susieti su teisingu produktu ir teisinga data. Vidinė atitikties sistema, kuri kiekvienam produktui užfiksuoja, kurie dokumentai buvo paprašyti, kada buvo atlikta rizikos analizė ir ką rodo skundų registras, užkerta kelią tam, kad atliekant inspekciją vėliau turėtumėte rekonstruoti dokumentus. kaip tas fiksavimas yra suorganizuotas gpsria.eu platformoje parodo, iš kur kilęs tą informacija ir kaip ji išlaiko per kiekvieną produktą.
Tai, ar tokia sistema būtina jūsų verslui, priklauso nuo to, kiek produktų parduodate savo vardu ar ženklu ir kaip dažnai keičiasi jūsų asortimentas. ką apima prenumerata su dosjeiu ir atitikties sistema suteikia konkretų vaizdą, nepriklausomai nuo nemokamos vaidmens ir pareigų patikros, kuri yra prieinama visiems.
Ar norėtumėte pirmiausia sužinoti, ar ši saugojimo pareiga yra aktuali jūsų situacijai, prieš skirti laiką sistemai? Nemokama greita skenavimo funkcija apie tai duoda pirmąjį rodiklį, o žinių bazė aprašo pagrindinius taisykles pagal temą be to, kad iš karto reikėtų turėti paskyrą.