GPSR-forordningen forventer af producenter, importører og dem, der sidestilles hermed, at de holder teknisk dokumentation og underliggende dokumenter om et produkt tilgængeligt i en periode på seks år. Hvis dette dossier mangler på det tidspunkt, hvor en tilsynsmyndighed anmoder om det, er problemet ikke, at der mangler et flueben et sted, men at du på det tidspunkt ikke kan dokumentere, hvad din risikovurdering dengang var baseret på. Det er en anden situation end blot 'endnu ikke nået omkring det'.
Hvad der sker i praksis, afhænger af anledningen. Ved en stikprøvekontrol anmoder en tilsynsmyndighed typisk om indsigt inden for en bestemt frist. Ved en konsumentkvalifikation eller en meddelelse via Safety Gate kommer anmodningen om dokumentation hurtigere på bordet. I begge tilfælde handler det ikke kun om, hvorvidt dossiet nogensinde har eksisteret, men om det på det ønskede tidspunkt også faktisk kan vises.
Hvad der præcis mangler, hvis dossiet ikke er komplet
Det drejer sig ikke om et enkelt dokument, men om en dokumentationskæde: risikovurderingen, de tekniske specifikationer, testrapporter eller certifikater, som du har anmodet om fra leverandøren, og korrespondancen, der viser, at du faktisk har vurderet disse dokumenter. Hvis der mangler en del af denne kæde, kan en tilsynsmyndighed ikke kontrollere, om vurderingen dengang blev foretaget omhyggeligt — selv hvis produktet aldrig har ført til klager. Forordningen skelner ikke mellem 'vi havde det, men har mistet det' og 'vi har aldrig haft det'; i begge tilfælde mangler beviset på det tidspunkt, hvor der anmodes om det.
For dem, der er usikre på, om denne opbevaringspligt overhovedet gælder for deres virksomhed, er skelnen mellem producent, importør og ren videreforhandler afgørende. Den, der kun videresælger uden eget mærke eller ændringer, bærer typisk mindre af denne dokumentationspligt end den, der bringer et produkt på markedet under eget navn. kan du se i fem spørgsmål, hvilken rolle du spiller giver en første indikation heraf, gratis og uden at du straks skal have en konto.
Hvad en tilsynsmyndighed ser under en inspektion
Under en inspektion kigger en tilsynsmyndighed på sammenhæng: passer datoen på risikovurderingen til den dato, hvor produktet kom på markedet, er dokumentationen fra den rigtige version af produktet, og er der en logisk linje mellem det, som leverandøren har leveret, og hvad der til sidst kom på markedet. Manglende dokumenter falder hurtigere i øjnene end enkelte mangler i et komplet dossier. Det siger i sig selv intet om produktets sikkerhed — det er et andet spørgsmål end, hvorvidt dokumentationen er i orden — men det afgør, hvordan en inspektion fortsætter.
Også ved en konsumentkvalifikation, der indgår via det interne klageregister, kan det senere vise sig, at dokumentationen for den oprindelige risikovurdering ikke er komplet. Dette gør det vanskeligt på det tidspunkt at dokumentere, hvilke afvejninger der blev foretaget dengang, præcis på det tidspunkt, hvor det er mest relevant.
Hvorfor dette oftest går galt på grund af spredning, ikke på grund af manglende vilje
I praksis bliver et dossier sjældent bevidst ufuldstændigt. Dokumentation er spredt over e-mails, en mappe hos indkøberen, en leverandørportal, som efter et år ikke længere er tilgængelig, eller en kollega, der ikke længere arbejder i virksomheden. Seks år er en lang periode for filer, der ikke systematisk bliver fastholdt. viden banken med opbevaringskravene pr. situation beskriver pr. produktkategori, hvilke dokumenter der er relevante, og hvor længe de skal opbevares, så du ikke selv behøver at rekonstruere pr. produkt, hvad der nogensinde blev anmodet om.
Hvordan du undgår dette uden at gøre det til en daglig opgave
Kernen er ikke i, at du skal indsamle flere dokumenter, men i at de dokumenter, du allerede har, kan findes ét sted, forbundet med det rigtige produkt og den rigtige dato. Et internt compliance-system, der pr. artikel fastlægger, hvilke dokumenter der er anmodet om, hvornår risikovurderingen blev foretaget, og hvad klageregisteret viser, forhindrer, at du skal rekonstruere dokumenter bagefter under kontrol. hvordan den registrering er struktureret på gpsria.eu viser, hvor informationen kommer fra, og hvordan den bliver vedligeholdt pr. produkt.
Hvorvidt sådan et system er nødvendigt for din virksomhed, afhænger af, hvor mange produkter du fører under eget navn eller mærke, og hvor ofte dit sortiment ændres. hvad abonnementet med dossier og compliance-system indebærer giver et konkret billede heraf, uafhængigt af den gratis rolle- og pligtstjek, der er tilgængelig for alle.
Vil du først vide, om denne opbevaringspligt er relevant for din situation, før du bruger tid på et system? Hurtigscanningen uden gebyr giver en første indikation heraf, og videnbanken beskriver de underliggende regler pr. emne uden at kræve en konto med det samme.