GPSR-määrus eeldab tootjate, importijate ja nendega samaväärsete isikute poolt, et nad säilitavad toote kohta tehnilist dokumentatsiooni ja alusdokumente kuue aasta jooksul. Kui see fail puudub hetkel, kui järelevalvija seda nõuab, ei ole probleem mitte see, et kuskil on märge puudu, vaid see, et te ei saa sel hetkel näidata, millele teie riskianalüüs kunagi tuginemas oli. See on erinev olukord kui lihtsalt 'pole aega olnud'.
Mis praktikas juhtub, sõltub põhjusest. Valikukontrolli ajal nõuab järelevalvija tavaliselt juurdepääsu teatud aja jooksul. Kui on tarbijakaebuse või Safety Gate kaudu tehtud teatise korral, ilmub dokumentatsiooni nõue tabelisse kiiremini. Mõlemal juhul ei ole oluline mitte see, kas fail on kunagi olemas olnud, vaid see, kas seda saab nõutud hetkel tegelikult näidata.
Mis täpselt puudub, kui fail ei ole täielik
See ei ole üks dokument, vaid toetuse kett: riskianalüüs, tehniline kirjeldus, testiraportid või sertifikaadid, mille te tarnijalt nõudsite, ja kirjavahetus, mis näitab, et te olete neid dokumente tegelikult hindanud. Kui osa sellest ketist puudub, ei saa järelevalvija kontrollida, kas hindamine oli kunagi hoolikas - isegi kui toode ise kunagi kaebuste alust ei andnud. Määrus ei tee eristust 'meil oli see, aga me kaotasime selle' ja 'meil ei olnud seda kunagi'; mõlemal juhul puudub tõendus hetkel, kui seda nõutakse.
Kes kahtlevad, kas see säilitamiskohustus nende ärijaoks üldse kehtib, määrab tootja, importija ja puhtpuhta müüja vahe. Kes müüb ainult edasi oma kaubamärgita või muudatusteta, kannab tavaliselt vähem sellist dokumentatsioonikohustust kui kes toote müüb oma nime all turule. saab viie küsimuse kaudu näha, millist rolli mängivad annab sellest esmase aimu, tasuta ja ilma et teil oleks kohe kontot vaja.
Mida järelevalvija kontrolli ajal näeb
Järelevalvija vaatab kontrolli ajal seost: vastab riskianalüüsi kuupäev sellele kuupäevale, millal toode turule tuli, kas dokumentatsioon on õigest tooteversioonist, ja kas tarnija poolt saadetud dokumentide ja lõppkokkuvõttes turule viidud dokumentide vahel on loogiline seos. Puuduvad osad on märgatavamad kui üksikud puudused terviktoimikus. See ei ütle ise midagi toote ohutuse kohta - see on erinev küsimus, kas dokumentatsioon on korrektne - aga see määrab, kuidas kontroll edasi jätkub.
Ka tarbijakaebuse korral, mis sisestati sisese kaebuste registrisse, võib hiljem selguda, et esialgse riskihindamise põhjendus ei ole täielik. See muudab raskem demonstreerida sel hetkel, millised kaalutlused kunagi tehti, just sel hetkel, kui see on kõige olulisem.
Miks see tavaliselt läheb valesti just jagunemise tõttu, mitte vastumeelsuse tõttu
Praktikas muutub toimik harva teadlikult puudulikuks. Dokumentatsioon on hajutatud e-kirjades, ostjale kuuluvas kaustast, tarnijaportaalis, mis aasta pärast pole enam juurdepääsetav, või kolleegil, kes enam ettevõttes ei tööta. Kuus aastat on pikk aeg failide jaoks, mida ei registreerida süstemaatiliselt. teadusesall säilitamiskohustustega iga olukorra kohta kirjeldab kategooriapõhiselt, millised dokumendid on asjakohased ja kaua neid säilitada tuleb, et te ei peaks ise iga toote kohta rekonstrueerima, mida kunagi nõuti.
Kuidas seda vältida ilma et see oleks tavaline ülesanne
Tuuma ei ole selles, et peate koguma rohkem dokumente, vaid selles, et dokumendid, mis teil juba on, leiaks ühest kohast üles, seotud õige tootega ja õige kuupäevaga. Sisene vastavussüsteemi, mis fikseerib artikli kaupa, milliseid dokumente on nõutud, millal riskianalüüs on tehtud ja mida kaebiste register näitab, takistab teil kontrolli käigus hiljem dokumente rekonstrueerida. kuidas see fikseerimisprotsess gpsria.eu-s on üles ehitatud näitab, kust informatsioon pärineb ja kuidas seda tootekohta kohta hoitakse.
Kas selline süsteem teie ettevõttele vajalik on, sõltub sellest, mitu toodet te enda nime või kaubamärgiga müüte ja kui sageli teie sortiment muutub. mida tellimus dossie ja vastavussüsteemiga kaasa toob annab sellest konkreetse pildi, eraldi tasuta rol- ja kohustuslikkuse kontrollst, mis on kõigile kättesaadav.
Kas soovite esmalt teada saada, kas see säilitamiskohustus teie olukorra jaoks oluline on, enne kui ajastate süsteemi peale? Tasuta kiirskann annab sellest esimese ettekujutuse, ja teadmusbaas kirjeldab alusnormeid teemakaupa ilma, et peaksite kohe kontot avama.